Un responsabile della protezione dei dati è una persona nominata da un'azienda per monitorare il rispetto della protezione dei dati all'interno dell'azienda. L'area di responsabilità copre tutti i dati personali.
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Cosa fa esattamente il responsabile della protezione dei dati?
Il responsabile della protezione dei dati garantisce che solo le persone munite di apposita autorizzazione possano accedere alle informazioni a loro destinate. Per fare ciò, i sistemi software utilizzati devono essere adeguati alle normative sulla protezione dei dati e configurati correttamente. Ciò richiede spesso uno scambio professionale con il responsabile della sicurezza IT o l'amministratore di rete, motivo per cui lo stesso responsabile della protezione dei dati non è autorizzato a ricoprire nessuna di queste posizioni in modo che non sorgano conflitti di interesse.
Un altro punto focale dell'attività è la consulenza alla direzione su tutte le questioni relative alla protezione dei dati. Per cui può solo dare suggerimenti e non è autorizzato a dare istruzioni alla direzione. Il responsabile della protezione dei dati tiene un registro con tutte le procedure di trattamento dei dati personali. Pertanto, è anche il referente diretto per le persone esterne quando si tratta di protezione dei dati personali sul sito web aziendale. Nella dichiarazione sulla protezione dei dati sul sito web aziendale, presta attenzione alla completezza delle informazioni sui dati raccolti. Il tipo e lo scopo della raccolta dei dati, l'area di applicazione a cui si riferisce la dichiarazione sulla protezione dei dati, nonché quali dati vengono registrati in che misura e cosa accade a questi dati sono informazioni obbligatorie. In qualità di responsabile delle domande relative al contenuto della dichiarazione sulla protezione dei dati e al trattamento dei dati personali meritevoli di protezione, è tenuto a fornire il proprio nome e un'opzione di contatto per le domande.
È anche a disposizione dei dipendenti dell'azienda in qualsiasi momento in caso di domande o problemi relativi alla protezione dei dati. Inoltre, è suo compito informare regolarmente i dipendenti sulla protezione dei dati e svolgere di volta in volta corsi di formazione in materia di protezione dei dati.
Chi ha bisogno di un responsabile della protezione dei dati?
È necessario un responsabile della protezione dei dati per la raccolta di dati personali relativa all'attività. © Rawpixel.com, Fotolia.com
Secondo la legge federale sulla protezione dei dati (BDSG §4), ogni azienda che elabora automaticamente i dati personali è obbligata a nominare un responsabile della protezione dei dati. Questo deve essere fatto entro e non oltre un mese dall'inizio del lavoro. Se la nomina non viene effettuata o se viene nominato un responsabile della protezione dei dati che non soddisfa i requisiti per la posizione, è prevista una corrispondente sanzione.
La nomina di un responsabile della protezione dei dati è
- indipendentemente dal numero di dipendenti, se questi, in qualità di organismo responsabile, raccolgono, elaborano o utilizzano dati personali su base aziendale
- indipendentemente dal numero dei dipendenti, se questi, in qualità di responsabile, effettuano trattamenti automatizzati di dati soggetti a controllo preventivo
Altrimenti l'ordine è richiesto se
- Almeno dieci dipendenti, in qualità di organismo responsabile, si occupano costantemente della raccolta automatizzata dei dati, dell'elaborazione dei dati o dell'uso dei dati
- almeno venti dipendenti si occupano della raccolta dati, dell'elaborazione o dell'utilizzo dei dati non automatici
Per chiarire quali sono i dati personali, il BDSG spiega il § 3:
- I dati personali sono dettagli individuali su circostanze personali o di fatto di una specifica persona fisica o interessata
- Il trattamento automatizzato è la raccolta, l'elaborazione o l'uso di dati personali mediante sistemi di elaborazione dei dati
- Per trattamento non automatizzato si intende qualsiasi raccolta non automatizzata di dati personali che è strutturata in modo analogo e può essere valutata in base a determinate caratteristiche
- La raccolta di dati è la raccolta di dati sulla persona interessata
- Il trattamento dei dati è il salvataggio, la modifica, il trasferimento, il blocco e la cancellazione dei dati personali
- L'uso dei dati è l'uso dei dati personali, a meno che non si tratti di trattamento dei dati
Chi può diventare un responsabile della protezione dei dati?
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Come requisito fondamentale per essere considerato un responsabile della protezione dei dati, devono essere disponibili adeguate conoscenze specialistiche. Ciò significa che la conoscenza delle attuali norme e linee guida sulla protezione dei dati deve essere conosciuta e utilizzata in modo sicuro. Devono inoltre essere disponibili conoscenze informatiche fondate e conoscenze giuridiche e organizzative di base. Il futuro responsabile della protezione dei dati deve essere in grado di comprendere i sistemi di elaborazione dei dati utilizzati per proporre e valutare misure per proteggere i dati.
Come ulteriore requisito fondamentale, il responsabile della protezione dei dati nominato deve essere affidabile. Ciò significa anche che può svolgere il suo compito libero da conflitti di coscienza e di interessi. Ci sono posizioni nell'azienda in cui il compito di protezione dei dati si scontra con gli interessi di altri campi di attività. In azienda sono presenti i seguenti funzionari non idoneo per l'attività di responsabile della protezione dei dati:
- responsabile del personale
- Capo del Dipartimento
- gestione IT
- Amministratori
- Avvocato aziendale
In sostanza, esiste un conflitto di interessi per tutte le persone che, in qualità di responsabili della protezione dei dati, dovrebbero controllarsi. Chiunque sia in grado di dimostrare i requisiti di base per il know-how tecnico e l'affidabilità è quindi generalmente idoneo a essere nominato responsabile della protezione dei dati.
