Tutto quello che dovresti sapere sull'uso di PowerPoint!
Microsoft PowerPoint è apprezzato da milioni di utenti in tutto il mondo come parte della suite Office. Nell'ambiente professionale, è attualmente standard combinare una lezione con una presentazione PowerPoint. In privato, PowerPoint può essere utilizzato anche singolarmente per preparare informazioni specifiche in modo utile e interessante.
Microsoft PowerPoint è facile da usare e autoesplicativo in termini di navigazione nei menu e funzioni. Nonostante ciò, è importante che gli utenti conoscano in dettaglio le diverse aree funzionali del software. Inoltre, suggerimenti e trucchi sono utili per poter utilizzare tutte le potenzialità di PowerPoint. Se l'attenzione del pubblico viene aumentata attraverso dispositivi stilistici visivi e una struttura comprensibile, gli obiettivi della presentazione possono essere raggiunti in modo più efficace.
Professionalizza le presentazioni PowerPoint attraverso le visualizzazioni
Non c'è dubbio che le visualizzazioni stanno diventando sempre più importanti nella nostra società. Grazie all'ulteriore sviluppo degli smartphone e alla costante disponibilità di Internet, video, immagini animate o ad alta risoluzione, suoni e musica sono a portata di clic.
A causa del fatto che le persone percepiscono e conservano le informazioni visive in modo più intenso, l'uso delle visualizzazioni in Microsoft PowerPoint è essenziale. Fondamentalmente, lo scopo di una presentazione in PowerPoint è avvicinare fatti e informazioni al pubblico in modo mirato utilizzando le diapositive. Diversi tipi di carattere, evidenziazione e colori, nonché diverse dimensioni dei caratteri, mostrano al pubblico la pertinenza delle questioni discusse.
Allo stesso tempo, è comprensibile che una presentazione in cui vengono presentati solo testi non convinca il pubblico. Più testi ci sono in una presentazione, più stancante diventa la presentazione. Per questo PowerPoint dispone di numerose funzioni e accorgimenti stilistici per:
- promuovere l'interesse dei partecipanti,
- aumentare l'attenzione e
- coinvolgere il pubblico.
Visualizzazioni in PowerPoint - qui troverai le funzioni più importanti
Inserisci sempre i testi in PowerPoint tramite la scheda "Start". Nelle aree di menu "Carattere" e "Paragrafo" troverete le opzioni più importanti per personalizzare efficacemente i testi.
Le aree del menu "Carattere e paragrafo" forniscono strumenti professionali per personalizzare i normali testi in PowerPoint.
Incorpora grafica e SmartArt: queste sono le tue opzioni
Oltre ai soliti corpi di testo in una presentazione, ha senso utilizzare immagini e la grafica smart art popolare in Microsoft per la concezione delle diapositive. La grafica esplicativa sottolinea i testi senza parole e ne aumenta l'espressività. Se stai facendo una presentazione su dettagli tecnici o contenuti specifici, è tanto più importante supportare le informazioni con una grafica adeguata e SmartArts.
Grafica e SmartArts si trovano in Microsoft PowerPoint nella scheda "Inserisci" sotto le voci di menu "Immagini" e "Illustrazioni".
Tra le altre cose, hai la possibilità:
- Integrare le immagini da un album fotografico personale nelle diapositive o
- per usare uno screenshot.
Oltre alla grafica Smart Art, in cui è possibile visualizzare elenchi, cicli o processi, nel menu di selezione "Illustrazioni" troverai anche la possibilità di integrare diagrammi o modelli 3D nella tua presentazione.
Le immagini inserite possono anche essere modificate professionalmente in PowerPoint. Puoi farlo evidenziando un'immagine incorporata nel software. Arriverai automaticamente all'area del menu "Formato immagine". In questo menu di selezione hai l'opzione:
- Per escludere parti della grafica o
- Adattamento fondamentale dei colori e del layout di un'immagine.
I modelli di formato immagine integrati nel software sono utili per accettare e implementare suggerimenti per l'adattamento.
