Se utilizzi Excel 2007 o versioni successive, è molto facile salvare una tabella come file PDF. Oltre a molti altri formati di file, il PDF viene offerto come formato di archiviazione. Per fare ciò, procedere come segue:
Richiamare il menu "File" (Excel 2010) o il comando "Salva con nome" utilizzando il pulsante Office (Excel 2007). Nella finestra di dialogo seguente, aprire la casella di riepilogo "Tipo di file". Seleziona il formato "PDF (* .pdf)" dall'elenco dei formati di file disponibili con un clic del mouse. La figura seguente mostra l'aspetto della finestra di dialogo:
Immettere un nome file per il documento PDF in questa finestra di dialogo. Viene fornito il nome della tabella Excel, ma è anche possibile sceglierne uno diverso.
Excel offre due opzioni di ottimizzazione per il salvataggio come file PDF. Le opzioni consentono di ottimizzare il file su "Standard (pubblicazioni online e stampa)" o "Dimensione minima (pubblicazioni online)". Seleziona l'opzione che desideri.
Se vuoi salvare solo una parte della cartella di lavoro come file PDF quando salvi, fai clic su "Opzioni". Quindi è possibile utilizzare il blocco "Pubblica cosa" per selezionare "(l'intervallo di celle selezionato)", "Foglio/i attivo/i", "Intera cartella di lavoro" o "La tabella" (si applica solo se si utilizza il cursore in un'area formattato come tabella) può essere salvato come PDF.
Se selezioni la casella di controllo "Ignora aree di stampa", tutte le aree di stampa che hai creato in Excel verranno ignorate quando viene creato il file PDF.
Le informazioni interne del file Excel come autore, data di salvataggio e commenti non devono essere salvate nel file PDF se questo file viene utilizzato anche al di fuori dell'azienda. Disattivare quindi la casella di controllo "Proprietà documento" nell'area "Includi informazioni non stampabili" della finestra di dialogo "Opzioni".
Dopo aver effettuato tutte le impostazioni, fare clic su "OK" nella finestra di dialogo. Excel crea quindi il file PDF e lo memorizza nella posizione di archiviazione selezionata.