La gestione degli elenchi di indirizzi sul computer è pratica. A volte, però, è anche vantaggioso avere a portata di mano una rubrica stampata. I diversi approcci non devono necessariamente escludersi a vicenda.
Usa semplicemente Word per mettere i tuoi indirizzi su carta, indipendentemente dal fatto che tu li abbia salvati in Outlook, Excel o un'altra fonte di dati.
Tutto quello che devi fare è usare la funzione di stampa unione e compilare una "directory" o un "catalogo". Poiché i comandi di stampa unione di ogni versione di Word sono molto diversi, ecco solo le procedure di base:
- Crea un nuovo documento Word e avvia la funzione di stampa unione:
In Word 2010, 2007 AVVIO STAMPA MAILINGS-SERIE-START STAMPA SERIE,
in Word 2003, 2002 / XP tramite EXTRA-LETTERE E MAILING-CREAZIONE LETTERE SERIALI o ASSISTENTE STAMPA SERIALE
oppure in Word 2000 con STAMPA SERIE EXTRA. - È ora importante dichiarare il documento corrente come "directory" o "catalogo":
In Word 2010, 2007 selezionare l'opzione DIRECTORY nel menu del pulsante AVVIA STAMPA CONTINUA,
in Word 2003, 2002 / XP attivare l'opzione DIRECTORY nell'area task STAMPA SERIE
e in Word 2000 selezionare CREA CATALOG nel gestore della stampa unione. - Procedi quindi come con un normale documento di stampa unione collegando un'origine dati (file Excel, rubrica di Outlook, ecc.) e quindi inserendo i campi di stampa unione che andranno a comporre le voci per la tua rubrica stampata.
La particolarità di una directory/catalogo è che Word non inizia una nuova pagina per ogni record nell'origine dati. Invece, tutti i record di dati vengono emessi direttamente uno sotto l'altro - proprio quello che serve per la tua rubrica stampata. Ma tienilo a mente quando organizzi i campi di stampa unione nel documento di Word.
È inoltre necessario aggiungere un paragrafo vuoto sotto l'ultimo campo di stampa unione in modo che ci sia spazio tra ogni record.
È anche utile ordinare i record per cognome:
In Word 2010, 2007 selezionare MAILING-STAMPA CONTINUA-MODIFICA ELENCO DESTINATARI e fare clic su ORDINA nella finestra di dialogo che appare. È quindi possibile selezionare il campo del nome come primo criterio di ordinamento.
In Word 2003, 2002/XP, vai al "Passaggio 5 di 6" nel riquadro attività Stampa unione, dove fai clic su MODIFICA ELENCO RICEVITORI. Quindi fare clic sull'intestazione della colonna del campo del nome in base al quale si desidera ordinare.
In Word 2000, aprire SERIES PRINT MANAGER per l'ordinamento facendo clic sul pulsante RICHIESTA OPZIONI. Nella finestra di dialogo successiva, passare alla scheda ORDINA RECORD per specificare il campo del nome appropriato come chiave di ordinamento. (pbk)