Utilizzo di Microsoft Outlook: suggerimenti e impostazioni

Con queste guide diventerai un professionista di Outlook

Acquistare Outlook come parte del pacchetto Office o come versione singola è il primo passo per comunicare in modo professionale via e-mail, creare attività o gestire appuntamenti. Saper utilizzare Outlook in modo corretto e intuitivo è più importante dell'installazione iniziale.

Le possibilità di Outlook sono diverse e consentono agli utenti di comunicare in modo professionale. L'integrazione di Microsoft PowerPoint, Excel o Word comporta un notevole valore aggiunto per gli utenti di Microsoft Office. Inoltre, ci sono importanti funzioni che consentono agli utenti di comunicare in modo rapido, efficiente e con un alto livello di competenza con Microsoft Outlook. Per poter utilizzare Outlook in modo professionale, ha senso familiarizzare con istruzioni scritte e manuali digitalizzati che spiegano le basi di Outlook e le funzioni interne.

Tutorial video in Outlook: come ottenere il massimo da Outlook

Trova e ordina messaggi, appuntamenti ed elementi

Microsoft Outlook semplifica sostanzialmente l'utilizzo del software da parte degli utenti. Oltre alla struttura del menu autoesplicativa, gli utenti troveranno istruzioni integrate nel programma e una chiara funzione di aiuto che può essere selezionata tramite una voce di menu separata. Questo può essere richiamato in qualsiasi momento tramite la voce di menu "Aiuto" nella barra dei menu.

Nonostante queste strutture user-friendly, alcune funzioni sono nascoste, sconosciute ai nuovi utenti o non riconoscibili come essenziali a prima vista.

Un aiuto essenziale oltre alla pagina di aiuto, corsi di formazione e tutorial è la funzione di ricerca integrata in Outlook, che puoi sempre trovare come campo fisso sopra la barra dei menu:

La ricerca in Outlook è comoda e consente agli utenti di impostare parametri di ricerca individuali. È possibile, ad esempio, cercare termini specifici, eseguire ricerche in più cartelle, eseguire ricerche in cartelle di archivio o scansionare contemporaneamente una firma e-mail per i termini di ricerca o visualizzare opzioni di ricerca avanzate.

Mentre la ricerca avanzata può essere trovata in modo prominente nell'area del menu in alto nella versione corrente di Outlook, ad esempio nelle versioni precedenti era nascosta. Se non conoscevi la combinazione di tasti CTRL + MAIUSC + F, era difficile controllare la ricerca avanzata. Puoi facilmente adattare la ricerca istantanea in Outlook 2010 e tutte le versioni successive alle tue esigenze personali.

Suggerimento importante per gli utenti di Outlook 2007 e 2010

Non riesci a trovare email importanti nonostante la funzione di ricerca sia attiva? In questo caso è necessario riavviare l'indicizzazione di Outlook. Ciò è particolarmente vero per le versioni di Outlook 2007 e 2010, poiché entrambi i programmi utilizzano l'indice di ricerca di Windows per le ricerche. Se questo indice di ricerca è danneggiato, la ricerca non funzionerà più correttamente. Dopo la reindicizzazione, il sistema troverà tutti i messaggi di posta elettronica come al solito.

Gli utenti dovrebbero anche prestare estrema attenzione all'eliminazione di elementi direttamente dalla cartella di ricerca in Outlook. Poiché le cartelle di ricerca sono esclusivamente cartelle virtuali collegate alle cartelle fisiche, ogni eliminazione nella cartella di ricerca attiva un'eliminazione "reale". In questo modo, elimini deliberatamente elementi da Outlook.

Utilizzo della funzione di ordinamento di Outlook: suggerimenti e trucchi

Ogni utente di Outlook lo sa: se dimentichi di continuare a leggere e ordinare i messaggi in arrivo in Outlook, perdi rapidamente traccia delle cose. Per affrontare questa sfida, bisogna soprattutto conoscere e utilizzare le opzioni di ordinamento in Outlook. Ad esempio, puoi definire macro e regole nella posta in arrivo per ordinare e organizzare correttamente le newsletter in arrivo.

