Backup in Outlook: backup professionale di file e cartelle di dati

Consigli pratici e informazioni generali sul backup dei dati

Gli utenti di Microsoft Outlook inviano, archiviano e trasmettono grandi quantità di dati nel tempo. Inoltre, vengono raccolte voci del calendario, attività personali, file inviati come allegati e dati personali dalla rubrica.

Chiunque abbia smarrito il proprio taccuino cartaceo o il calendario analogico può capire quanto siano importanti indirizzi, numeri di telefono o messaggi. Una perdita è difficile da affrontare. Lo stesso vale per la versione digitale e per i dati archiviati in Microsoft Outlook. Se un arresto anomalo del sistema, un virus o un altro evento provoca il riavvio del computer, può essere doloroso. Soprattutto quando dati importanti, assegnazioni, indirizzi e altre informazioni non sono state salvate e vengono perse.

Uno scenario del genere deve essere prevenuto a tutti i costi. Per questo motivo, è fondamentale che gli utenti di Outlook eseguano regolarmente il backup dei propri dati personali. È anche utile conoscere la posizione dei file di dati. Gli utenti dovrebbero avere una conoscenza superficiale di come e dove Outlook memorizza indirizzi, appuntamenti e attività. Questa consapevolezza e un backup sistematico dei dati garantiscono che tutti i dati essenziali di Outlook vengano salvati e siano ancora disponibili in caso di problemi di sistema.

Video dimostrativo - Outlook: come eseguire il backup di Outlook ed eseguire il backup delle e-mail

Consiglio pratico: Se si desidera salvare solo pochi messaggi di posta elettronica importanti e non si desidera eseguire un backup completo, l'archiviazione come messaggio PDF è l'ideale. Il software gratuito PDF Creator ti aiuta a salvare le e-mail come file, in modo simile a un processo di stampa. Un file PDF può essere letto con diversi programmi e dispositivi finali senza problemi, cosa che non si può dire del formato MSG di Outlook. Allo stesso tempo, è in alternativa possibile salvare i messaggi importanti in una cartella sotto Windows in formato MSG.

Un'altra alternativa al salvataggio in formato MSG o PDF può essere il salvataggio in un file di testo. Outlook ti offre l'opzione intuitiva di archiviare più e-mail in un unico file TXT. In questo modo è possibile salvare i messaggi correlati in modo mirato e insieme.

Come Microsoft Outlook salva i tuoi dati Per poter agire immediatamente in caso di problemi di sistema o attacco di virus, è importante conoscere lo sfondo e le opzioni di impostazione e sapere come Outlook salva i tuoi dati. Fondamentalmente, Outlook archivia i tuoi dati in file con due diverse estensioni di file:

1. File di Outlook offline (file OST).
2. File dell'archivio personale (file PST).

I file offline di Outlook

I file offline di Outlook vengono utilizzati dal sistema per:

• conti IMAP,
• account Microsoft 365,
• Scambia anche gli account
• Account Outlook.com

creato. Tutti gli account di posta elettronica citati sono caratterizzati dalla loro archiviazione decentralizzata e supportata dal server. Questo metodo di archiviazione ha molti vantaggi. Oltre all'accesso rapido da vari dispositivi finali, i tuoi dati vengono salvati su server protetti e protetti da virus o malware.

Oltre ai file originali sul server, Outlook crea file di dati offline, abbreviati con l'estensione di file "OST". Sono copie continuamente sincronizzate che vengono sostituite non appena la casella di posta è connessa a Internet. Senza accesso a Internet, gli utenti possono continuare a lavorare con l'ausilio dei file OST, poiché tutti i dati e le informazioni rilevanti vengono copiati sul disco rigido. Se viene stabilita la connessione a Internet, vengono elaborate tutte le modifiche, ad esempio i messaggi di posta elettronica creati nel frattempo. Il file OST viene aggiornato automaticamente. Se un file OST viene eliminato manualmente, Outlook ne creerà uno nuovo. Questo accade non appena il computer e il server vengono ricollegati.

Anche i dati cancellati accidentalmente su un server Exchange possono essere facilmente riattivati. Il prerequisito per questo è che l'amministratore abbia creato un criterio di conservazione per gli oggetti eliminati. Questo è uno dei tanti vantaggi dei server Exchange e il motivo per cui molte aziende utilizzano questo tipo di comunicazione e-mail.

