Scansionare documenti: istruzioni e programmi gratuiti

Raggiungi facilmente il tuo obiettivo con queste istruzioni passo passo

Se hai documenti cartacei a casa che desideri proteggere digitalmente, puoi scansionarli. Anche in molti uffici ci sono ancora vecchi file e documenti che devono essere trasferiti nel mondo digitale. Con uno scanner è facile creare immagini digitali di documenti analogici. Anche le foto o le diapositive possono essere scansionate e l'archiviazione non avviene solo in scatole e album fotografici nel seminterrato. La scansione crea una stampa 2D del documento analogico, che può quindi essere modificata sul computer secondo necessità.

Scansionare documenti: ecco perché ha senso

Quando si esegue la scansione di un documento, ne viene creata una versione digitale che è possibile salvare sul computer. Grazie a una scansione, puoi:

• per eseguire il backup
• ordina per
• modificare
• duplicare
• Inviare

Il file creato dal documento scansionato riproduce inizialmente le informazioni contenute nel documento originale. È quindi possibile modificare il file come si desidera con il software di scansione appropriato. Che si tratti di regolazioni del colore o di unire diverse scansioni, sei tu a decidere se e come modificare la scansione.

Scanner: puoi scegliere tra queste 2 varianti

Per scansionare i documenti, hai bisogno di uno scanner. Ci sono due varianti tra cui puoi scegliere:

• Con uno scanner flat board hai un dispositivo compatto con il quale puoi scansionare formati DIN A4 e documenti di piccole dimensioni.
• Con un dispositivo multifunzione puoi non solo scansionare, ma anche stampare e copiare. In passato, molti dispositivi multifunzione avevano anche una funzione fax integrata, oggigiorno è più simile a WLAN o Bluetooth che è integrata nei dispositivi.

I dispositivi multifunzionali sono notevolmente più grandi degli scanner flat-board e vengono quindi utilizzati più frequentemente negli uffici o negli ambienti di lavoro. Se si dispone di un dispositivo multifunzione e si esegue la scansione e la stampa frequentemente, è meglio acquistarne uno con un alimentatore di documenti in modo da non dover caricare ogni foglio di carta singolarmente.

Scansione documenti: ecco come funziona

Per scansionare i documenti hai bisogno di un computer e uno scanner.

Collega lo scanner al computer.

Quindi posizionare il documento con il lato da acquisire rivolto verso il basso sulla lastra di vetro dello scanner acceso.

Quindi premi il pulsante "Scansione" e vedrai l'immagine del documento visualizzata sullo schermo del tuo computer dopo pochi secondi con un clic.

Salva il documento quando sei soddisfatto.

Se vuoi cambiare qualcosa, puoi ripetere la scansione dopo aver regolato le impostazioni.

Dopo la scansione, modifica il documento come preferisci utilizzando il software selezionato. Ad esempio, se lo hai scansionato ad angolo, puoi raddrizzarlo con un programma come Scantailor.

Salvalo non appena hai finito di modificarlo.

Con il software giusto, come iCopy, puoi anche stampare direttamente le tue scansioni se hai una stampante collegata al PC. Con programmi di posta elettronica come Microsoft Outlook, Thunderbird o Windows Mail è possibile inviare le scansioni direttamente come posta elettronica. Puoi digitalizzare e condividere immediatamente i documenti cartacei. Per inciso, la fornitura di Microsoft Outlook include anche ScanPST: puoi utilizzare questo programma per riparare la tua cartella personale in Outlook.

Consiglio

Assicurati di impostare lo scanner sulla risoluzione corretta prima di eseguire la scansione. In caso contrario, gli elementi di testo potrebbero apparire sfocati. Scegli una risoluzione di 300 dpi per i documenti di testo in bianco e nero. Se hai a che fare con testo su carta colorata, puoi anche regolare la luminosità della scansione verso l'alto - del 10 percento.

Più colori e grafica acquisisci, più grande sarà il file alla fine. Se desideri risparmiare spazio di archiviazione e velocizzare la scansione, puoi impostare le impostazioni del colore per la scansione in bianco e nero se i colori non sono così importanti per il tuo documento digitale.

Non è necessario scaricare alcun software aggiuntivo da Internet per eseguire la scansione. Ne hai bisogno solo se vuoi modificare il tuo documento digitale in un secondo momento. La maggior parte degli scanner viene fornita con un software associato che è possibile utilizzare per eseguire la scansione e configurare le impostazioni di base. In Windows 10, non è necessario alcun software per eseguire la scansione.

Scansione in Windows 10

1. Installare lo scanner prima di iniziare.

2. Aprire il menu di avvio in basso a sinistra e quindi immettere "Fax e scanner di Windows" nella funzione di ricerca.

3. Fare clic sul programma e quindi andare su "Nuova scansione".

4. In "Anteprima" puoi regolare l'area che desideri scansionare come desideri.

5. Ora puoi scegliere il formato in cui vuoi salvare la scansione. È anche possibile salvare la scansione come file PDF.

6. Dopo la scansione troverai i documenti scansionati nella cartella "Documenti" -> "Documenti scansionati"

7. Hai anche la possibilità di inoltrare il file ad altre persone come e-mail o fax durante la scansione.

   

Salva le tue scansioni in questo formato

Di norma, le scansioni vengono salvate in formato JPEG.webp o JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Il formato JPEG.webp è il formato più diffuso per salvare i file di immagine perché una scansione non è altro che un file di immagine. JPEG.webp funziona in base ai pixel e sia la compatibilità che l'usabilità sono elevate. Quasi tutti i programmi software possono anche aprire il formato JPEG.webp o convertire altri formati di file in JPEG.webp. Durante la scansione, tuttavia, potrebbe verificarsi una leggera perdita di qualità se il documento viene quindi salvato come JPEG.webp. In caso di anomalie gravi, tuttavia, queste possono essere generalmente compensate e rielaborate con il software.