La funzione di memorizzare i messaggi inviati in un'apposita cartella cliente invece che generalmente nella cartella “Posta inviata” è entusiasmante e particolarmente utile in un ambiente professionale. La funzione di smistamento automatico consente di risparmiare tempo e mostra chiaramente tutti i messaggi inviati a un cliente in una cartella. Nella rubrica hai anche la possibilità di ordinare per cognome o altri criteri per te importanti.

Chiunque gestisca più account di posta elettronica con Microsoft Outlook apprezza la possibilità di ordinare le e-mail ricevute in Outlook in base all'account a cui è stata inviata l'e-mail. Questa utile funzione è stata introdotta con Outlook 2003 e aiuta a presentare i messaggi in arrivo in modo più chiaro. È anche possibile visualizzare tutti i messaggi di un mittente.

La funzione di visualizzare le e-mail correlate ordinate in un albero di discussione è estremamente pratica. Questo tipo di disposizione offre una panoramica di tutti i messaggi e del loro contenuto, in particolare per progetti lunghi con un numero elevato di e-mail.

In sintesi, la funzione di ordinamento in Outlook completa i numerosi vantaggi del software. Grazie all'ordinamento e alle funzioni di ricerca estese e strutturate in modo logico, l'utente mantiene una panoramica. Le tue e-mail, attività, elementi e appuntamenti, nonché la tua casella di posta, sono sempre ordinate.

Come utilizzare Outlook: inviare e-mail in modo professionale

L'invio e la ricezione di e-mail fa parte della routine quotidiana per la maggior parte degli utenti di Outlook. È anche interessante che tu possa regolare in modo flessibile le visualizzazioni in Outlook. Ad esempio, è possibile visualizzare solo i messaggi non letti per non perdere nessuna nuova email in qualsiasi momento. Funziona con uno o più account di posta elettronica. Non importa se utilizzi diversi tipi di account e caselle di posta diverse, come IMAP ed Exchange, in Outlook.

Nello stesso passaggio, hai anche la possibilità di contrassegnare i tuoi messaggi con colori diversi per il follow-up. I contrassegni con bandiere di colore diverso possono essere contrassegnati con un segno di spunta "fatto" in qualsiasi momento. In questo modo, puoi vedere visivamente a colpo d'occhio quali messaggi devono ancora essere elaborati per il follow-up.

Gestisci con competenza le email lette e non lette

È anche pratico effettuare impostazioni specifiche e, ad esempio, visualizzare solo i messaggi degli ultimi 7 giorni o principalmente le e-mail con allegati. Se vuoi anche sapere quanti messaggi ci sono in una cartella, puoi visualizzarlo con alcune modifiche nelle impostazioni di Outlook.

È inoltre possibile inserire in qualsiasi cartella copie di messaggi di posta elettronica importanti inviati. Una volta lette le nuove e-mail, è possibile contrassegnare diversi messaggi o intere cartelle e visualizzarli come letti o non letti nella loro interezza. Puoi altrettanto facilmente ripristinare le singole email lette al loro stato originale e farle evidenziare come non lette. Se desideri eliminare i messaggi non letti, ad esempio nella cartella spam, funziona con combinazioni di tasti intuitive.

Problemi di sincronizzazione e connessione Internet insufficiente

Se sono presenti problemi di sincronizzazione nelle versioni precedenti di Outlook, i singoli messaggi potrebbero essere memorizzati nella cache nella cartella Conflitti. Ha senso visualizzare questa cartella a intervalli regolari. Hai una ricezione WiFi inadeguata o problemi con la connessione cellulare e non riesci a recuperare sufficientemente le e-mail in Outlook. In questo caso, puoi in alternativa leggere e scrivere i tuoi messaggi offline. Dopo aver elaborato tutte le tue e-mail, vai online e invia i tuoi messaggi. Questa impostazione può essere interessante anche per viaggi di lavoro al di fuori dell'Europa se l'accesso a Internet è costoso.

