Crea firme di Outlook in modo professionale

Con pochi clic alla firma di Outlook

Una firma in Outlook può essere definita una parte di testo che viene aggiunta manualmente o come impostazione predefinita a un messaggio di posta elettronica. È comune includere le firme nei messaggi di posta elettronica di lavoro. Una firma e-mail aziendale nomina l'autore di un messaggio e fornisce le informazioni di contatto più importanti. Può essere chiamato un biglietto da visita elettronico.

Le firme sono richieste per legge nelle e-mail aziendali. Oltre al mittente e ai recapiti generali, devono essere fornite anche le informazioni obbligatorie relative alla ragione sociale e alla forma giuridica, equivalenti alla carta intestata.

La firma non è richiesta per legge in un ambiente privato. Per ragioni comprensibili, ha senso includere una firma anche nelle e-mail private:

Senza dubbio ti identifica come il mittente del messaggio
La firma rende la tua email professionale
Firmando e specificando i dati di contatto, il messaggio di solito non viene filtrato dal filtro antispam

In sintesi, ha senso e sembra autentico aggiungere una firma a ogni messaggio di posta elettronica. Microsoft Outlook offre molte opzioni per creare, adattare e personalizzare diverse firme.

Creare una firma in Outlook: come creare una firma con pochi clic del mouse

Crei una firma in Outlook secondo il seguente schema:

Apri un nuovo messaggio di posta elettronica e vai alla scheda Firma nel menu Inserisci.
Si apre una finestra in cui è possibile modificare le firme esistenti o creare una nuova firma con formattazione individuale. I seguenti sono particolarmente adatti come contenuto di una firma privata:
- Il tuo nome.
- Il tuo indirizzo.
- Informazioni di contatto come telefono, fax ed e-mail.
- Facoltativo: indirizzo del tuo sito web privato.
Inoltre, come opzione, puoi anche incorporare immagini o file GIF.webp animati come logo nella tua firma per progettare la firma in html individualmente e in modo univoco.
Il campo di testo in cui disegni la tua firma offre un'ampia gamma di opzioni di personalizzazione. Tra le altre cose, puoi passo dopo passo:
- Seleziona il carattere, il colore del carattere e la dimensione del carattere.
- Determina l'allineamento del testo: giustificato a sinistra, giustificato a destra o centrato.
- Incorpora foto e link.
- Inserisci un biglietto da visita in formato vcf nel campo Biglietto da visita.
- Seleziona l'account e-mail con cui deve essere consegnata la firma.
- Decidere se la firma deve essere utilizzata anche per le risposte e l'inoltro della posta elettronica.

Dopo aver inserito tutte le voci, terminare la creazione della firma con OK. La firma viene ora consegnata come firma standard per l'account di posta elettronica utilizzato. C'è anche la possibilità di progettare più firme per un singolo account di posta elettronica o per più account. Mentre una firma viene consegnata come firma standard, è possibile inserire manualmente le firme alternative, se necessario.

Come cambiare una firma

Se vuoi modificare una firma, ci sono due alternative intuitive in Outlook:

Inserisci il termine di ricerca "Firme" nella barra di ricerca nell'area superiore di Outlook e apri la tua firma facendo clic su "Azioni/Firma".
Allo stesso modo della creazione di una nuova firma, apri un nuovo messaggio e poi vai alla scheda Firma nella barra dei menu.

Le modifiche a una firma devono essere salvate facendo clic con il pulsante del mouse con "OK". La firma modificata viene quindi allegata automaticamente alle tue e-mail, a seconda delle impostazioni specifiche.

Dove puoi trovare modelli adatti per le firme

Sono disponibili collegamenti e suggerimenti utili per la creazione di firme su Internet. Microsoft, in qualità di produttore di Microsoft Outlook, offre anche modelli per firme dall'aspetto professionale e adatti per scopi aziendali o privati. Passare ai modelli di firma di Microsoft facendo clic sul collegamento nella parte inferiore della finestra di dialogo di creazione della firma: "Ottieni modelli di firma"Clic. Come opzione, troverai anche ulteriori suggerimenti e modelli per le firme su Internet.

