Come utilizzare in modo efficace cartelle, funzioni e opzioni in Outlook

Istruzioni e informazioni utili per lavorare con Outlook

Molti utenti descrivono Microsoft Outlook come facile da usare. Apprezzi la gamma di funzioni e le numerose possibilità di comunicazione e-mail. Altri hanno bisogno di Outlook principalmente per l'organizzazione personale e utilizzano il calendario integrato e le sue diverse soluzioni.

Oltre alle preferenze di utilizzo personali, è importante:

• La struttura generale delle cartelle,
• Anche la navigazione nel menu funzionale
• L'area lettura e
• Le funzioni più importanti, come la funzione di ricerca o la funzione "Ordina"

capire e applicare.

Esercitazione video: come cercare in modo specifico file ed e-mail in Outlook

Cartelle e struttura delle cartelle in Microsoft Outlook

Un noto proverbio dice: "L'ordine è metà della battaglia". Questa metafora si applica a un ufficio analogico con un vassoio della carta e un sistema organizzativo ben congegnato, nonché a Microsoft Outlook. In Outlook, le e-mail sono sempre archiviate in cartelle. La cartella Posta in arrivo può essere descritta come la cartella di archiviazione più nota e importante per le e-mail, poiché ogni e-mail in arrivo passa attraverso questa cartella. Tutte le cartelle in Outlook sono mostrate sul lato sinistro della finestra principale.

È possibile creare una nuova cartella con pochi clic. Per fare ciò, accedere al punto nel sistema di cartelle personali in cui si desidera adattare la nuova cartella. Fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare la voce "Nuova cartella".

Dopo aver assegnato un nome significativo, è possibile spostare i messaggi di posta elettronica tematicamente appropriati nella cartella. Utilizzando le cartelle, è possibile classificare con precisione le e-mail e garantire che possano essere trovate in una struttura. Ad esempio, le cartelle possono essere denominate in base a reparti, nomi di clienti, date o altri criteri specifici.

In linea di principio, non esiste un limite massimo per le cartelle personali. Come parte di un sistema di ordini ben congegnato, ha anche senso non impostare troppe cartelle per mantenere le cose chiare.

Mostra la struttura del menu e le mail

Fondamentalmente, quando si tratta di visualizzare e leggere le e-mail, Microsoft Outlook è in:

• anche un'area di cartelle
• diviso un'area di lettura.

È inoltre possibile visualizzare un'area delle attività.

Troverai anche schede in Outlook in cui le funzioni di Outlook sono organizzate per argomento. La scheda "Avvio" consente di accedere, ad esempio, a "Passaggi rapidi" o all'area del menu "Elimina".

Nella scheda "Visualizza" è possibile specificare come e in quale dimensione della finestra devono essere visualizzate le e-mail e l'area della cartella e l'area di visualizzazione devono essere visualizzate.

Con poche modifiche nella scheda "Visualizza", ottieni un centro messaggi specifico su misura per i tuoi desideri e le tue esigenze.

Ordina cartelle o crea preferiti: ecco come funziona

La scheda "Cartella" offre tutte le opzioni per ordinare individualmente la struttura delle cartelle, indipendentemente dalle dimensioni della cartella, creare sottocartelle o visualizzare una cartella come preferita.

Puoi anche usare per le cartelle

• Imposta l'archiviazione automatica,
• Quando condividi in team, assegna i permessi alla cartella e
• Specificare le proprietà della cartella.

Puoi anche utilizzare la combinazione di tasti CTRL + MAIUSC + P per creare una nuova cartella di ricerca. Una cartella di ricerca è una cartella virtuale in Outlook che contiene una visualizzazione di tutti gli elementi di posta elettronica che soddisfano determinati criteri di ricerca predefiniti.

La funzione di ricerca in Outlook: come utilizzare correttamente la ricerca

Nella versione corrente di Microsoft Outlook troverai la funzione di ricerca nella barra delle funzioni superiore accanto alla barra multifunzione nel campo di ricerca. Oltre a inserire uno o più termini di ricerca nella funzione di ricerca, la scheda "Cerca" contiene ulteriori opzioni e opzioni di impostazione.

Microsoft Outlook ti offre la possibilità di cercare la tua struttura di cartelle e tutte le e-mail salvate secondo vari criteri.

Puoi, tra le altre cose:

• Cerca nella casella di posta corrente o globalmente in Outlook o
• Includi allegati nella ricerca.

L'attuale funzione di ricerca suggerisce i termini di ricerca, mostra chiaramente quali parole chiave hai già cercato e ti offre la possibilità di utilizzare gli strumenti di ricerca.

In sintesi, le funzioni "Ordina" e "Cerca" in Outlook offrono tutte le opzioni per archiviare in modo professionale le e-mail salvate in Outlook e, se necessario, ritrovarle utilizzando una ricerca istantanea secondo criteri.

Riepilogo: è facile configurare Outlook in modo specifico e orientato all'utente

Come programma di comunicazione, Microsoft Outlook è flessibile e adattabile. È possibile organizzare Outlook tramite l'uso di cartelle personali e un sistema di cartelle individuali. Le funzioni "Cerca" e "Ordina" consentono di archiviare le e-mail in modo orientato all'utente e di ritrovarle in base a criteri definiti.

Inoltre, è possibile visualizzare singolarmente le e-mail nell'area di lettura di Outlook e definire come devono essere visualizzate l'area di lettura e l'area delle cartelle nella scheda "Visualizza". Con poche impostazioni è possibile adattare Outlook alle proprie esigenze e lavorare efficacemente con il software di comunicazione.