Consiglio pratico:

Se vuoi ingrandire le tue e-mail per la lettura, puoi farlo con una scorciatoia da tastiera. In alternativa, troverai un cursore in basso a destra nella finestra principale di Outlook che puoi utilizzare per regolare il fattore di zoom con il mouse.

Funzioni generali di Outlook e opzioni di ottimizzazione essenziali

Una funzione essenziale in Outlook per trovare facilmente e-mail, appuntamenti o attività è la funzione di ricerca integrata menzionata nella parte precedente. Nella versione corrente di Outlook puoi facilmente utilizzare il campo di ricerca sopra la barra dei menu per le ricerche full-text. Le scorciatoie da tastiera e i limiti di ricerca rendono la ricerca ancora più comoda. Anche la creazione di cartelle dei preferiti è pratica ed efficace. Le cartelle preferite garantiscono che le cartelle utilizzate regolarmente possano essere trovate in qualsiasi momento. Trascina le cartelle preferite con un solo passaggio con il mouse nell'area sopra la struttura generale delle cartelle. Di conseguenza, generalmente vedrai le tue cartelle preferite nell'area superiore della vista.

Oltre alle cartelle dei preferiti e a una disposizione professionale delle e-mail, ha senso archiviare continuamente i messaggi ricevuti. La funzione di archiviazione automatica integrata nel software esegue automaticamente il backup dei dati a intervalli regolari. Sposta i messaggi da Outlook a un file di archivio esterno.

In questo modo, l'utente può essere sicuro che i messaggi importanti non vadano persi a causa di virus o errori dell'utente in qualsiasi momento. L'archiviazione automatica può essere interrotta e disattivata per singole cartelle o moduli senza problemi. Se vuoi cercare specificamente nei file di archivio, devi aprire questi file di archivio in Outlook. Puoi farlo facendo clic prima su File. Quindi selezionare Apri e la voce File di dati di Outlook. Nel passaggio successivo puoi utilizzare la ricerca avanzata.

Chiudi tutte le finestre in un solo passaggio

Lo sai che? Hai aperto diverse finestre in Windows e Outlook e devi chiuderle una dopo l'altra. Questo è più semplice in Outlook utilizzando il comando "Chiudi tutte le finestre". Nell'ultimo Outlook 365 troverai la semplificazione nel menu: "Visualizza> Finestra> Chiudi tutti gli elementi".

Personalizza attività, note e calendario

Soprattutto nei momenti in cui molti appuntamenti e compiti devono essere completati contemporaneamente, è importante avere sempre una visione d'insieme. Outlook lo garantisce attraverso diverse impostazioni nel calendario e negli elenchi delle attività. Ad esempio, puoi visualizzare tutte le attività importanti chiaramente organizzate in base alla data di scadenza.

In un ambiente professionale, è essenziale ricevere una risposta alle richieste di incontro con breve preavviso. Outlook presenta chiaramente le convocazioni di riunione e offre agli utenti un ulteriore valore aggiunto: da Outlook 2010 è possibile vedere chiaramente quali persone invitate hanno accettato e quali non hanno ancora confermato l'appuntamento. Questa funzione facilita il follow-up di colleghi o partner commerciali inadempienti e l'implementazione di appuntamenti congiunti.

Anche la funzione note in Outlook è utile e pratica. Invece di post-it di carta che:

• Rendi un ufficio e una scrivania ingombranti,
• Ignorare le norme sulla protezione dei dati e
• Il cui contenuto può essere trascurato,

hai la possibilità di utilizzare la funzione nota quando usi Outlook. Le note vengono visualizzate sullo schermo in modo simile ai post-it di carta e possono essere visualizzate in colori diversi se necessario e per una migliore differenziazione.

La funzione nota può aiutare gli utenti a salvare parole chiave o attività importanti lontano dal calendario o dall'elenco delle attività in Outlook.