File del negozio personale

A differenza dei file offline di Outlook, i file dell'archivio personale vengono archiviati solo a livello centrale nel computer. Possono essere descritti come l'archivio dati essenziale per messaggi, attività, impostazioni e contatti. Tutti i messaggi e gli elementi di Outlook in un file di dati di Outlook (.pst) sono disponibili solo sul computer in cui è archiviato il file.

Oltre ai dati, la struttura di cartelle specifica viene salvata anche in file PST. È possibile che Outlook crei diversi file PST sul lato del sistema. Questo viene fatto, tra l'altro, su comando dell'utente, al fine di separare le e-mail private o aziendali l'una dall'altra. Se le copie dei file PST non vengono salvate regolarmente, archiviate in backup o salvate manualmente, tutti i dati possono essere irrevocabilmente persi in caso di crash del computer o guasto del disco rigido. Poiché gli arresti anomali e gli attacchi di virus si verificano senza preavviso, è importante essere proattivi.

I file del negozio personale vengono creati principalmente per gli account POP. Fino alla versione di Outlook 2013, anche tutte le informazioni degli account IMAP venivano salvate in file PST. Gli utenti delle versioni precedenti di Outlook hanno segnalato, in particolare con gli account IMAP, che i messaggi di posta elettronica sono scomparsi inspiegabilmente dopo quasi 3 mesi. Il problema può essere risolto adattando le impostazioni.

Importante: gli utenti di versioni precedenti di Outlook o le persone che lavorano con account di posta elettronica POP3 devono sempre assicurarsi di continuare a eseguire il backup dei file PST per evitare la perdita di dati.

Consiglio dell'esperto: Con le impostazioni individuali, puoi anche accedere ai messaggi di posta elettronica da un server POP3 contemporaneamente su due diversi PC. In questo caso devi modificare le regole nelle impostazioni dell'account della tua casella di posta. Viene quindi creato un file PST con dati equivalenti su ciascun PC.

Informazioni: Il cosiddetto file PST standard è essenziale per gli utenti di Outlook. In linea di principio, vengono gestiti l'intera casella di posta in arrivo e in uscita, nonché tutti gli appuntamenti e i contatti. Per questo motivo, il file PST standard non dovrebbe mai essere eliminato. Poiché i file PST contengono dati personali sensibili, puoi facoltativamente proteggerli con una password. Questa procedura è particolarmente rilevante se più dipendenti di un'azienda condividono un computer e non sono autorizzati ad accedere alla posta elettronica personale.

Come trovare la posizione dei file di dati di Outlook

Il backup manuale dei file di dati di Outlook è un'opzione di archiviazione. Per fare ciò, è necessario accedere alla posizione dei file di dati. Puoi trovare la posizione dei file di dati in Outlook come segue:

1. Passare alle impostazioni dell'account tramite la voce "File" nel menu in Outlook.

   

2. Fare clic sulla sottovoce "Importa / Esporta". Si avvia la procedura guidata di importazione ed esportazione di Outlook.

   

3. Puoi accedere a tutti i file di dati archiviati sul tuo computer utilizzando Windows Explorer. Puoi includerlo manualmente in un backup o salvarne una copia su una chiavetta o un altro disco rigido.

Ecco come puoi creare un backup dei tuoi dati con Microsoft Outlook

Il backup manuale dei file di dati può essere utile e funzionare se si esegue il backup continuo di dati, documenti e impostazioni con un software di backup professionale. Il modo più elegante e sicuro per eseguire il backup dei file OST o PST è eseguire il backup dei dati con la procedura guidata di esportazione, direttamente da Outlook.

Con la procedura guidata di esportazione, le tue e-mail, le voci del calendario e i contatti vengono copiati in un nuovo file PST e sottoposti a backup. Per avviare la procedura guidata di esportazione in Outlook, è necessario effettuare le seguenti operazioni:

1. Naviga in Outlook in File fino alla seconda voce di menu "Apri ed esporta". Questo comando apre una nuova finestra con diverse opzioni.

   

2. Fare clic sulla sottovoce "Importa / Esporta". Si avvia la procedura guidata di importazione ed esportazione di Outlook.