In sintesi, sono molte le funzioni disponibili in Microsoft PowerPoint con le quali è possibile utilizzare immagini, grafica smart art o altre funzioni di visualizzazione. Oltre alla possibilità di modificare le immagini, beneficiate anche della possibilità di adattare il design del colore delle pellicole, ad esempio lo sfondo della pellicola. È opportuno e promettente utilizzare gran parte del tempo di preparazione per una presentazione sull'adattamento delle visualizzazioni. In questo caso, insieme alla presentazione e alle capacità retoriche del relatore, ne risulta un quadro d'insieme coerente.
Consiglio:
Nella versione attuale di Microsoft 365 troverai una funzione interessante e innovativa per la visualizzazione delle diapositive. Questo è lo strumento integrato "Idee di design", che viene automaticamente visualizzato sul lato destro nelle impostazioni di base di PowerPoint. Con la funzione "Idee di design", puoi trasformare semplici diapositive di testo in diapositive chiare e graficamente animate con pochi clic. La situazione è simile con le diapositive che contengono grafici o tabelle.
Costruisci la grafica da solo: è così che funziona
La grafica o le immagini non sono disponibili per ogni prodotto o argomento di una presentazione o possono essere utilizzate senza ulteriore avviso a causa della legge sul copyright.
In tal caso, PowerPoint offre la possibilità di creare autonomamente la grafica. In PowerPoint sono disponibili vari strumenti con i quali è possibile creare e modificare la grafica in modo indipendente e possono essere selezionati nella scheda "Inserisci".
Strumenti per progettare la tua grafica
Gli strumenti più importanti per progettare la propria grafica sono disponibili con le "Forme" e i "Pittogrammi".
Con la funzione "Forme" puoi, ad esempio, creare le tue frecce di blocco o utilizzare forme standard. I pittogrammi in PowerPoint ti offrono anche simboli già pronti o persone reali che puoi incorporare nella presentazione. In questo modo hai la possibilità di progettare la tua grafica. Questi si adattano tematicamente alla tua presentazione e spiegano i punti chiave essenziali. Un campo di testo o grafica della funzione "WordArt" può essere integrato allo stesso modo nella presentazione.
Effetti e animazioni danno vita alla tua presentazione
Le visualizzazioni professionalizzano ogni presentazione. Foto, simboli, un tavolo o una grafica smart art suscitano interesse e rendono tangibile la lezione per il pubblico. Ciò è particolarmente vero quando si aggiungono effetti o animazioni a un'immagine oa una diapositiva. Puoi trovare la possibilità di integrare effetti e animazioni nella tua presentazione nelle schede "Animazioni" e "Transizioni" Le animazioni possono generalmente essere incorporate in singole parti di testo o in una grafica. Al contrario, le transizioni sono generalmente disponibili tra due fogli.
Come animare un'immagine con un effetto
Seleziona la grafica nella tua presentazione con un clic del mouse.
È quindi possibile selezionare un effetto adatto nell'area del menu "Animazioni".
PowerPoint ti offre numerose opzioni per effetti e animazioni.
Crei una transizione tra due diapositive in modo diverso nella scheda "Transizioni".
Ad esempio, puoi scegliere di sfumare una diapositiva o spingerla verso l'alto e lontano. Oltre alla durata della visualizzazione, puoi anche incorporare effetti sonori specifici e determinare se la transizione deve essere avviata con un clic del mouse o in qualche altro modo.
Gli effetti e le animazioni, così come le transizioni tra due diapositive, sono importanti elementi di stile in una presentazione. Se questi tipi di visualizzazione non vengono utilizzati in modo eccessivo, attireranno l'attenzione del pubblico e aumenteranno l'interesse. Ciò è particolarmente importante per presentazioni più lunghe con molto testo e informazioni complicate.
Usa modelli e layout per lavorare in modo più efficiente con PowerPoint
Fondamentalmente, hai bisogno di un modello per creare una presentazione in PowerPoint. Si seleziona questo nel primo passaggio all'avvio di PowerPoint. Dopo aver avviato il programma, avviare una nuova presentazione tramite la scheda "File" sotto la voce di menu "Nuovo".