Come si diventa un responsabile della protezione dei dati?
Per diventare un responsabile della protezione dei dati, devono prima essere soddisfatti i prerequisiti per la posizione. La conoscenza tecnica corrispondente deve essere disponibile e deve essere possibile applicarla, così come l'affidabilità deve essere dimostrata. Per i responsabili interni della protezione dei dati, è consigliabile acquisire una conoscenza specialistica degli attuali requisiti per la protezione dei dati attraverso seminari sulla protezione dei dati prima di lavorare come responsabile della protezione dei dati.
Per diventare un responsabile della protezione dei dati, la rispettiva azienda deve ordinarne uno per iscritto. È completamente indipendente se il futuro responsabile della protezione dei dati appartiene all'azienda o agisce come persona esterna. Affinché la nomina al responsabile della protezione dei dati sia legale, il processo deve essere svolto in modo molto formale secondo regole specificate. È necessario osservare i seguenti punti (fonte: https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/betrieblicher-datenschutzbeauftragter-wie-erhaben-die-bestellung/)
- L'ordine deve essere fatto per iscritto
- Il documento d'ordine deve essere firmato dal responsabile della protezione dei dati e dall'azienda
- L'ordine deve essere effettuato indipendentemente e separatamente da un eventuale contratto di lavoro dipendente
- Deve essere disponibile una descrizione del lavoro
- Deve sussistere l'obbligo da parte dell'azienda di fornire al responsabile della protezione dei dati un supporto personale e materiale nel suo lavoro
Quali sono gli obblighi del responsabile della protezione dei dati?
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È dovere del responsabile della protezione dei dati controllare che la protezione dei dati sia osservata e rispettata all'interno dell'azienda. Sottolinea carenze e comportamenti scorretti e sviluppa strategie per migliorare la conformità alla protezione dei dati. È disponibile in qualsiasi momento come persona di contatto per la direzione e per i dipendenti con domande e problemi relativi alla protezione dei dati. Il responsabile della protezione dei dati è tenuto a mantenere il segreto sull'identità dell'interessato o sulle informazioni che possono portare all'identificazione dell'interessato, salvo che non sia esonerato dall'obbligo di riservatezza. Presso le aziende con un sito web aziendale, è anche a disposizione di persone esterne con domande sul trattamento interno dei dati personali.
Una volta all'anno, il responsabile della protezione dei dati prepara un rapporto sulla protezione dei dati in cui vengono elencati e presentati in modo più dettagliato gli incidenti relativi alla protezione dei dati. Allo stesso modo le conseguenti misure necessarie che sono necessarie per una migliore protezione.
Responsabile della protezione dei dati interno o esterno?
Con l'entrata in vigore del Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati prevista per il 2022-2023, ci sarà un quadro giuridico uniforme per la certificazione dei sigilli di qualità quando si utilizzano gli audit sulla protezione dei dati. © dizain, Fotolia.com
È possibile nominare un proprio dipendente come responsabile interno della protezione dei dati o in alternativa scegliere un fornitore di servizi esterno. Quale soluzione è la scelta migliore per quale azienda dipende dalle tue preferenze.
I vantaggi di un responsabile interno della protezione dei dati sono:
- buona conoscenza della struttura e dei processi aziendali
- disponibilità costante
Gli svantaggi di un responsabile interno della protezione dei dati sono:
- maggiori costi per la formazione
- l'attività principale risente temporaneamente dell'attività di responsabile della protezione dei dati
- se sussistono conflitti di interesse o se manca il presupposto per essere un responsabile della protezione dei dati, si considera non nominato
- Protezione estesa contro il licenziamento, la protezione contro il licenziamento continua per un anno dopo il licenziamento della posizione di responsabile della protezione dei dati
I vantaggi di un responsabile esterno della protezione dei dati sono:
- nessun conflitto di interesse o collisione con altri compiti operativi
- nessun tempo di inattività per i propri dipendenti, ad esempio attraverso la formazione
- migliore protezione in materia di responsabilità
- sono possibili periodi di preavviso regolari
Gli svantaggi di un responsabile esterno della protezione dei dati sono:
- Familiarizzazione con le strutture interne e i processi richiesti
Per le aziende più grandi, l'accesso a un responsabile della protezione dei dati esterno è generalmente più economico e comporta meno rischi. Per le aziende più piccole che generano solo piccole quantità di dati personali, la scelta di un responsabile interno della protezione dei dati può essere sufficiente.
Quanto guadagni come responsabile della protezione dei dati?
Lo stipendio del responsabile della protezione dei dati dipende essenzialmente dal settore, dalle dimensioni dell'azienda e dall'area di responsabilità del responsabile della protezione dei dati. Più grande è l'area di responsabilità e più complesse le strutture, più ci si può aspettare come stipendio. C'è anche una differenza tra un responsabile della protezione dei dati a tempo pieno e un vice responsabile della protezione dei dati. I database degli stipendi pubblici mostrano stipendi compresi tra 2.000 e 6.500 euro al mese.
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