3. Nella finestra che si apre, seleziona "Esporta su file" per eseguire il backup dei dati salvati in Outlook.

   

4. Il passaggio successivo dovrebbe essere quello di scegliere se salvare i dati in un file CSV separato da virgole o in un file di dati di Outlook. Seleziona sempre il file di dati di Outlook qui, poiché puoi importare questo formato in Outlook fedele all'originale in caso di perdita di dati.

   

5. Nella finestra successiva hai la possibilità di selezionare la casella di posta che vuoi archiviare. È importante qui che puoi salvare solo una casella di posta elettronica con tutti i dati che contiene in un file PST. Se gestisci più caselle di posta elettronica in Outlook, devi ripetere il processo di esportazione per ciascuna casella di posta.

6. Nella finestra successiva fare clic su "Sfoglia" per specificare la posizione di archiviazione per il file di dati di Outlook. Puoi scegliere qualsiasi directory e scegliere il nome del file di esportazione con il PST finale. Se in precedenza è stato eseguito un backup dei dati in Outlook, per impostazione predefinita verrà visualizzato il nome del file utilizzato in precedenza. Se si tratta di un normale backup dei dati, escludere l'esportazione dei duplicati. In questo caso, la copia di backup in corso del file di dati contiene sempre i dati più aggiornati.

   

7. Con "Fine" il tuo file di dati di Outlook viene salvato come copia di backup. Il file di dati può essere copiato dalla posizione di archiviazione e archiviato temporaneamente su un archivio cloud come OneDrive, ad esempio.

Consiglio: In genere attiva la casella di controllo "Includere sottocartelle“In modo che tutti gli elementi dell'account di posta elettronica di tutte le sottocartelle vengano archiviati. Sotto la voce di menu "filtro“Hai la possibilità di determinare in dettaglio quali messaggi o singoli elementi devono essere archiviati. Di norma, non è necessaria la funzione di filtro per un normale backup dei dati.

Consiglio pratico: Non vuoi archiviare l'intera casella di posta ma solo una cartella di progetto importante? In questo caso, contrassegnare la cartella o le cartelle di cui si desidera eseguire il backup invece di eseguire il backup dell'intera cassetta postale.

Informazioni: Sapevi che puoi anche esportare le tue liste di distribuzione di Outlook in Excel? Leggi qui come funziona.

Ha senso eseguire regolarmente il backup della tua casella di posta elettronica se non stai lavorando con un account IMAP o Exchange. Il file di backup può quindi essere facilmente importato nel sistema utilizzando la procedura guidata di importazione di Outlook. Funziona anche quando si passa da Outlook Express a Outlook.

Consiglio pratico: Crea una voce regolare del calendario in Outlook, ad esempio mensilmente, per esportare la cassetta postale con tutti i dati. Grazie alla funzione di promemoria di Outlook, non ti perderai l'archiviazione e generalmente avrai copie di backup come nuove.

In sintesi, non è difficile utilizzare la funzione di esportazione di Outlook. Con esso, è possibile eseguire il backup professionale degli account di posta elettronica POP3 e creare copie di backup dei file PST di Outlook. Possono essere archiviati anche i dati sulle caselle di posta IMAP ed Exchange. Non devono necessariamente essere sottoposti a backup, poiché tutti i dati originali si trovano sul server del provider. Ciò implica che possono essere nuovamente importati senza problemi in caso di perdita di dati.

Come salvare le firme manualmente

È possibile eseguire manualmente il backup delle firme create personalmente aprendo la loro posizione di archiviazione. Puoi farlo facilmente con i seguenti comandi di Windows:

1. Premi contemporaneamente i tasti della tastiera [Finestre] e [R]. La finestra di dialogo"Svolgere“, che era noto come prompt dei comandi in DOS.

2. Immettere il seguente comando al prompt dei comandi: "% APPDATA% \ Microsoft \ Firme"(Senza virgolette).

3. La cartella Windows "firme", in cui vengono archiviate tutte le firme che hai salvato. Troverai le firme sia in formato RTF che in formato HTM e TXT. È possibile copiare comodamente le firme dalla posizione di archiviazione, trasferirle su un altro computer o salvarle temporaneamente nell'archivio cloud.

Archiviazione automatica in Outlook

Da molti anni Microsoft Outlook offre la possibilità di archiviare automaticamente le e-mail in base a una pianificazione prestabilita. L'archiviazione automatica è particolarmente utile per mantenere la casella di posta pulita e per ridurre al minimo le dimensioni della casella di posta.

