Personalizza Outlook: suggerimenti e impostazioni

Puoi utilizzare questi suggerimenti per personalizzare il tuo Outlook

Come utente del software, è essenziale effettuare impostazioni personali e personalizzare continuamente un programma. Questo vale per Microsoft Outlook e per altre applicazioni che vengono utilizzate regolarmente in un ambiente professionale o privato.

Le impostazioni specifiche in Outlook sono importanti per poter vedere in ogni momento chi ha scritto un'e-mail e da quale dispositivo è stata inviata. Inoltre, ogni utente di Outlook desidera essere in grado di utilizzare il programma in modo efficace e funzionale.

La personalizzazione di base della versione desktop di Microsoft Outlook inizia con l'installazione. Per utilizzare Outlook è necessario un account Microsoft. Microsoft Outlook deve essere connesso all'account Microsoft durante l'installazione iniziale. Le impostazioni possono essere visualizzate e modificate in qualsiasi momento accedendo alla scheda "File" e quindi facendo clic sulla voce di menu "Account Office".

La versione mobile di Microsoft Outlook per tablet o smartphone è gratuita e non necessita di personalizzazione rispetto ad un account Office.

Personalizza Outlook: opzioni pratiche che fanno risparmiare tempo

Oltre all'account Office, che non è disponibile nella versione desktop, ci sono altre opzioni per personalizzare Microsoft Outlook. Sono disponibili le seguenti opzioni e funzioni per personalizzare il software per quanto riguarda le iniziali, il nome e altre impostazioni. Oltre alla visualizzazione di base dell'area di lettura o dei collegamenti sul desktop, sono disponibili innumerevoli altre funzioni e opzioni.

Ad esempio, puoi scegliere di visualizzare contemporaneamente sia la posta in arrivo che il calendario. Se lavori molte ore al giorno con Outlook e utilizzi un monitor grande e ad alta risoluzione, può avere senso tenere aperte due finestre di Outlook una accanto all'altra. In questo modo, il testo è meglio rappresentato e disaccoppiato dalle altre funzioni. Ad esempio, potresti aprire il calendario o la rubrica e la posta in arrivo nel campo successivo. Questa personalizzazione della vista offre una panoramica migliore e consente di lavorare in modo più efficace.

La situazione è simile con la cartella standard per gli allegati. La cartella di download di Windows 10 viene solitamente suggerita come cartella predefinita.

Personalizza barre degli strumenti e collegamenti: ecco come funziona

Outlook dispone di serie di due barre degli strumenti con pulsanti per funzioni importanti:

• La barra degli strumenti standard.
• La barra degli strumenti estesa.

La composizione della barra degli strumenti standard dipende dal rispettivo modulo di Outlook. Come in tutti gli altri programmi di Office, può essere personalizzato aggiungendo ulteriori pulsanti per i comandi di menu alle barre degli strumenti. Fondamentalmente, puoi personalizzare ogni barra degli strumenti in Outlook e adattarla alle tue esigenze. Ciò è utile per poter lavorare in modo più efficace e mirato.

La situazione è simile con i collegamenti che puoi incorporare sul desktop di Windows o nel menu Start per avviare un modulo di Outlook specifico. Gli utenti che lavorano con diversi profili in Outlook possono utilizzare un comando nel prompt dei comandi per decidere con quale profilo deve essere avviato Outlook. Se si desidera richiamare più spesso Outlook con gli stessi parametri di avvio, è consigliabile impostare un collegamento corrispondente sul desktop.

Scheda File: personalizza le risposte automatiche e vai in vacanza in pace

L'assistente fuori sede in Outlook è importante per una comunicazione fluida. Se non è possibile inviare o ricevere messaggi entro un periodo di tempo definito, la funzione di "risposte automatiche" è mirata ed efficace. Se ricevi una e-mail, il mittente verrà informato automaticamente per quanto tempo non sarai disponibile e chi ti sostituirà. La funzione personalizzata di “risposte automatiche” garantisce che clienti, interessati o colleghi siano informati in ogni momento di un'assenza, ad esempio a causa di una vacanza.

