Come lavorare al meglio con le parti rapide in Outlook
La concezione delle e-mail in Outlook non deve essere sempre individuale. Nell'ambiente professionale e privato, vengono costantemente progettate e-mail simili o comparabili. Ad esempio, un'e-mail che accompagna un'offerta di solito contiene componenti di testo analoghi. Anche una risposta a una richiesta è aspecifica e deve essere modificata in termini di numeri o al massimo di prodotto. Una somiglianza nella concezione delle mail è fondamentalmente sensata e contiene un vantaggio da non sottovalutare. Questo può essere ottenuto se lavori di più con moduli di testo prefabbricati. Nella versione corrente di Outlook 365, i moduli di testo e le loro funzioni sono disponibili come moduli rapidi, che differiscono da altri programmi e versioni di Outlook.
Esercitazione video: come creare e utilizzare moduli di testo in Outlook
Crea una parte rapida in Outlook - 5 passaggi essenziali per l'automazione
Puoi progettare un componente rapido nel programma Microsoft Outlook in pochissimo tempo:
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Apri una nuova posta tramite la scheda "File". Nel passaggio successivo, scrivi un testo specifico che desideri salvare come parte rapida.
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Seleziona il testo in Microsoft Outlook e copialo. Per fare ciò, puoi utilizzare la combinazione di tasti Ctrl + C come scorciatoia o scorciatoia.
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Nel passaggio successivo, con il testo ancora contrassegnato, vai alla scheda "Inserisci" e passa al menu "Testo".
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Facendo clic su "Parti rapide" si apre una nuova finestra di selezione in cui è possibile "Salvare la selezione nel Catalogo parti rapide".
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Dopo aver fatto clic su "Salva selezione nel catalogo ricambi rapido", si apre un'altra finestra di opzioni. Qui hai la possibilità di fornire ulteriori informazioni sul modulo di testo.
Tra le altre cose, puoi:
- Assegna un nome significativo al modulo di testo.
- Seleziona una categoria o crea una nuova categoria, ad esempio "Offerte" o "Contratto".
- Inserisci una descrizione per informare i colleghi sul contenuto del modulo di testo.
- Nelle opzioni, seleziona come deve essere inserito il testo come parte rapida.
Con un clic su "OK" salvi la parte rapida e puoi inserirla in una nuova mail in qualsiasi momento.
Inserisci una parte rapida in un'e-mail: è così che funziona
Un elemento costitutivo aggiunto a una nuova e-mail presenta molti vantaggi. È un risparmio di tempo ed efficiente incorporare moduli di testo in un'e-mail. Inoltre, i messaggi in uscita sono simili in termini di contenuto e formattazione. Ciò è particolarmente importante nell'ambiente professionale, con una richiesta o un'offerta.
Hai due alternative per incorporare un modulo di testo creato in un'e-mail:
Alternativa 1: inserire un modulo di testo come autotext
La tua parte rapida con il nome "Modulo di testo 1" viene visualizzata automaticamente come opzione da inserire non appena inserisci i primi caratteri del nome della parte rapida nel tuo testo.
La stringa "Testo" è sufficiente affinché Outlook trovi la parte rapida. La parte rapida viene inserita con un clic sul tasto Invio. Ciò consente di risparmiare molto tempo nella concezione delle e-mail.
Alternativa 2: integrare manualmente il componente rapido
Oltre alla variante automatizzata, puoi anche integrare manualmente un componente rapido. Funziona senza sforzo aprendo una nuova e-mail e utilizzando il cursore per navigare fino al punto del testo in cui si desidera inserire il testo.
Nel passaggio successivo, passare alla scheda "Parti rapide" nella scheda "Inserisci" Fare clic sulla voce di menu per visualizzare tutte le parti rapide che possono essere inserite.
Dopo aver cliccato sul componente rapido desiderato, apparirà nel testo della tua e-mail.
Organizza, modifica ed elimina parti rapide
Nel tempo, diventa inevitabile che i blocchi di costruzione rapidi progettati in modo indipendente debbano essere modificati o eliminati. Parti del testo, numeri incorporati o percentuali possono cambiare. Per modificare o eliminare un modulo di testo, procedere come segue:
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Nella scheda "Inserisci", vai alla voce di menu "Parti rapide".
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Aprire il menu "Parti rapide" e fare clic sul modulo che si desidera modificare. Si apre un nuovo menu di selezione in cui è possibile modificare il modulo di testo.
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Tra le altre cose, hai la possibilità di modificare le proprietà del modulo di testo. È possibile adattare il nome del blocco o la descrizione. Sotto "Organizza ed elimina" si arriva all'"Organizzatore per moduli", in cui è possibile modificare tutti i moduli di testo memorizzati ed eliminarli se necessario.
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Un clic su "Chiudi" salva tutte le modifiche apportate ai moduli di testo personali. La modifica dei moduli di testo è possibile solo nelle versioni di Outlook più recenti. In Outlook 2007 o 2010 non esiste un modo ufficiale per modificare le parti rapide in seguito. Con un trucco in cui salvi il modulo di testo con un nome diverso, puoi ancora modificarlo e adattarlo.
In sintesi, le funzioni Quick Parts e Autotext contengono opzioni essenziali per automatizzare parzialmente la creazione di testi. L'utilizzo di entrambe le funzioni è ideale per lettere commerciali in cui si deve utilizzare un saluto speciale o comune come "Caro". I saluti personali possono anche essere salvati come testo automatico.
È simile con un invito, auguri ricorrenti per un compleanno o anniversari o domande frequenti. Abbreviazioni e formulazioni possono essere progettate in qualsiasi momento come elementi costitutivi rapidi. In questo modo, le firme possono essere incorporate anche quando si sostituisce la firma effettiva. Per le lettere e le lettere commerciali, che devono essere scritte parola per parola, c'è anche un modulo.
Oltre alla funzione di parti rapide contenuta in Outlook, le aziende e gli uomini d'affari utilizzano lo strumento di produttività Text Expander di Smile. Con questa app a pagamento, lettere commerciali ed e-mail possono essere ulteriormente professionalizzate per quanto riguarda Autotext. Con Text Expander puoi lavorare sia su Windows che su Mac.
Consiglio:
Al fine di mantenere sempre una panoramica dei tuoi blocchi di costruzione rapidi, ha senso ed è orientato alla pratica ordinarli in categorie comprensibili.
Conclusione
La creazione di parti rapide in Microsoft Outlook non è difficile. Puoi salvare un nuovo blocco in 5 semplici passaggi. L'assegnazione di categorie comprensibili, nomi di moduli chiari e una descrizione chiara sono importanti per incorporare in modo efficiente moduli rapidi nelle e-mail. Questa procedura per le email ricorrenti ti farà risparmiare molto tempo nella concezione. Inoltre, questa procedura garantisce che le offerte o una richiesta ricevano risposta e siano inviate in modo simile l'una all'altra.