Impostare i parametri per l'archiviazione automatica come segue:

1. Vai a File / Opzioni.

2. Si apre la finestra di selezione "Opzioni di Windows". Nelle opzioni di Windows, è possibile fare clic per apportare modifiche al design e alle funzioni, regolare la barra dei menu o selezionare le opzioni della lingua. Le opzioni di impostazione per l'archiviazione automatica si trovano al centro della finestra sotto l'opzione "Avanzate".

   

3. Fare clic su "Impostazioni di archiviazione automatica" per specificare quali messaggi devono essere archiviati automaticamente e in quali periodi di tempo.

   

Tutti i messaggi archiviati possono quindi essere trovati nelle cartelle di archivio e riattivati. È possibile aprire e accedere a file e messaggi meno recenti dall'archivio con pochi clic. Per questo puoi utilizzare l'archiviazione automatica in Outlook da un lato, in alternativa puoi anche eseguire il backup dei tuoi dati manualmente.

Conclusione sul backup di Outlook e la sua rilevanza per ogni utente

È importante eseguire regolarmente il backup dei dati personali di Outlook e di tutte le sottocartelle. E-mail, voci del calendario, contatti con note scritte a mano e altre informazioni possono essere archiviate più facilmente utilizzando la procedura guidata di esportazione di Outlook. In alternativa, è anche possibile una copia manuale dei file PST o OST esistenti. Per fare ciò, gli utenti hanno bisogno della posizione esatta del file di dati in Outlook.

Con l'aiuto della procedura guidata, è possibile salvare un account per ogni processo di archiviazione. Se utilizzi più account, il processo deve essere ripetuto. Prima di eseguire il backup dei dati in Outlook, è essenziale capire come Outlook archivia i dati. Una copia di backup dei dati è particolarmente importante per gli account di posta elettronica POP3, in cui tutti i dati sono archiviati centralmente sul computer locale. In caso contrario, tutti i file, i contatti, le impostazioni e le informazioni potrebbero essere irrimediabilmente cancellati in caso di attacco di virus. Con la creazione di duplicati, hai la garanzia di poter recuperare i dati in qualsiasi momento.

Gli utenti di account Microsoft Exchange, account IMAP e gli utenti che utilizzano Outlook 2013 o versioni successive beneficiano dell'archiviazione esterna dei propri dati sui server del provider di posta elettronica. Ciò significa che i dati archiviati con questi account saranno ancora disponibili dopo un problema con il computer. Il backup di Outlook non è essenziale per gli utenti di questi account. Nonostante la mancanza di necessità, può essere utile se, per motivi di sicurezza, vuoi mantenere i backup dei tuoi dati su una chiavetta o un disco rigido esterno.

Domande e risposte sul backup di Outlook

Cosa puoi fare quando i tuoi file PST sono danneggiati e illeggibili?

Hai un problema serio con Outlook e il file PST è stato gravemente danneggiato e ha perso dati? Tale situazione è problematica in quanto i dati di contatto o le e-mail con informazioni importanti vengono in molti casi irrimediabilmente persi. In tal caso, oltre a un backup proattivo dei tuoi dati, può essere d'aiuto un software freeware gratuito in grado di riparare i file PST danneggiati.

È possibile spostare i file PST su un'altra unità e usarli?

Hai il problema che il tuo disco rigido non ha abbastanza spazio di archiviazione sotto Windows nonostante l'archiviazione e i backup in corso? Hai bisogno di spostare i file PST di Outlook su un'altra unità a causa della mancanza di spazio? Quindi un piano a 5 punti ben congegnato da Outlook 2013 o le istruzioni per gli utenti di Outlook Express ti supporteranno. Entrambi gli articoli ti insegneranno come spostare facilmente i file PST su un'altra unità.

Come posso riattivare allegati importanti in Windows dopo che sono stati eliminati?

In molti casi, un messaggio di posta elettronica è meno rilevante del suo allegato. Mentre la mail conferma solo l'invio, il file PDF o Excel allegato è della massima importanza. Se l'e-mail è stata eliminata, non è possibile trovare nemmeno l'allegato. In Windows, l'allegato eliminato può essere riattivato con un trucco cercando nei file temporanei Internet.