Svuota la cartella "Posta eliminata"

Se ricevi molti messaggi ed e-mail di spam, la cartella “Posta eliminata” integrata in Outlook si riempie velocemente. È possibile eliminare la cartella senza alcuno sforzo. È sufficiente un clic con il tasto destro del mouse per avviare il processo di cancellazione con il comando "Svuota cartella". È importante che la cartella contenga solo oggetti che devono essere eliminati. Per questo motivo, ha senso esaminare la cartella prima del processo di eliminazione finale e controllare le e-mail eliminate in modo errato.

Puoi anche impostare Outlook in modo che elimini automaticamente tutte le email eliminate quando esci dal software.

Progetta macro e visualizzale in Outlook

In Microsoft Outlook e anche in altre applicazioni software ci sono sempre sequenze di lavoro equivalenti. In questo caso, Outlook offre la possibilità di impostare macro per poter lavorare in modo più efficace. Le macro sono un insieme di comandi che vengono eseguiti automaticamente. Oltre alle macro, puoi anche utilizzare Outlook per inserirle nella barra multifunzione. In questo modo hai le tue macro personali a portata di mano con un clic. Puoi anche firmare digitalmente le tue macro.

Formatta i messaggi come faresti in Microsoft Word

Agli utenti di Outlook 365 piace utilizzare le opzioni di formattazione che vengono visualizzate nella voce di menu "Formatta testo" non appena viene scritto un nuovo messaggio di posta elettronica. Gli utenti possono decidere se vogliono inviare un messaggio come HTML o messaggio di testo e in quale carattere o dimensione del carattere deve essere composta la posta.

Nelle versioni precedenti di Outlook, come Outlook 2007 e 2010, il software disponeva di un proprio editor di posta. Questo è stato strutturato in modo simile a Microsoft Word. Con l'editor, gli utenti possono accedere a varie funzioni di progettazione senza dover utilizzare Word. È possibile aggiungere anche una funzione di commento con impostazioni successive.

Trova facilmente i modelli

Nel corso dell'ulteriore sviluppo di Outlook, la posizione di archiviazione dei modelli per e-mail o modelli di Word ed Excel è cambiata. Nella maggior parte dei casi puoi trovare i tuoi modelli personali nel seguente percorso di ricerca:

C:\Utenti\AppData\Roaming\Microsoft\Modelli.

Un'altra fonte in cui sono archiviate le impostazioni di Outlook è il registro. Ulteriori informazioni su come trovare il registro e quali dati vengono salvati sono disponibili al seguente link.

Mostra il testo di origine

Una funzione interessante per i programmatori esperti è la visualizzazione del testo sorgente dei messaggi. Nelle versioni precedenti di Outlook, era sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio per visualizzare il testo di origine. La funzione è nascosta nella versione corrente di Outlook 365, ma può essere trovata con pochi clic:

1. Fare doppio clic su un messaggio di cui si desidera visualizzare l'origine.

2. Nella parte superiore del campo di ricerca, digita "testo sorgente".

3. L'opzione "Ulteriori azioni di spostamento".

4. Fare clic sul collegamento e nella finestra successiva selezionare: "Altre azioni"> "Codice sorgente".

5. È possibile visualizzare il testo di origine del messaggio e copiarlo o modificarlo se necessario.

Sommario e conclusione

L'utilizzo di Microsoft Outlook non è difficile. L'applicazione software è stata impostata e ulteriormente sviluppata in modo tale da poter essere facilmente utilizzata per tutte le applicazioni di comunicazione quotidiane. La maggior parte delle funzioni possono essere controllate in modo intuitivo e sono organizzate in menu di facile utilizzo. Outlook colpisce anche per:

• Anche una sofisticata funzione di ricerca
• La possibilità di combinare le funzioni con altri programmi della famiglia Office come Excel o PowerPoint.

Contatti, note, impostazioni individuali, appuntamenti e tante altre funzioni completano le funzionalità di Outlook. Gli utenti agiscono in modo opportuno quando provano nuove funzioni, consultano istruzioni e manuali e utilizzano suggerimenti per poter utilizzare continuamente Outlook in modo migliore e più efficace.