Altri formati sono i formati PNG e TIFF. PNG è particolarmente adatto quando i file di immagine devono essere compressi. TIFF consente di convertire i file senza alcun deterioramento della qualità. I file in formato Tiff possono anche essere post-elaborati particolarmente bene con software di grafica.

Salva le scansioni come PDF con Adobe Acrobat

Per salvare una scansione come PDF, è necessario il riconoscimento del testo, noto anche come OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Questo riconoscimento ottico dei caratteri consente anche la ricerca di elementi di testo nelle immagini o nella grafica in modo che vengano convertiti e convertiti in file modificabili e ricercabili. I file di immagine in formato JPEG.webp non sono, ad esempio, in Windows 10 puoi scegliere di salvare la scansione come PDF direttamente durante la creazione della scansione. Se stai utilizzando il programma Adobe Acrobat, puoi salvare i file scansionati direttamente come file PDF. È quindi possibile eseguire la scansione del documento cartaceo con riconoscimento automatico del colore e salvarlo come PDF oppure impostare le proprie specifiche personali in "Scansione definita dall'utente".

Puoi scegliere tra queste impostazioni predefinite:

• Rilevamento automatico della modalità colore
• Documento a colori
• Documento in bianco e nero
• Documento in scala di grigi
• Foto a colori

Puoi anche scegliere se vuoi scansionare più file come file PDF contemporaneamente. È quindi possibile ottimizzare i PDF scansionati. Sfortunatamente, Adobe Acrobat non è gratuito se desideri utilizzarlo a lungo termine: una versione di prova è disponibile gratuitamente.

Top 5: questi programmi di scansione e stampa gratuiti sono consigliati

ABBYY Fine Reader

FineReader ti consente di scansionare, modificare scansioni e convertire le tue scansioni in documenti PDF. Puoi annotare i documenti e condividerli con altri, tenendo traccia delle modifiche apportate al tuo file. Le tue scansioni possono anche essere convertite in file Excel o Word.

Readiris Pro

Il software Readiris Pro è compatibile con Windows 7,8 e 10. Puoi convertire le tue scansioni in PDF, formato eBook ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF e molto altro. Non devi limitarti a documenti puramente testuali. Il software può anche leggere gli elementi di testo dalle immagini ed estrarre solo questi. Se si salvano le scansioni come PDF con Readiris Pro, è anche possibile utilizzare il software per unire, comprimere e organizzare successivamente i file PDF.

PaperScan

Con PaperScan puoi scansionare documenti, disegni e foto. Puoi ruotare, spostare, specchiare o rimuovere le scansioni come desideri. Con la semplice pressione di un pulsante è inoltre possibile eseguire riparazioni sui file, come la regolazione di crepe o fori presenti sulla dima analogica. Puoi anche regolare i colori come preferisci e il tuo documento può anche essere convertito in scala di grigi o in bianco e nero. Puoi anche scegliere tra molti filtri. È possibile selezionare i seguenti formati:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NIP 2

NAPS 2 sta per "Not Another PDF Scanner" ed è uno strumento semplice per la scansione di documenti e immagini. Lo scanner non deve essere installato separatamente tramite un driver, ma viene riconosciuto automaticamente dal programma. È possibile modificare le scansioni prima della scansione, ad esempio specificando la sezione dell'immagine. Grazie al riconoscimento automatico del testo, puoi copiare rapidamente il testo dai documenti. Puoi salvare le tue scansioni nei soliti formati JPG.webp, PNG, TIFF e ovviamente PDF.

VueScan Free Edition

VueScan Free Edition supporta oltre 1.850 scanner. Con il software gratuito puoi scansionare non solo documenti, ma anche immagini e filmati. Puoi scegliere tra diversi livelli di qualità per digitalizzare al meglio i tuoi modelli. Puoi anche ritagliare le tue scansioni in anticipo, regolare i colori e scegliere varie opzioni di filtro.

Consiglio:

I documenti possono essere scansionati anche con uno smartphone. Con app come Adobe Scan o CamScanner puoi facilmente scattare foto di documenti utilizzando la fotocamera del tuo smartphone. Adobe Scan consente persino il riconoscimento del testo con l'OCR. Dopo il processo di scansione, puoi salvare l'immagine sul tuo smartphone, inviarla o caricarla in un cloud.

Conclusione: scansiona i documenti e modificali come desideri

Se vuoi digitalizzare documenti cartacei, non puoi evitare di scansionarli. Questo può essere fatto usando uno smartphone, ma uno scanner è migliore e ha più opzioni. A seconda di quanto scansioni, stampi e copi, acquisti solo uno scanner piano o un dispositivo multifunzione. Con Windows 10, non hai più bisogno di alcun software aggiuntivo per scansionare i tuoi documenti. Se desideri modificare, convertire, tagliare o unire le tue scansioni, hai bisogno di un programma aggiuntivo come VueScan o Readiris Pro. A seconda del sistema operativo, potrebbe essere necessario anche un software aggiuntivo per convertire le scansioni in un file PDF. Assicurati che questo includa anche il riconoscimento ottico del testo (OCR) in modo che le tue scansioni siano modificabili e ricercabili.