Crea facilmente lettere tipo con queste istruzioni
È necessario eseguire alcuni passaggi prima che un documento di testo soddisfi i requisiti indicati o i tuoi desideri individuali. Questo può richiedere tempo. Ma il lavoro ne vale la pena se il file finito sembra alla fine attraente ed è anche convincente in termini di contenuto. Soprattutto se si desidera inviare il documento a destinatari diversi o se ne ha bisogno in diverse occasioni, si beneficia della funzione "lettere modulo" di Microsoft Word. Ma come è possibile creare queste unioni di posta?
Crea lettere tipo in Word: assistente pratico nel programma Office
Supponiamo che tu abbia progettato un testo interamente secondo le tue idee: le impostazioni di formato e lingua, nonché grafica, intestazioni, piè di pagina e collegamenti ipertestuali corrispondono alle rispettive specifiche. Hai inserito anche citazioni importanti e hai già preparato il sommario e l'elenco delle fonti e le hai aggiunte al testo. Il file è pronto e dovrebbe essere inviato a un lungo elenco di persone.
Se dovessi riadattare il testo con ciascun destinatario, impostazioni importanti come i numeri di pagina o la data potrebbero spostarsi o cambiare automaticamente. Fortunatamente, Microsoft Word ha anche funzionalità pratiche per la creazione di lettere tipo a questo punto.
Tale caratteristica è da intendersi come una funzione che è integrata nel programma Office ed è a disposizione dell'utente per la modifica di un testo. Oltre alla funzione della lettera del modulo, puoi anche utilizzare le macro, ad esempio. Con una determinata combinazione di tasti è possibile eseguire più velocemente i comandi utilizzati regolarmente. Anche la funzione "Trova e sostituisci" è una funzionalità popolare: puoi utilizzare questa funzione per correggere errori comuni in un unico passaggio.
Passo dopo passo per la stampa unione: istruzioni e suggerimenti
Microsoft Word semplifica il lavoro con i documenti di testo in diversi modi. Ciò include anche la funzione della lettera seriale. Per poter utilizzare questa applicazione, fare prima clic sulla scheda "Programmi" nella barra dei menu del programma Office. È possibile scegliere tra diverse opzioni: oltre alle lettere, è possibile produrre in serie anche altri tipi di documenti, ad esempio messaggi di posta elettronica o etichette. Anche una rubrica può essere utilizzata come documento di stampa unione. Come procedere se si desidera creare una lettera tipo:
Aprire la scheda "Mailing" all'interno del documento di stampa unione.
Vai su "Avvia stampa unione" e seleziona, ad esempio, "Lettera".
Dopo che Word ha effettuato le preimpostazioni automatiche, fai clic sul campo "Seleziona destinatario".
Crea un nuovo elenco o utilizza un elenco esistente o i contatti di Outlook: Word genera automaticamente carta intestata personalizzata ecc. per ciascun destinatario.
Controlla tutto nell'anteprima e stampa le lettere insieme.
Questo è un modo molto veloce per creare e stampare lettere tipo. Salvando i contatti, puoi aspettarti un'interfaccia utente personalizzata con la lettera successiva. Diffondi messaggi a colleghi, clienti, amici e familiari in pochissimo tempo.
Consiglio: consente di accedere alla procedura guidata di stampa unione. Questo guida l'utente attraverso la creazione del documento di stampa unione in sei passaggi. Questo ignora automaticamente potenziali problemi durante l'invio di e-mail seriali. È inoltre possibile evitare messaggi di errore relativi al sistema definendo determinate impostazioni.
Dettagli a colpo d'occhio: ecco come tenere traccia delle cose
Per correggere gli errori, è importante esaminare il documento in dettaglio. Poiché stai preparando un file che deve essere inviato come lettera a molti destinatari diversi, non solo il contenuto, il saluto e la linea di saluto dovrebbero essere corretti. Quando si creano automaticamente gli elementi di testo, la procedura guidata utilizza l'origine dati, che contiene i dati del destinatario. Pertanto, i nomi e gli indirizzi devono essere inseriti correttamente in modo che nessun blocco di indirizzi sia errato alla fine.
Per evitare che la fine del documento contenga errori, è utile considerare anche il formato dell'origine dati. Ad esempio, se si tratta di un file Excel, è necessario formattare i numeri nei campi di stampa unione. La tua attenzione è richiesta qui. Ciò significa che non ci sono problemi con le informazioni sulla valuta nelle lettere modulo. Il supporto passo passo della procedura guidata ti supporta durante l'impostazione della rispettiva pagina.
Procedura semplice: salva le singole idee e richiamale in qualsiasi momento
In ogni azienda e secondo i desideri personali, il saluto, i dati del destinatario, la linea di saluto, ma anche il blocco dell'indirizzo possono essere posizionati in diversi punti del documento. Se utilizzi sempre la stessa struttura, puoi, ad esempio, ancorare saldamente la posizione della linea di saluto nella lettera del modulo.
Inoltre, puoi numerare le lettere seriali che sono state create consecutivamente e quindi fornire maggiore chiarezza. I requisiti e i desideri individuali possono essere salvati in un modello. L'opzione è una delle tante funzioni di Word che possono essere utilizzate per semplificare e accelerare i processi di scrittura.
Oltre alla possibilità di selezionare i campi di stampa unione dalle tue fonti di dati personali e integrarli nel tuo testo in pochi passaggi, puoi anche utilizzare Microsoft Word per inserire traduzioni o salvare un file come PDF.
Regolazioni e correzioni: è così facile
Prima di salvare un documento Word come PDF, verifica di voler apportare modifiche. Questo ti aiuterà a trovare i campi di stampa unione in modo più specifico evidenziandoli. Le varie funzioni di campo del programma Office possono essere utilizzate per inserire elementi da diverse fonti di dati: tabelle da Excel, campi di testo da altri dati e grafici possono essere facilmente integrati nella tua stampa unione.
In un'anteprima, puoi vedere come i nuovi moduli si inseriranno nel documento iniziale. Se necessario, gli indirizzi oi nomi corrispondenti possono essere modificati.
Buono a sapersiNota: sebbene sia possibile creare un documento di lettera tipo da un documento normale, questo processo può essere implementato anche a ritroso. Viceversa, il documento di stampa unione può anche essere convertito in un normale documento.
Lettere seriali: il modo più rapido per molti invii
Le lettere tipo offrono la possibilità di generare invii postali per diversi destinatari in modo rapido ed efficiente. Grazie alle impostazioni specifiche del programma, puoi beneficiare di un layout uniforme, indipendentemente dal fatto che tu stia scrivendo lettere, creando etichette o eseguendo un'altra stampa unione.
FAQ
Perché hai bisogno di una lettera tipo?
Se i documenti devono essere inviati a destinatari diversi e vengono utilizzati elementi di testo simili, vale la pena utilizzare la funzione di lettera seriale. Qui puoi inserire singoli blocchi direttamente nel testo e accedere a una sorgente dati che contiene indirizzi e nomi dei destinatari. Ciò consente di risparmiare tempo durante la creazione dei messaggi personalizzati.
Come posso verificare se la lettera del modulo compilata è adatta?
Con la funzione di anteprima, il contenuto e il formato di una lettera seriale possono essere chiaramente visualizzati e verificati nella loro versione finale.
