Outlook: conoscere e utilizzare suggerimenti e trucchi

Abbiamo tutte le informazioni per te!

Microsoft Outlook è uno dei programmi di comunicazione più rinomati ed efficaci sul mercato delle applicazioni software. Oltre alle funzioni ben note, come cambiare un carattere o un colore, adattare la formattazione, avviare il controllo ortografico o aprire la finestra del calendario, ci sono altri suggerimenti e trucchi che ogni utente dovrebbe conoscere. Questi suggerimenti e suggerimenti consentono agli utenti di Outlook di ottenere il massimo da Outlook per utilizzare Outlook in modo più rapido e preciso.

Suggerimenti e trucchi per Outlook

Fondamentalmente, ogni utente si trova di fronte alla domanda se debba utilizzare un programma di comunicazione a pagamento come Microsoft Outlook o se sia soddisfatto di applicazioni gratuite come Microsoft Mail o Mozilla Thunderbird. Se hai deciso per Microsoft Outlook, sorge anche la domanda se dovresti acquistare Outlook o Office nella versione a 32 o 64 bit.

Questa è una questione di principio e di quanto sia potente il computer utilizzato. Con una versione a 32 bit è possibile installare un massimo di 4 GB di RAM. Al contrario, un sistema operativo a 64 bit supporta una RAM significativamente più alta e quindi ha un livello di prestazioni più elevato. Di norma è possibile utilizzare 8 GB, 16 GB o più di RAM.

Gli utenti possono trovare manuali per tutti i programmi e le funzioni di Outlook e oltre a tutte le altre applicazioni software di Microsoft su Internet al seguente link: docs.microsoft.com/de-de/.

Avvia Outlook più velocemente e riduci le dimensioni del file di dati

Il lavoro quotidiano con Outlook è divertente quando il programma funziona rapidamente e senza guasti funzionali. Se l'applicazione software si avvia lentamente e lentamente, potrebbero esserci troppi o troppo lenti componenti aggiuntivi da incolpare. In questo caso è importante rimuovere i componenti aggiuntivi non necessari per velocizzare nuovamente il sistema.

File PST o OST di grandi dimensioni possono anche rallentare un sistema e la comunicazione con Microsoft Outlook. Per questo motivo ha senso controllare la dimensione del file PST a intervalli regolari. Tutte le informazioni e le impostazioni di Outlook vengono salvate come voce in un file PST o OST. La dimensione del file può essere ridotta archiviando o archiviando cartelle o file di grandi dimensioni.

Dopo un'azione importante in cui i file vengono controllati ed eliminati, il file di dati potrebbe non ridursi di dimensioni nello stesso momento. Questo perché Outlook non pulisce immediatamente il file di dati dopo l'eliminazione delle informazioni. In alternativa, la compressione del file di dati può essere avviata anche manualmente. Questa procedura consente di eseguire più rapidamente i backup necessari. Inoltre, Outlook si avvia più velocemente.

Importante: Controlla continuamente la cartella “Posta inviata”, in molti casi contiene una grande quantità di dati e allegati non assolutamente necessari. Se vuoi risparmiare spazio di archiviazione, può essere efficace svuotare parzialmente la cartella "Posta eliminata".

Può anche essere interessante e pratico registrare e valutare i tempi in cui lavori con Outlook. Sapere quanto tempo impiegano le fasi di lavoro può essere importante, non solo per i lavoratori autonomi, i liberi professionisti o i datori di lavoro. Anche i privati beneficiano della valutazione delle informazioni, che possono essere facilmente trasferite a Microsoft Excel.

E-mail e traffico di posta elettronica: consigli per una migliore panoramica ed efficienza

Esistono molti suggerimenti e trucchi relativi alla scrittura e all'invio di e-mail e al traffico e-mail generale. Ad esempio, lo sapevi che con Outlook puoi chiudere tutte le finestre contemporaneamente?

• In Outlook fino alla versione 2007 chiami File → Tutti gli elementi avvicinamento.
• In Outlook 2010 prendi il comando Visualizza → Finestra → Chiudi tutti gli elementi.