Oltre a una presentazione vuota, sono disponibili presentazioni già pronte da Microsoft. Un'altra opzione è cercare modelli e design online che siano tematicamente correlati alla tua presentazione.
I modelli già pronti o esterni sono un'opzione importante per la progettazione di una presentazione. Una variante diversa consiste nel salvare temporaneamente una presentazione progettata personalmente come modello. Questo può quindi essere utilizzato come base per ulteriori presentazioni PowerPoint.
Salva la presentazione come modello o modello
Se desideri salvare una presentazione esistente come modello, naviga:
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Nella scheda "File", vai alla voce di menu "Salva con nome".
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Seleziona la posizione di archiviazione, ad esempio il tuo disco rigido o un'unità cloud, e salva la presentazione come modello PowerPoint.
Il nuovo modello viene salvato nel percorso di archiviazione selezionato ed è immediatamente disponibile.
Regola il layout della diapositiva: nessun problema con lo schema diapositiva
I modelli di presentazione già pronti possono essere adottati 1: 1 solo nel più raro dei casi. Nella prima fase di adattamento del film, di solito è necessario regolare i colori. Lo schema diapositiva in PowerPoint svolge un ruolo essenziale nella personalizzazione e nella costruzione di layout diapositiva. In esso può:
- Forme e colori, caratteri e dimensioni dei caratteri, sfondo e titoli e
- Il design di base
universalmente adattato. L'uso del foil master ti fa risparmiare molto tempo e fatica. Questo è il caso perché con un clic tutte le modifiche visive o testuali sulle diapositive possono essere adottate per l'intera presentazione.
Nell'ambiente aziendale, i modelli di presentazione sono nella maggior parte dei casi soggetti al design aziendale. Contiene le specifiche per il design della pellicola o in generale per i prodotti di stampa digitale o convenzionale e definisce colori, grafica e caratteri.
Incorporando i segnaposto nella presentazione, puoi assicurarti che un elemento grafico, ad esempio il logo dell'azienda, sia incorporato in ogni diapositiva in un luogo specifico. I segnaposto sono utili anche nelle diapositive del titolo o nei piè di pagina per rappresentare oggetti o grafica in modo equivalente. Con un clic del tasto sinistro del mouse è possibile mostrare o nascondere i segnaposto del titolo oi segnaposto per i piè di pagina.
Usare PowerPoint correttamente: importante per una presentazione di successo
La struttura del menu nel programma di presentazione è fondamentalmente user-friendly. Soprattutto, gli utenti che lavorano con Microsoft Word, Excel o Outlook oltre a PowerPoint troveranno molto in comune per quanto riguarda le schede, le impostazioni nei menu delle opzioni e la funzione di aiuto integrata. Per poter utilizzare in modo efficace le varie funzioni e possibilità del software di presentazione, è fondamentale comprendere la struttura dei menu di PowerPoint. PowerPoint è strutturato in modo pratico in modo che anche i nuovi utenti che hanno interiorizzato le funzioni e le opzioni essenziali possano utilizzare correttamente PowerPoint.