La personalizzazione dei caratteri in Outlook non è difficile

Una delle opzioni di personalizzazione più popolari in Outlook è la personalizzazione dei caratteri predefiniti. Ognuno ha desideri diversi per quanto riguarda l'aspetto dei propri messaggi. Per questo ha senso personalizzare i font o altri accorgimenti stilistici. L'implementazione dei cambiamenti non è difficile. Se stai lavorando senza un modello, il carattere può essere facilmente regolato nella scheda "Messaggio" nel menu "Testo".

Se vengono utilizzati modelli di formato, il modello deve essere modificato una volta. Inoltre, a seconda della versione di Outlook utilizzata, sono disponibili diverse opzioni di menu per modificare il carattere nei modelli.

Consiglio:

A seconda dell'impostazione, riceverai e-mail in formato testo o in formato html. Se vuoi passare rapidamente al formato HTML per visualizzare i dettagli di un'email, puoi farlo con la scorciatoia da tastiera ALT + MAIUSC + H.

Personalizza le impostazioni di visualizzazione in Outlook: imposta Outlook nel modo desiderato

Oltre alla visualizzazione standard in Outlook, hai altre pratiche opzioni per dividere lo schermo e visualizzare i messaggi. Ad esempio, la finestra di anteprima in Outlook offre un'opzione unica. Il contenuto delle e-mail selezionate nella posta in arrivo appare qui in forma compatta, senza che tu debba aprire l'e-mail con un doppio clic.

Le visualizzazioni personalizzate possono essere reimpostate in qualsiasi momento in Outlook. Questo può essere fatto manualmente o in alternativa con un comando di Windows. Allo stesso tempo, è possibile posizionare individualmente la finestra di anteprima e visualizzarla, ad esempio, a destra o sotto l'elenco dei messaggi.

Nonostante la visualizzazione intuitiva attraverso una finestra di anteprima, alcuni utenti hanno deciso di disattivare l'anteprima in Outlook in linea di principio. Lo sfondo di questo è il rischio che un virus o un malware si impossessi automaticamente sul tuo sistema prima che venga aperta una posta dannosa. Se vuoi essere sicuro, puoi disattivare la finestra di anteprima, impedire il caricamento di immagini e contenuti esterni o consentire la visualizzazione delle e-mail HTML solo in formato testo.

Usa le opzioni di visualizzazione già pronte e regola l'area di navigazione: è così che funziona

Gli utenti delle prime versioni di Outlook hanno apprezzato le numerose opzioni di visualizzazione già pronte che non sono più disponibili in Outlook 2010 o nella versione attuale di Outlook 365. Ad esempio, puoi visualizzare solo i messaggi non letti nella cartella corrente. È stata utile anche l'opzione per limitare il periodo di visualizzazione e, ad esempio, per visualizzare principalmente le e-mail degli ultimi sette giorni. Nonostante la mancanza di preimpostazioni nelle versioni più recenti, le viste amate possono essere definite e salvate in Outlook 2010 e versioni successive.

Fondamentalmente, è anche consigliabile adattare l'area di navigazione di Outlook al proprio modo di lavorare personale. Tra le altre cose, puoi mostrare e nascondere la barra di navigazione, utilizzare le scorciatoie da tastiera per passare rapidamente a un altro menu o specificare una cartella di avvio diversa. Come nella posta in arrivo, puoi anche attivare un'area di lettura per i tuoi appunti. In questo caso, Outlook mostra il contenuto della nota attualmente selezionata nella metà inferiore della finestra.