Per inciso, questi comandi non solo chiudono i messaggi, ma anche tutte le altre finestre di Outlook. Se non hai ancora salvato le modifiche in una delle finestre, Outlook ti offre l'opportunità di farlo.

Un altro suggerimento importante per Outlook è aggiungere successivamente l'oggetto alla posta in arrivo. L'aggiunta successiva dell'oggetto a un messaggio può essere utile per poter cercare il contenuto dell'e-mail in modo più efficace e veloce in futuro. In caso di e-mail inviate con o senza oggetto breve, è opportuno modificare l'oggetto in un secondo momento.

Rendi chiaro Outlook: ecco come funziona

La chiarezza è fondamentalmente un problema importante in Outlook. Ad esempio, molti utenti si chiedono come è possibile tenere traccia di molti messaggi e separare quelli importanti da quelli non importanti. Un modo è personalizzare le visualizzazioni in Outlook. L'obiettivo di ogni modifica alle impostazioni dovrebbe essere che la posta in arrivo sia gestibile. L'efficienza dell'elaborazione della posta elettronica può includere anche l'ordinamento automatico della posta in arrivo in ordine cronologico. Questa procedura consente, ad esempio, dopo una lunga assenza dalle ferie, ad Outlook di aprire la successiva e-mail non letta al posto del successivo messaggio letto.

Fondamentale può essere anche la funzione di visualizzare i messaggi per ogni destinatario o, in generale, di visualizzare insieme le e-mail correlate. Le principali opzioni di impostazione si trovano nel menu "Visualizza".

Consiglio dell'esperto:

In Outlook puoi anche utilizzare le impostazioni di visualizzazione per visualizzare il numero totale di messaggi nella cartella invece del numero di messaggi non letti nella posta in arrivo.

Apri una nuova email, ovunque e in qualsiasi momento

Fare doppio clic su uno spazio libero in una cartella o nella posta in arrivo per aprire una finestra in cui è possibile scrivere una nuova e-mail.

Tuttavia, questo funziona solo nei posti vacanti sotto l'elenco e-mail, altrimenti Outlook aprirà l'e-mail su cui hai fatto clic. Tuttavia, puoi nascondere l'elenco di posta elettronica facendo clic sull'icona più accanto alla colonna che è attualmente raggruppata in Outlook fino alla versione 2007. In Outlook 2010, ridurre a icona l'elenco facendo clic sul triangolo nero accanto alla colonna raggruppata.

Invia il contenuto degli appunti come e-mail

Hai scritto qualcosa in Outlook o in un altro programma e vuoi inviare questo testo come e-mail (o come parte di un'e-mail)?

1. Seleziona la sezione di testo e copiala negli appunti con Ctrl + C.
2. Passa a Outlook (indipendentemente dal modulo attualmente aperto).
3. Premi Shift + Ins - Outlook apre una nuova finestra di posta elettronica e copia il contenuto degli appunti in essa.

Se non viene visualizzata alcuna finestra di posta elettronica, fare clic su qualsiasi elemento nella finestra di Outlook (può anche essere un appuntamento o un contatto) e premere nuovamente Maiusc + Ins.

Accetta o rifiuta gli inviti utilizzando una scorciatoia da tastiera

Hai ricevuto una richiesta di incontro? Se vuoi accettarlo, selezionalo nella posta in arrivo e premi Alt + C ("c" per "accetta", tradotto: "accetta"). Se vuoi rifiutarlo, selezionalo e premi Alt + D ("D" per "rifiuta").

Ripeti l'ultima ricerca in Outlook

Sicuramente sai che sei in una lunga e-mail con Modifica ⇒ Trova (fino a Outlook 2003) oppure Messaggio Cerca oppure cerca una stringa di caratteri con la scorciatoia da tastiera F4. Finché hai aperto la finestra di dialogo di ricerca, puoi usare il pulsante Continua a cercare salta all'occorrenza successiva.

Dopo aver chiuso la finestra di dialogo, tuttavia, premere la combinazione di tasti Maiusc + F4: Outlook passerà all'occorrenza successiva senza prima aprire la finestra di dialogo.

Non appena hai raggiunto l'ultima posizione, Outlook visualizza un messaggio corrispondente.