In particolare, dovresti avere familiarità con le seguenti tre aree di controllo di PowerPoint:
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Schermo principale |
Area di lavoro più importante con la seguente suddivisione: Sinistra: Panoramica di tutte le diapositive che hai creato. Mezzo: Area concettuale per personalizzare la tua presentazione. A destra: Integrazione delle idee di design della funzione |
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La scheda "Home" |
Nella scheda "Start" di Microsoft PowerPoint troverai gli strumenti, le funzioni e le opzioni di configurazione più importanti per la progettazione di una presentazione professionale in PowerPoint. Nella scheda "Avvio" è possibile selezionare, tra l'altro, le seguenti funzioni: Impostazione dei caratteri e delle dimensioni dei caratteri. Incorpora paragrafi e punti elenco per formattare gli elenchi. Le funzioni "Trova, sostituisci ed evidenzia" con cui puoi cercare e sostituire termini specifici nel testo. |
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Le barre delle funzioni |
È possibile posizionare le funzioni essenziali secondo necessità nella barra delle funzioni inferiore e superiore. Sono preimpostati, ad esempio: La funzione di memorizzazione automatica. I tasti freccia "Avanti e Indietro" con cui è possibile annullare le modifiche. Utilizzare l'icona "Presentazione schermo" per avviare la presentazione sul proiettore. La funzione di ricerca di PowerPoint. La funzione di correzione nella barra degli strumenti inferiore, con la quale gli errori di ortografia e caratteri vengono corretti sistematicamente. |
Oltre alle tre aree di controllo elementari in PowerPoint, troverai molte altre aree di menu e schede in cui puoi effettuare impostazioni individuali.
Una menzione speciale dovrebbe essere fatta in questo contesto della scheda "Aiuto", in cui troverai un ampio aiuto su domande su PowerPoint, nonché corsi di formazione e notizie. L'area di aiuto è strutturata tematicamente e può essere ricercata per punti chiave.
Integra testi, suoni, video e tabelle e stupisci il tuo pubblico
Una presentazione PowerPoint di successo consiste generalmente in un mix di testi, grafici e video, nonché tabelle informative. Molte presentazioni contengono anche musica o suoni. Il giusto mix di tutti i dispositivi stilistici impressiona gli ascoltatori e sostiene i messaggi chiave della presentazione.
A differenza dei testi, i file audio o video vengono inseriti nella presentazione utilizzando la scheda "Inserisci". È possibile utilizzare le seguenti opzioni nella voce di menu "Media":
- Carica file audio dal computer locale o da un'unità cloud connessa.
- Registra file audio e archiviali nella presentazione.
- Carica e incorpora file video dal tuo computer.
- Importa video da Internet, ad esempio da YouTube, con un codice di incorporamento.
Dopo che un file audio o un video è stato inserito nella presentazione, gli utenti hanno a disposizione un'ampia gamma di opzioni per modificare il file multimediale. Vari filtri colore per video o adattamenti per il simbolo audio e il formato audio sono utili per incorporare i file multimediali individualmente nella presentazione.
Consiglio:
Oltre ai file multimediali, puoi dotare le diapositive di una funzione e-mail intelligente e che fa risparmiare tempo. In questo modo, puoi ottenere feedback dalle persone che stanno visualizzando la presentazione esternamente sul PC.
Incorpora simboli e formule: tutto rapidamente in PowerPoint
Oltre alla grafica e alle immagini specifiche che supportano o rafforzano la verbalizzazione, anche icone e caratteri speciali possono aiutare a rendere una presentazione più professionale. Inoltre, simboli o emoji superano le barriere linguistiche e culturali e sono universali e comprensibili.
L'opzione per incorporare simboli e caratteri speciali nella presentazione si trova anche nella scheda "Inserisci" Alla fine della barra dei menu sotto la voce "Simboli", è possibile integrare nella presentazione caratteri speciali e simboli, nonché formule .
Caratteri speciali specifici
Ad esempio, se stai cercando un carattere speciale specifico per una presentazione a partner commerciali internazionali, di solito lo troverai in quest'area del menu.
Lo stesso vale per le formule scientifiche.
Chiarire i fatti in PowerPoint usando le tabelle: è così che funziona
Microsoft Office offre il valore aggiunto che molte funzioni sono identiche nelle singole applicazioni. Oltre ad altri strumenti, questo vale anche per la funzione tabella del software di presentazione. È molto simile alla funzione del programma di elaborazione testi Word.
Tra le altre cose, puoi usare un pulsante per determinare quante righe e colonne devono essere inserite nella tabella. Oltre a progettare tabelle in PowerPoint, gli utenti di Excel possono anche selezionare l'opzione "Inserisci foglio di calcolo Excel" e incorporare una tabella creata in Excel in PowerPoint. Funziona in modo intuitivo con collegamenti ipertestuali ed etichette di salto.