Questo ti porta a una pagina di supporto Microsoft, che descrive in modo intuitivo come creare una firma utilizzando un modello in Microsoft Word e come salvarla in Outlook.

Suggerimenti importanti per progettare la tua firma

Una firma nell'ambiente privato può essere progettata individualmente. Ciò che è consentito è ciò che piace e fa una buona impressione sul destinatario del messaggio di posta elettronica.

Le e-mail aziendali e le firme devono essere sempre formattate secondo lo standard DIN 5008. Poiché le e-mail e le firme hanno lo scopo di facilitare la corrispondenza, il legislatore li ha posti sullo stesso piano delle lettere commerciali e dei fax in data 01/01/2007. Per questo motivo, nella progettazione delle firme, devono essere osservate le norme del legislatore. La firma aziendale dovrebbe generalmente consistere di tre parti:

Nomi ed eventualmente un saluto generale.
Dati di contatto dell'azienda.
Informazione legale.

Nel caso di una firma utilizzata per scopi commerciali, è inoltre necessario assicurarsi che i numeri di telefono e di fax siano incorporati secondo le regole DIN. Inoltre, è essenziale che i mittenti scrivano i loro nomi e cognomi completi ed evitino le abbreviazioni.

Interlinea, dimensione del carattere e soggetto

Per ogni firma, ha senso utilizzare il carattere utilizzato nel corpo del testo. In molti casi, le aziende utilizzano un carattere aziendale per la carta intestata e tutti i tipi di corrispondenza. I caratteri standard come Calibri, Arial o Times New Roman sono adatti per i privati. Questi caratteri assicurano che la firma appaia in lettere leggibili per il destinatario.

Se usi un carattere corsivo decorato o caratteri giocosi come standard, questo può portare a irritazioni. La lettera tra 10 e 12 punti dovrebbe essere selezionata come dimensione del carattere. L'interlinea deve corrispondere a valori standard e, come l'e-mail stessa, di solito è una riga singola. L'oggetto non deve mai essere dimenticato nel messaggio di posta elettronica.

Come aggiungere loghi e immagini alla firma

Puoi aggiungere un logo o singole immagini, ad esempio una foto aziendale, alla tua firma utilizzando il simbolo grafico. Prima di inserire, assicurati che l'immagine non sia troppo grande e che si adatti bene all'immagine complessiva della tua firma. Nelle versioni precedenti di Outlook, la procedura per l'inserimento di loghi e immagini è diversa - specialmente in Outlook 2000 e Outlook 2003, le possibilità differiscono da quelle delle attuali versioni di Outlook.

È anche possibile utilizzare la tua firma come mezzo informativo e pubblicitario. Un link al tuo sito web, un'offerta speciale o ulteriori informazioni su di te o sulla tua azienda possono essere utili per incuriosire i destinatari.

Trova le firme nella cartella di Windows

Nota: Se vuoi salvare una firma personale, hai bisogno del percorso di archiviazione per questo. Le firme sono archiviate centralmente in Windows in una cartella nascosta a cui è possibile accedere con il seguente comando di Windows:

Premi contemporaneamente i tasti [Windows] e [R]: si apre la finestra di dialogo "Esegui".

Immettere il seguente comando nella finestra di dialogo:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Raggiungi la cartella delle tue firme e puoi quindi copiarle e salvarle.

Conclusione sull'uso professionale delle firme in Outlook

Una firma in Outlook è un mezzo professionale e collaudato per presentarsi come mittente di un messaggio. Il nome e il cognome, i dati di contatto individuali e, in un ambiente aziendale, l'inclusione di informazioni legali sono essenziali e opportuni.

Puoi creare una nuova firma in Outlook con pochi clic del mouse o con l'aiuto di Microsoft Word e modelli esterni. Può essere utile includere foto o un logo nella firma. È inoltre essenziale osservare le regole della DIN 5008 per le firme commerciali. Una firma dovrebbe sempre informare il destinatario, consentire una rapida panoramica del mittente e corrispondere all'immagine complessiva dell'e-mail.