Imposta le funzioni del calendario, delle attività e degli appuntamenti in base alle tue esigenze

Puoi anche personalizzare il calendario in Outlook e, tra le altre cose, impostare l'ordine delle categorie di colori per contrassegnare gli appuntamenti. Per creare un appuntamento, fare clic nel campo "Etichetta" nella finestra di dialogo dell'appuntamento e selezionare il colore appropriato. Puoi cancellare automaticamente le convocazioni di riunione dalla tua casella di posta non appena hai risposto. Questa opzione è attivata per impostazione predefinita in Outlook e può essere disattivata o attivata.

In ogni caso, dovresti estendere il collegamento al file system nella barra di navigazione. Con collegamenti utili, puoi integrare cartelle sul disco rigido o file che vengono richiesti regolarmente. Con queste scorciatoie personalizzi Outlook in modo sostenibile.

Definisci le regole per automatizzare Outlook

Outlook offre la possibilità di utilizzare regole e macro per automatizzare Outlook. Le regole devono essere personalizzate in Outlook. Definisci tutte le regole in Outlook nella scheda "File" nella voce di menu "Regole e notifiche".

Abilita le notifiche sul desktop in Outlook

Se vuoi essere informato sulle e-mail in arrivo da Outlook, puoi semplicemente attivare la notifica sul desktop. Come farlo:

1. In Outlook fino alla versione 2007 chiami il comando "Strumenti, regole e notifiche". In Outlook 2010, vai su "Gestisci file, regole e notifiche".

2. Seleziona la regola e clicca su "Cambia regola" e poi su "Modifica impostazioni regola".

3. Fare clic su "Avanti" per accedere alla finestra di dialogo in cui è possibile selezionare le azioni.

4. Qui si attiva l'opzione “Mostra notifica desktop” (oltre a “Non applicare ulteriori regole” se questa opzione non è già attivata).

5. Quindi fare clic su "Fine".

Le regole sono personalizzate in quanto vengono eseguite solo su tua istruzione invece di un'applicazione automatizzata. Per eseguire le regole manualmente, rimuovere il segno di spunta davanti al nome della regola in "Regole messaggio".

Puoi anche utilizzare le regole per ordinare automaticamente la tua casella di posta. In questo caso, i messaggi che soddisfano determinati criteri vengono assegnati a categorie predefinite. L'archiviazione automatica è una delle funzioni più importanti basate su regole in Outlook. In linea di principio, può essere adattato in modo specifico. I nomi degli archivi possono essere modificati se necessario per evitare ridondanze e mantenere una panoramica. Le macro possono anche essere eseguite per spostare automaticamente un'e-mail che contiene una parola chiave predefinita.

Mantieni la chiarezza in Outlook: com'è facile

Inoltre, è possibile selezionare impostazioni per singoli moduli di Outlook, ad esempio per e-mail o per singole cartelle all'interno della posta in arrivo, che si discostano dalle impostazioni standard. Interessante, ad esempio, la funzione “Journal”, che consente di tenere traccia di elementi come messaggi di posta elettronica o riunioni in Microsoft Outlook. Puoi anche tenere traccia di altri file di Microsoft Office, come i documenti di Word. Nonostante il suo valore aggiunto, la funzione journal richiede molta memoria. Se non si desidera utilizzare la funzione journal o non si desidera più utilizzarla, è consigliabile disattivarla. Di conseguenza, il file PST rimane gestibile in termini di dimensioni.

In sintesi, la chiarezza è fondamentale per il successo in Outlook. Posta in arrivo, calendario, rubrica e altre funzioni supportano il lavoro quotidiano solo se sono presentati in modo efficace e comprensibile. Per ottenere ciò, è possibile utilizzare il mouse per regolare manualmente la larghezza delle colonne nelle viste tabulari, ad esempio nel calendario degli appuntamenti.

Personalizza la casella di posta e la posta in entrata e in uscita: quali impostazioni hanno senso

Oltre a personalizzare la visualizzazione, uno dei passaggi più importanti è personalizzare la posta in arrivo in Outlook e adattare il design. In Outlook, nella posta in arrivo è possibile definire la frequenza con cui devono essere recuperate le e-mail. Invece di richiamare messaggi ogni 15 minuti, ha senso aumentare l'intervallo di tempo per poter lavorare più a lungo indisturbato.

