Se pensi all'archiviazione cloud e alle soluzioni per l'archiviazione esterna dei dati e il backup dei dati, la maggior parte degli utenti pensa prima a prodotti come OneDrive, Google Drive o iCloud. La società americana Box e Box Cloud sono per lo più sconosciute agli utenti privati in Germania. Perché il Box Cloud, con la sua gamma di funzioni, è un'interessante alternativa alle solite soluzioni cloud, soprattutto per le aziende.
Box non è tanto un classico cloud storage, ma un software ECM le cui caratteristiche e funzioni principali includono un cloud storage sicuro chiamato Box Cloud.
Cosa distingue il software ECM da un cloud?
ECM è l'abbreviazione del termine inglese Enterprise Content Management. Il software ECM viene utilizzato per creare, organizzare, archiviare e distribuire contenuti. Il software ECM può essere utilizzato anche per automatizzare i processi e semplificare i flussi di informazioni tra diversi reparti e unità organizzative.
I vantaggi del software ECM sono molteplici. Il software ECM può aiutare le aziende a ridurre i costi digitalizzando e automatizzando i contenuti. Può anche aiutare ad aumentare l'efficienza ed eliminare le inefficienze nei flussi di lavoro. I prodotti software ECM come Box possono aiutare le aziende a gestire meglio i propri dati e ridurre al minimo i rischi per la sicurezza.
Il software ECM è spesso utilizzato dalle grandi aziende per gestire contenuti e processi in modo professionale e digitale.Ad esempio, la compagnia di assicurazioni svizzera Zurich, DEKA-Immobilien dalla Germania o MED EL, un produttore di elettromedicali con sede anche in Germania, così come molte altre società ben note lavorano con Box. Secondo Box, più di 100.000 aziende in tutto il mondo si affidano a Box e Box Cloud. Il software ECM può essere utilizzato anche da piccole e medie imprese o utenti privati. Il software ECM è una soluzione flessibile e personalizzabile che soddisfa le esigenze di qualsiasi utente aziendale o domestico.
A differenza del tipico cloud storage, il software ECM come Box offre una soluzione software completa per il backup dei dati, la collaborazione in rete e flussi di lavoro semplificati, attività che le tipiche soluzioni di cloud storage da sole non possono eseguire.
Quali sono i vantaggi di Box Cloud?
The Box Cloud è una nuvola di contenuti. In pratica, ciò significa che non funziona solo come archivio dati e per il backup dei dati, ma si concentra anche sulla collaborazione sui documenti aziendali.Questo innovativo approccio al contenuto, in cui l'attenzione è rivolta al contenuto e non ai documenti (file), è di particolare interesse per le aziende attive a livello globale.
Indipendentemente dal fatto che si tratti di informazioni di marketing su prodotti, contratti di acquisto, documenti contrattuali del dipartimento delle risorse umane o immagini e video, tutti questi documenti sono estremamente rilevanti per un'organizzazione aziendale. Soprattutto quando diverse divisioni in paesi diversi lavorano con gli stessi prodotti e servizi, è fondamentale che lo stesso contenuto sia disponibile per tutte le aree. Questo non è solo importante a causa di un'identità aziendale uniforme, ma consente anche di risparmiare sui costi che ne derivano. Box Cloud garantisce la disponibilità di un archivio dati centrale, digitale e sicuro per l'intero gruppo di aziende.
Box Cloud è progettato anche per l'intero ciclo di fruizione dei contenuti. Ciò significa che ogni file rimane sulla piattaforma e può essere modificato e utilizzato congiuntamente, dall'archiviazione iniziale e rilascio dei dati alla firma elettronica e alla classificazione.
In qualità di cloud di contenuti, il software ECM come Box with the Box Cloud contribuisce in modo decisivo a garantire che i processi rimangano snelli, che le informazioni di ogni divisione siano disponibili e che i dati aziendali sensibili siano protetti in ogni momento.
Quali sono i 3 valori aggiunti più importanti del Box Cloud?
Come applicazione software ECM, Box può aiutare varie divisioni aziendali a lavorare in modo efficiente e collaborativo. Soprattutto, i seguenti quattro valori aggiunti parlano dell'utilizzo di Box in azienda o per uso privato, cosa possibile anche con Box Cloud:
1. Sicurezza, conformità e archiviazione regionale
In ogni azienda c'è una grande quantità di dati che devono essere protetti. Sia le informazioni personali del reparto risorse umane che i dati sui prodotti del reparto sviluppo o vendite devono essere protetti da accessi non autorizzati.Inoltre, le aziende sono obbligate a rispettare i requisiti di conformità e le norme sulla protezione dei dati nel rispettivo paese di utilizzo. Per la Germania, ciò significa, tra l' altro, rispettare i requisiti del Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati (GDPR).
Box Cloud impressiona in questo settore con un'architettura di sicurezza professionale, controlli degli accessi che utilizzano l'intelligenza artificiale per rilevare carenze di sicurezza e una governance nativa del cloud che evita conflitti legali.
I controlli di sicurezza Zero Trust integrati mirano a garantire che ogni utente possa essere identificato in modo univoco prima di recuperare i dati dal cloud. Inoltre, Box Cloud è certificato FIPS 140-2. Utilizzato dal governo degli Stati Uniti per i moduli crittografici, questo standard di sicurezza definisce i requisiti per i moduli che eseguono funzioni crittografiche, inclusi i moduli che generano, utilizzano o archiviano chiavi.Questi devono avere meccanismi hardware e software a prova di manomissione per impedire l'accesso non autorizzato alle chiavi e ad altri dati sensibili.