Ordina e cerca in Outlook ancora più velocemente

Vuoi visualizzare tutte le e-mail della cartella corrente che provengono da un mittente specifico? Procedere come segue in Outlook fino alla versione 2007:

1. Fare clic nel campo di ricerca o premere Ctrl + E per posizionare il cursore nel campo di ricerca.
2. Inserisci le prime lettere del nome del mittente. Outlook ora filtra tutte le e-mail che contengono il testo di ricerca inserito nel mittente, nell'oggetto o nel testo del messaggio.
3. Fare clic sull'intestazione della colonna a partire dalin modo che le e-mail di questo mittente vengano visualizzate insieme.

In Outlook 2010 c'è una variante più veloce (ma purtroppo solo da questa versione):

1. Fare clic sull'intestazione della colonna a partire dalper ordinare in base a questa colonna. In questo modo, tutte le email di ciascun mittente vengono visualizzate una sotto l'altra.
2. Inserisci le prime lettere che iniziano con il nome del mittente. Questo ti porta alla prima email da questo mittente.

Completa automaticamente il campo dell'indirizzo in Outlook

Outlook di solito suggerisce gli indirizzi e-mail che sono già in uso non appena si digitano una o due lettere nel InCampo inserito. Outlook cerca l'elenco degli indirizzi di posta elettronica immessi in precedenza (l'elenco di completamento automatico). Se ciò non accade, puoi utilizzare Ctrl + K per cercare le voci adatte nella rubrica.

Visualizza direttamente i nomi dei file dei sistemi

Ti capita spesso di ricevere tutta una serie di file allegati in una e-mail e di avere difficoltà a distinguere i file perché i nomi differiscono solo alla fine, ma Outlook non visualizza i nomi dei file per intero? Quindi devi prima aprire l'e-mail per vedere i nomi completi.

In Outlook puoi farlo anche senza aprire l'e-mail. Troverai il tuo comando nel menu contestuale (nella posta in arrivo), che puoi usare per aprire un sottomenu in cui è possibile vedere i nomi di tutti i sistemi. Dal sottomenù è possibile aprire subito i singoli impianti con il programma associato. Il comando nel menu contestuale è chiamato Mostra allegati.

Sposta le email senza trascinarle

Le e-mail di solito possono essere spostate molto facilmente in una cartella utilizzando il trascinamento della selezione. A volte, tuttavia, il drag & drop non è pratico, ad esempio quando si "sostituisce il mouse" di alcuni notebook. Un comando dal menu contestuale aiuta:

• In Outlook fino alla versione 2007 fare clic sull'e-mail (s) con il tasto destro del mouse e chiamare il comando Sposta nella cartella Su. Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona la cartella di destinazione desiderata e fai clic su ok.
• In Outlook 2010 fare clic sull'e-mail (s) con il tasto destro del mouse e richiamare il comando Spostare e seleziona la cartella desiderata dal sottomenu che ora si aprirà. Tuttavia, nel sottomenu vengono visualizzate solo le cartelle di livello superiore; Le cartelle nidificate più profondamente possono essere trovate tramite la voce di menu In un'altra cartella.

Gestisci l'archiviazione e-mail e la connessione Internet

Se desideri inviare un'e-mail con un allegato di grandi dimensioni di oltre 20 MB tramite Outlook, molto probabilmente riceverai un messaggio di errore con le impostazioni standard di Outlook. Microsoft Outlook limita la dimensione dei file che puoi inviare a 20 MB o 10 MB per gli account Exchange. Questo limite impedisce al computer di caricare continuamente allegati di grandi dimensioni che superano i limiti per la maggior parte dei provider di servizi Internet. Puoi inviare allegati più grandi della media tramite OneDrive o un altro provider cloud. Le immagini e la grafica in particolare possono occupare molto spazio. Per questo motivo, a partire da Outlook 2010, hai l'alternativa di comprimere le immagini prima di inviarle via e-mail.

Se in vacanza o in viaggio di lavoro non si dispone di una connessione Internet sufficientemente veloce o solo costosa, come primo passo ha senso scaricare solo le intestazioni delle e-mail in Outlook. In questo caso, vedrai le seguenti informazioni in ogni e-mail:

• Riferimento,
• Mittente,
• Destinatario,
• Invia data.