In sostanza si può affermare che è importante utilizzare Outlook come strumento di lavoro e non lasciare che Outlook interrompa il proprio lavoro. Chiunque lavori concentrato su un compito dovrebbe eliminare ogni tipo di disturbo o minimizzarlo il più possibile al fine di promuovere un lavoro efficiente. I fattori di disturbo possono includere e-mail in arrivo o notifiche desktop quando si ricevono e-mail. La personalizzazione di intervalli di tempo, toni e notifiche nella posta in arrivo è essenziale per ogni utente di Outlook.

Gli utenti di Outlook che desiderano modificare il timeout del server negli account POP3 devono eseguire questo tipo di personalizzazione nel registro, poiché il sistema fornisce un timeout del server fino a 10 minuti.

Adatta e automatizza le conferme di lettura: questo ti fa risparmiare tempo

Se i messaggi in arrivo contengono conferme di lettura, ciò aumenta la consapevolezza. Se ricevi conferme di lettura troppo spesso contemporaneamente, ad esempio nel caso di una mail seriale, puoi disattivare la visualizzazione in Outlook o, in alternativa, inviare automaticamente le conferme di lettura. Entrambe le opzioni possono essere utili per essere disturbati meno frequentemente nel flusso di lavoro durante il giorno. Nelle versioni precedenti di Outlook 2000, 2003 e 2007, la conferma di lettura deve essere disattivata in un altro modo, nelle opzioni della cronologia.

Personalizza biglietti da visita e salva automaticamente gli allegati: perché è importante?

Gli utenti di Outlook apprezzano la possibilità di allegare alle e-mail biglietti da visita con le informazioni specifiche del mittente. I biglietti da visita personalizzati individualmente con le informazioni di contatto corrette sono importanti in modo che i destinatari possano comunicare con te in modo professionale e senza interferenze. È anche interessante utilizzare l'opzione "Follow-up" per personalizzare in rosso l'oggetto di un messaggio. I messaggi importanti vengono letti più rapidamente dal destinatario perché vengono visualizzati in un colore specifico.

Se ricevi un numero elevato di messaggi con allegati, ad esempio documenti di fattura o disegni, giornalieri o settimanali, puoi utilizzare lo strumento di salvataggio automatico gratuito fino a Outlook 2007. Per la versione corrente di Outlook 365, Outlook Attachement Extractor è uno strumento esterno alternativo con il quale gli allegati vengono automaticamente memorizzati nella cache in base alle regole.

Rimuovi o minimizza le cartelle preferite e personalizza la barra di accesso rapido

Microsoft Outlook visualizza una cartella dei preferiti nella barra di navigazione sopra la cartella della posta elettronica. Se questa cartella non viene utilizzata, può essere rimossa o ridotta a icona dalla versione di Outlook 2007. In Outlook 2007 e in tutte le versioni successive, esistono due modi collaudati per ridurre a icona la cartella. In questo modo risparmi spazio e garantisci chiarezza nella struttura delle tue cartelle.

La barra di accesso rapido in Outlook e in altre applicazioni software di Microsoft Office è apprezzata dagli utenti perché supporta un lavoro efficace. È possibile personalizzare questa barra di accesso rapido con pochi clic. Per fare ciò, fare clic sul simbolo nella barra di accesso rapido: "Linea / freccia giù".

Di conseguenza, si apre una finestra di selezione in cui è possibile integrare ulteriori funzioni nella barra di accesso rapido. Metti un segno di spunta davanti a uno dei comandi per aggiungere il pulsante corrispondente alla barra. Al contrario, rimuovere il segno di spunta davanti ai comandi per i quali la barra non deve contenere alcun pulsante.

QuickStes: sfrutta al meglio gli efficienti aiutanti di Outlook

I QuickSteps forniti come Smarttools dalla versione di Outlook 2010 devono essere adattati prima di poter essere utilizzati per la prima volta in modo che possano essere utilizzati in modo efficace. Puoi trovare QuickStes nella scheda "Start".