Inoltre, ogni file memorizzato nel Box Cloud è dotato di crittografia AES a 256 bit sia a riposo che durante la trasmissione. La funzione Box Shields può anche rilevare e correggere fughe di dati e falle di sicurezza in tempo reale.
Importante: Box offre ai propri clienti la possibilità di archiviare tutti i dati a livello regionale nel Box Cloud. Questa opzione consente di archiviare i dati degli utenti tedeschi su server europei in modo sicuro e conforme alla legge e in conformità con i requisiti del GDPR. La funzione Box Zones, che rende possibile l'archiviazione regionale, offre ai clienti tedeschi ed europei il massimo livello possibile di protezione dei dati.
2. Cooperazione nelle strutture di squadra
Nelle grandi aziende, è normale che i reparti lavorino insieme a livello internazionale.Con Box Cloud, i team possono lavorare insieme ovunque e indipendentemente dall'hardware, dai sistemi operativi o dal software nel cloud. Ciò è reso possibile dalla perfetta integrazione di app aziendali come Microsoft 365, Google Workspace, Teams o Zoom.
L'integrazione di app e la visualizzazione di file nell'ambiente di lavoro di Box Cloud è intuitiva e innovativa per i suoi utenti. Oltre alla possibilità di accedere a Box Cloud via Web tramite il browser Web, sono disponibili anche app per i comuni sistemi operativi mobili. La funzione Box Drive assicura che un'unità virtuale possa essere integrata sul computer desktop tramite il protocollo WebDAV, in cui il contenuto può anche essere salvato e condiviso.
3. Flussi di lavoro e firme elettroniche
I tempi in cui i dipendenti condividevano i documenti contrattuali o altri documenti importanti tra loro in formato cartaceo sono ormai lontani.Oggi le aziende lavorano con flussi di lavoro digitali, in cui un contratto importante, ad esempio, può essere visualizzato, modificato, classificato e approvato online dalla creazione all'approvazione.
Gli strumenti per l'automazione del flusso di lavoro offrono la massima fruibilità e comodità e aiutano ad accelerare i processi di approvazione nelle aziende. La funzione "Box Sign" offre inoltre agli utenti la possibilità di incorporare firme elettroniche in documenti digitali e firmarli digitalmente. È possibile inviare la firma digitale da Box o in alternativa da altre app aziendali come Salesforce o Microsoft 365 se connesse a Box Cloud.
Il Box Cloud vale anche per gli utenti privati?
Con Box Cloud, gli utenti aziendali hanno accesso a un'ampia gamma di funzioni per lavorare insieme in modo efficace e utilizzare Box non solo come archivio o backup dei dati, ma anche come cloud di contenuti professionale.
Allo stesso tempo, Box Cloud è interessante anche per gli utenti privati, anche se i singoli utenti non possono utilizzare nel dettaglio le varie opzioni e funzioni di Box.
Per i privati, Box offre un'interessante alternativa alle tradizionali soluzioni cloud di Microsoft, Google o Apple con la tariffa gratuita per utente singolo. Con 10 GB di spazio di archiviazione gratuito e un caricamento massimo di 250 MB per file, il servizio cloud offre una buona gamma di funzioni per gli utenti privati che desiderano eseguire il backup di file o immagini di Office.
Box è limitato nelle versioni del file, poiché viene salvata solo la versione del file corrente. L'accesso al Box Cloud gratuito può essere sia mobile che fisso. L'integrazione di Microsoft 365 e Google Workspace è inclusa anche nella versione gratuita, in modo che Box Cloud sia comunque adatto anche per utenti privati.
Se hai bisogno di più spazio di archiviazione come utente privato, puoi ottenere fino a 100 GB di spazio di archiviazione e l'opzione di caricare file fino a 5 GB nel piano Personal Pro. Con un abbonamento annuale, gli utenti di Box Cloud pagano 9 euro al mese per l'upgrade.
Quanto costa Box Cloud per le aziende?
Box Cloud offre a grandi aziende, aziende di medie dimensioni e team di piccole imprese offerte individuali per ogni esigenza. Con il piano annuale Business Starter, che deve includere almeno 3 utenti, i team hanno accesso fino a 100 GB di storage e all'innovativa interfaccia utente Box Cloud che garantisce la migliore usabilità. Un team con 3 utenti paga 13,50 euro al mese per l'accesso al cloud Box nella tariffa Box più piccola.
Le tariffe aziendali, che costano 13,50 euro al mese per il pacchetto economico, contengono funzioni aggiuntive che vanno oltre il puro cloud computing. Box Sign per le firme digitali, Box Relay per l'automazione dei flussi di lavoro, filtri di ricerca professionali e molte altre funzioni di sicurezza sono disponibili per tutti gli utenti, a seconda del pacchetto.
In sintesi, quali sono i vantaggi di Box come provider cloud?
Box come software ECM professionale è un'opzione interessante nel complesso ed è più di un semplice archivio dati o uno strumento di backup dei dati. Una caratteristica importante è la possibilità di accedere ai file nel Box Cloud da qualsiasi dispositivo dotato di connessione internet.
Ciò significa che gli utenti possono lavorare su documenti o visualizzare file dal proprio account Box, indipendentemente da dove si trovino. Inoltre, Box offre un elevato livello di sicurezza con più livelli di protezione e, a seconda del pacchetto, diverse funzioni e strumenti nei settori della sicurezza e della collaborazione. Un importante valore aggiunto di Box è la possibilità di integrare una serie di popolari applicazioni di produttività nel cloud dei contenuti, in modo che i team possano lavorare in modo efficiente, professionale e con il minor spreco possibile.