Struttura, rivedi, invia presentazioni e proteggi i contenuti
Una struttura comprensibile e professionale è fondamentale per il successo di qualsiasi presentazione. Dal punto di vista del presentatore, è importante sottolineare i messaggi chiave e il valore aggiunto per il pubblico nella preparazione. Inoltre, le visualizzazioni garantiscono che gli argomenti siano rafforzati.Oltre a un "filo comune" ea una struttura logica, è opportuno presentare il titolo in modo significativo su una diapositiva. Un titolo dovrebbe generalmente contenere il messaggio centrale della diapositiva seguente. Anche le parole che attireranno l'attenzione dell'ascoltatore sono importanti.
La struttura delle presentazioni - questo è essenziale
Una presentazione PowerPoint dovrebbe sempre iniziare con una diapositiva del titolo. La diapositiva del titolo offre al pubblico un'idea dell'argomento e della struttura della lezione. La diapositiva successiva dovrebbe essere mostrata come una diapositiva panoramica. Una diapositiva panoramica di solito consiste in un elenco strutturato degli argomenti della lezione. Simile al sommario di un libro, la diapositiva panoramica ha lo scopo di creare tensione nel pubblico.
La parte principale della presentazione dovrebbe essere strutturata per messaggi chiave e divisa in sezioni. Molti oratori hanno avuto buone esperienze nel riprendere un punto tematico principale e nel presentarlo su due diapositive con argomenti. In una terza diapositiva, un riassunto del messaggio centrale può essere collegato al valore aggiunto del pubblico. Le diapositive corrispondenti si trovano nella scheda "Start" sotto la voce di menu "Nuova diapositiva".
Consiglio:
Usa i tasti [Ctrl] e [M] per aggiungere una nuova diapositiva alla tua presentazione in modo rapido e semplice.
A titolo vincolante e riassuntivo, si consiglia di fornire una o più slide finali della presentazione. Oltre a riassumere il contenuto e i fatti, l'obiettivo principale è quello di rivolgersi emotivamente al pubblico per raggiungere gli obiettivi della presentazione. In questo modo è possibile impostare impulsi di acquisto o convincere il pubblico.
Invia e proteggi una presentazione
Se desideri inviare la tua presentazione in seguito, hai diverse opzioni. Il modo più semplice è passare il file di presentazione direttamente da PowerPoint. Funziona selezionando i pulsanti "Condividi" o "Esporta" nella scheda "File".
Tra le altre cose, hai la possibilità di convertire la presentazione in un file PDF o XPS. Può essere reso disponibile ad altri tramite un collegamento tramite un'unità cloud, ad esempio Microsoft OneDrive.
Se vuoi assicurarti che non sia possibile apportare modifiche al contenuto della presentazione, dovresti fornire al file una protezione da scrittura o una password.
In "File> Informazioni> Proteggi presentazione", troverai le diverse opzioni per la protezione da scrittura e la crittografia della password.
Se diverse persone stanno lavorando a una presentazione, ha senso incorporare commenti e commenti utilizzando la scheda "Revisione". In questo modo, una presentazione del team può essere coordinata e migliorata online prima di essere presentata ai clienti nella fase finale.
Dopo che tutti i commenti sono stati elaborati, la presentazione può essere contrassegnata come "finale". Ciò indica che questa è la versione finale che non verrà più modificata.
Compatibilità con PowerPoint: fai buon uso delle versioni precedenti e dei formati di file
Non è sempre necessario o possibile utilizzare l'ultima versione di Microsoft PowerPoint. Molte delle versioni di PowerPoint rilasciate nel corso degli anni possono ancora essere eseguite su Windows 10. Anche se le edizioni precedenti non dispongono delle funzioni e delle caratteristiche più recenti, possono essere utilizzate per creare presentazioni professionali.