Oltre ai Quick Step già pronti, come "Team E-Mail" o "Fatto", è possibile aggiungere altri Quick Step individuali che personalizzano e semplificano il lavoro con Outlook.

Adattare i formati di stampa alle proprie specifiche consente di risparmiare tempo e denaro

Outlook offre un'ampia gamma di opzioni e funzioni per personalizzare il formato di stampa di un documento. Soprattutto quando più dipendenti lavorano con un computer, questo può portare a problemi ed errori di stampa. Per ridurre al minimo le stampe errate, è utile ripristinare il formato di stampa ai valori di default prima di ristampare. Questo può essere fatto con pochi clic nelle impostazioni di Outlook.

Personalizza la barra delle attività e l'area di navigazione per concentrarti su ciò che è importante

La barra Da fare in Microsoft Outlook di solito mostra un navigatore di date, nonché gli appuntamenti e le attività correnti.

In questo caso, personalizzare significa dare priorità alle cose importanti in modo che gli appuntamenti e le attività essenziali non vengano mai dimenticati.

Se non hai molto spazio sullo schermo o vuoi portare le tue email in primo piano, puoi ridurre a icona la barra di navigazione in Outlook. In questo caso, i pulsanti che utilizzi per selezionare i vari moduli di Outlook sono sotto forma di icone.Ciò garantisce che ci sia più spazio per leggere le e-mail. Le impostazioni possono essere invertite a piacimento.

Questo vale anche per le notifiche desktop popolari e pratiche. Questi sono impostati su una durata massima di 30 secondi. Se si vuole aumentare la visualizzazione oltre questo intervallo massimo, è necessario intervenire in anagrafica per questo tipo di personalizzazione.

Mostra le tabelle singolarmente in Outlook: in questo modo mantieni la chiarezza

Microsoft Outlook è:

• Nella posta in arrivo,
• Nel calendario,
• Nella rubrica e
• Per altre funzioni

strutturato come una tabella. I tavoli garantiscono una presentazione chiara. Le viste tabulari, ad esempio nella posta in arrivo, possono essere regolate manualmente con il mouse per quanto riguarda la larghezza delle colonne.

Personalizza i programmi di navigazione integrati

Microsoft Outlook ti offre la possibilità di aprire una mappa stradale in Bing Maps di Microsoft per un contatto utilizzando il pulsante "Assegna". Questo mostrerà l'indirizzo del contatto. La visualizzazione della mappa stradale può essere selezionata non appena è stato inserito un indirizzo postale per il contatto in Outlook.

Crea o modifica moduli: ecco come personalizzi correttamente

L'utilizzo dei moduli negli strumenti per sviluppatori di Microsoft Outlook non è un'attività quotidiana.

Ad esempio, se desideri creare un modulo per un'attività, Outlook ti offre la possibilità di personalizzare il modulo negli strumenti di sviluppo. Quando aggiungi campi al modulo, Outlook posiziona automaticamente il campo di input e l'etichetta insieme. Non appena si fa clic su uno dei due elementi in un secondo momento, viene selezionato solo questo elemento. Per spostare entrambi gli elementi contemporaneamente, ha senso collegare entrambi gli elementi tra loro. Questo viene fatto con il "Gruppo".

Riepilogo e conclusione: se personalizzi Outlook, risparmi tempo e lavori in modo più produttivo

Così come ognuno ha un gusto personale nella scelta dell'arredamento della propria casa, anche Microsoft Outlook dovrebbe essere progettato e personalizzato in modo specifico da ciascun utente. Le funzioni dell'applicazione software devono essere adattate al rispettivo utente e alle sue esigenze. Barre dei menu personalizzate, una casella di posta adattata individualmente e altre impostazioni del software sono importanti per poter lavorare nel modo più efficace ed efficace possibile.