Solo quando apri un'email, questa verrà scaricata completamente. Si effettuano le impostazioni nelle opzioni di Outlook.

Suggerimento software:

Se vuoi eliminare automaticamente le e-mail duplicate, il programma software MoDupRemover può essere interessante ed efficace. Elimina sistematicamente i messaggi duplicati sin dai primi giorni di Outlook ed è compatibile con l'attuale versione di Outlook e Windows 10.

Tutorial video - consiglio dell'esperto: come salvare una nota personale in Outlook

Suggerimento dell'esperto "nota personale"

In alcuni casi può essere importante aggiungere note personali a un'e-mail. Outlook offre questa opzione ai suoi utenti con la funzione “Messaggio pubblico” con la quale è possibile creare un messaggio nella propria casella di posta o in una cartella specifica senza doverlo prima inviare. Nonostante il termine fuorviante "messaggio pubblico", questa nota è visibile solo all'utente. Non può essere inviato perché non ha un campo destinatario. In Outlook 2010 e versioni successive, chiama il comando "Start> Nuovi elementi> Elementi aggiuntivi> Pubblica messaggio pubblico in questa cartella". Nella versione corrente di Outlook 365, la funzione si chiama "Pubblica in questa cartella".

Puoi professionalizzare le tue note o messaggi in generale con parti rapide. Simile ai moduli di serie in Microsoft Word, i moduli rapidi in Outlook sono costituiti da testi o parti di testo già pronti che possono essere salvati come moduli rapidi nella scheda "Inserisci" nella categoria "Testo". In linea di principio, da ogni email possono crescere una o più parti rapide.

Stampa e salva le email

Non tutti i messaggi sono importanti e devono essere conservati. Alcune e-mail sono essenziali anche da un punto di vista professionale o privato e dovrebbero essere archiviate e anche stampate. Anche se Outlook dispone di una buona funzione di stampa integrata, non tutte le e-mail elaborate in modo elaborato vengono stampate correttamente. Funziona senza alcuno sforzo visualizzando l'e-mail nel browser. La stampa funziona anche con messaggi formattati in html. Nel browser troverai anche specifiche impostazioni di visualizzazione con cui puoi visualizzare in anteprima e impostare la stampa.

Cartella di ricerca

In Outlook troverai entrambe le cartelle di ricerca lato sistema e puoi anche creare cartelle di ricerca personali. Con le cartelle di ricerca puoi ordinare i tuoi messaggi secondo criteri predefiniti. Le cartelle di ricerca esistenti si trovano nella barra multifunzione "Cartelle". Puoi anche creare nuove cartelle di ricerca lì.

Scorciatoie da tastiera importanti e passaggi rapidi:

1. Aprire il menu contestuale tramite la tastiera: premere il tasto Maiusc + tasto F10.
2. Apri finestra di dialogo: Ctrl + Maiusc + Y.
3. Sposta i messaggi in una cartella: CTRL + MAIUSC + V.
4. Crea una nota (da ogni modulo): CTRL + N o CTRL + MAIUSC + N.
5. Stampa più e-mail contemporaneamente: tieni premuto il tasto CTRL e fai clic sulle e-mail una dopo l'altra con il mouse.
6. Elimina le email non lette e non importanti con un clic: CTRL + A.
7. Avvia Outlook solo una volta: C:\Programmi\Microsoft Office\OFFICExx\outlook.exe"/recycle (Per xx inserisci il numero di versione del tuo Outlook e copia il comando nel prompt dei comandi con un clic destro)

Conclusione: utilizzare suggerimenti e trucchi di Outlook per motivi di efficienza

Gli utenti apprezzano soprattutto la facilità d'uso di Microsoft Outlook e la gamma di funzioni, che includono molti altri strumenti e funzioni oltre alla composizione e all'invio di e-mail. Conoscere le funzioni generali di Outlook è essenziale. Inoltre, per motivi di efficienza, è vantaggioso provare e applicare ulteriori suggerimenti e trucchi. Con loro è possibile ottenere il massimo da Microsoft Outlook, elaborare ogni attività in modo professionale e utilizzare tutte le possibilità che l'applicazione software offre per utenti privati o aziendali.