Inoltre, le presentazioni progettate nel formato PowerPoint * .ppt possono essere lette anche con la versione corrente. Al contrario, le presentazioni create con PowerPoint 365 e l'estensione del file * .pptx possono essere salvate con l'estensione del file * .ppt. In questo modo è sempre garantita la compatibilità con le versioni precedenti e successive di PowerPoint.
Il programma di presentazione ha la modalità di compatibilità come strumento aggiuntivo. Può essere selezionato nella scheda "File" sotto la voce di menu "Informazioni". Con un clic è possibile convertire una presentazione creata nel vecchio formato di file * .ppt “nel formato di file * .pptx corrente.
Inoltre, la presentazione PowerPoint può essere salvata in altri formati, ad esempio come presentazione in esecuzione automatica in formato wmv.
Presentare: cosa dovrebbero cercare i relatori per convincere
Microsoft PowerPoint offre ai suoi utenti un'ampia gamma di opzioni e funzioni per creare presentazioni in modo efficace, rapido e con un alto livello di competenza. Per progettare presentazioni che colpiscano il pubblico e aumentino l'attenzione del pubblico, è necessario un piano di presentazione oltre alla conoscenza del programma. Questo dovrebbe contenere un obiettivo chiaro.
Nel caso di molte presentazioni PowerPoint in un ambiente professionale, ad esempio, lo scopo della presentazione è informare il pubblico sulle proprietà di un prodotto e quindi incoraggiarlo all'acquisto. Altre presentazioni servono esclusivamente a trasmettere informazioni. Senza un obiettivo di presentazione chiaro e comprensibile e una struttura professionale, la lezione si perde nelle banalità e nell'elenco dei fatti.
Anche con un obiettivo di presentazione prefissato e una struttura strutturata delle diapositive, una presentazione può avere un effetto negativo sul pubblico. Questo è il caso quando l'oratore e le sue capacità retoriche sono deboli. In questo caso, un layout professionale non può salvare la presentazione, poiché le prestazioni del presentatore sono importanti tanto quanto il contenuto della presentazione.
Una lezione o una presentazione di successo con il supporto di PowerPoint include sempre:
- Anche il tempo di preparazione è sufficiente
- Un design delle singole lamine che si basa l'una sull'altra.
Le visualizzazioni che sostengono ciò che è stato detto o il testo sulle diapositive sono efficaci. In questo modo, la presentazione diventa un'esperienza per il pubblico. Per il presentatore, anche la struttura logica delle diapositive si traduce in un valore aggiunto. Può presentare più liberamente e con più sicurezza. Invece di concentrarsi sul contenuto delle diapositive, interagisce con il pubblico. In questo modo può adattare individualmente la sua presentazione alle esigenze del pubblico.
Cosa dovrebbero chiedersi i relatori durante la progettazione della presentazione
Prima di ogni presentazione, i relatori dovrebbero entrare in empatia con le esigenze del loro pubblico. Domande come:
- Che bisogni hanno i miei ascoltatori?
- A cosa è veramente interessato il pubblico?
- Come raggiungo l'obiettivo della presentazione e quali fatti sono davvero essenziali?
sono punti di ancoraggio essenziali che focalizzano la presentazione sul pubblico. Se il presentatore ottiene uno stile di presentazione vivace e un buon contatto visivo e se usa i suoi gesti, le espressioni facciali e la sua voce con attenzione, conquisterà il pubblico e raggiungerà gli obiettivi della presentazione.
Riepilogo: chiunque conosca bene PowerPoint può creare presentazioni professionali
Con Microsoft PowerPoint, gli utenti ottengono il software più recente per creare presentazioni informative e interessanti. L'uso di grafica, video, animazioni e altri accorgimenti stilistici aumenta l'attenzione del pubblico. Chiunque conosca i suggerimenti ei trucchi più importanti, nonché i punti essenziali per la visualizzazione, può utilizzare in modo efficace tutte le funzioni integrate. In definitiva, il giusto mix tra diapositive create professionalmente e abilità retoriche del relatore decide se gli obiettivi di una presentazione saranno raggiunti.