Ecco come definire un appuntamento ricorrente e fare in modo che Outlook lo inserisca nel calendario tutte le volte che è necessario.
Alcuni appuntamenti si ripetono: la riunione settimanale del team, la conferenza del capo dipartimento ogni primo mercoledì del mese, la presentazione della dichiarazione dei redditi una volta al trimestre, solo per citarne alcuni. È possibile semplificare l'inserimento di tali appuntamenti ricorrenti nel calendario di Outlook definendoli come una serie di appuntamenti: Outlook aggiunge automaticamente una voce per la riunione del team al calendario ogni venerdì, ad esempio.
Puoi impostare un appuntamento ricorrente come segue:
1. Creare un appuntamento nel calendario con l'oggetto, l'inizio e la durata appropriati, possibilmente con un promemoria.
2. Quindi fare clic su "Tipo di serie" nella finestra di dialogo dell'appuntamento.
3. In "Schema di serie", selezionare l'intervallo in cui devono essere inseriti i seguenti appuntamenti (maggiori informazioni di seguito).
4. In "Durata della serie", inserisci la data in cui dovrebbe iniziare il primo degli appuntamenti. Quindi puoi determinare se l'appuntamento ricorrente deve terminare dopo un certo numero di appuntamenti o in una determinata data. Soprattutto per gli appuntamenti con un'elevata frequenza di ripetizione, è consigliabile limitare il numero (innanzitutto) per non gonfiare inutilmente il calendario di Outlook.
5. Chiudere la finestra di dialogo "Appuntamento ricorrente" e salvare e chiudere la finestra di dialogo dell'appuntamento (non appena sono state inserite tutte le voci).
Modello di serie:
Outlook offre i seguenti intervalli di ripetizione:
-
Giornaliero: Qui è possibile specificare se l'appuntamento deve avvenire ogni giorno, ogni 2, ogni 3, ecc. giorno. Inoltre è possibile limitare gli appuntamenti ai soli giorni lavorativi.
-
Settimanale: qui è possibile determinare in quale giorno della settimana deve svolgersi l'appuntamento. Specificare anche se l'appuntamento deve essere ripetuto ogni settimana, a settimane alterne oa intervalli più lunghi.
-
Mensile: anche qui hai la possibilità di stabilire se l'appuntamento ha luogo ogni mese, ogni 2 mesi oa intervalli più lunghi. Specifica inoltre se l'appuntamento deve essere ripetuto in una data fissa (ad esempio il 14 di ogni mese) o in un giorno specifico della settimana (ad esempio il primo lunedì del mese).
-
Annuale: per la ripetizione annuale si specifica anche se si tratta di una data fissa o di un giorno specifico in un mese specifico. "Ogni 10 ottobre", ad esempio, è l'ideale per anniversari o compleanni.
Un metodo alternativo per creare una serie di appuntamenti è il seguente: Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'ora del calendario in cui deve iniziare la serie di appuntamenti e richiamare il comando "Nuova serie di appuntamenti". Apparirà immediatamente la finestra di dialogo descritta al punto 3 sopra; una volta compilato, devi ancora definire l'oggetto e la durata dell'inserimento.
Notare che: Se si desidera modificare un appuntamento di una serie in un secondo momento, Outlook chiede se la modifica interessa tutti o solo questo appuntamento. Questo vale anche per l'eliminazione di un appuntamento dalla serie.
