Allegato e-mail: devi conoscere questi suggerimenti

Come inviare file come allegati via e-mail

Apri l'allegato di una e-mail: ecco come funziona

Puoi dire che una mail contiene un allegato dalla graffetta nell'intestazione. In Microsoft Outlook, l'immagine della graffetta viene visualizzata direttamente davanti al nome. Facendo doppio clic sull'e-mail è possibile visualizzare i file allegati nell'area superiore. Questi possono essere aperti con un altro doppio clic. È anche possibile visualizzare in anteprima il file in Microsoft Outlook e in altri comuni programmi di posta elettronica. In alternativa, l'allegato può essere salvato sul disco rigido prima di visualizzarlo.

Per poter aprire l'allegato di un'e-mail, è essenziale installare un programma in grado di visualizzare l'estensione di file specifica dell'allegato. Ad esempio, se si desidera aprire un file docx, è necessaria l'ultima versione di Microsoft Word o un programma gratuito come Open Office o LibreOffice. Se apri un allegato in un altro software, inevitabilmente si verificheranno errori di formattazione.

Estensioni di file comuni	Programma originale	Software alternativo
Docx, dottore	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (formato documento aperto)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (formato documento aperto)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (formato dati portatile)	Lettore Adobe PDF	Molti elaboratori di testi
EXE (eseguibile)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Programmi video di tutti i tipi
MP3	Programmi musicali di tutti i tipi

Allegati nelle e-mail: come distinguere tra e-mail reali e spam

Immagina di ricevere un'e-mail che presumibilmente proveniva dalla tua compagnia energetica locale. A ben vedere, contiene strani caratteri e allo stesso tempo un allegato con un file con estensione GIF.webp (Graphics Interchange Format). La domanda sorge inevitabilmente: la posta è un messaggio autorizzato o una posta di spam con malware allegato?

Anche se l'e-mail sembra strana a causa della sua formattazione, con ogni probabilità non è spam. Il motivo dello strano aspetto è che il tuo programma di posta non ha ricevuto il messaggio nel formato corretto. Per questo motivo, l'e-mail viene visualizzata in modo errato e con caratteri speciali insoliti. Il fenomeno delle email errate da mittenti fidati si verifica ogni tanto:

• Se il programma di posta del mittente elabora i dati in modo errato o
• Nessun sistema Windows viene utilizzato per l'invio.
• Si sono verificati errori durante il trasferimento del messaggio alla tua casella di posta.

In ogni caso, dovresti controllare oggettivamente le e-mail di mittenti affidabili. Se il mittente, l'oggetto e il numero cliente corrispondono ai tuoi dati personali, l'e-mail non deve contenere una minaccia. Tuttavia, se noti collegamenti interrotti o indirizzi di risposta insoliti, è più sicuro contattare il mittente e discutere personalmente del problema.

Integra gli allegati nelle e-mail: queste sono le tue opzioni

Se invii e-mail ai destinatari e desideri inviare file, documenti o foto importanti, è facile. Per prima cosa, redige il testo dell'e-mail, inserisci l'indirizzo e-mail del destinatario nel campo dell'indirizzo e inserisci un oggetto. Infine, troverai le voci di menu in Microsoft Outlook nella barra dei menu sotto "Inserisci":

• Aggiungi file.
• Aggiungi elemento.

Entrambe le voci di menu contengono funzioni diverse.

Sotto la voce di menu "Allega file" hai la possibilità di allegare tutti i tipi di documenti che si trovano sul tuo disco rigido o nel cloud storage. Se desideri integrare una voce del calendario o il tuo biglietto da visita Outlook nell'e-mail, puoi farlo con la voce "Aggiungi elemento" Prima di inviare, assicurati di aver selezionato il file corretto. Con un clic su "Invia", il destinatario riceve l'allegato e-mail oltre al testo dell'e-mail.

In Thunderbird, puoi inviare un allegato in modo simile. Sebbene la struttura del menu differisca dalla struttura in Microsoft Outlook, le opzioni per gli allegati sono equivalenti. È inoltre possibile selezionare un allegato di posta utilizzando il simbolo della graffetta a destra. Nel passaggio successivo è possibile inviare l'e-mail con l'allegato.

Importante:

In generale, le e-mail non dovrebbero mai essere inviate senza un messaggio, anche se è importante solo l'allegato e-mail. Questo si presenta come poco professionale e non molto riconoscente nei confronti del destinatario. Allo stesso tempo, una e-mail senza messaggio o oggetto può essere classificata come spam e archiviata temporaneamente nella cartella spam. A causa della misura di protezione, la posta con allegati importanti può andare persa.

Ecco come salvare un allegato attendibile sul tuo disco rigido

Se ricevi un'e-mail con un allegato di posta affidabile, puoi aprirla immediatamente nel programma di destinazione o salvarla temporaneamente sul disco rigido. Per fare ciò, procedere come segue:

• In Microsoft Outlook, fai clic sulla "freccia giù" visibile a destra dell'allegato. Si apre un campo con diverse opzioni. Selezionare l'opzione "Salva con nome" e determinare la cartella in cui salvare l'allegato. Altre opzioni importanti sono la stampa rapida del file o l'anteprima, che consente di visualizzare i contenuti senza aprire fisicamente il file.
• Dopo il salvataggio nella struttura della propria cartella personale, l'allegato è disponibile per ulteriori elaborazioni.

Consiglio:

Se non riesci a vedere, aprire o salvare un allegato, ciò potrebbe essere dovuto a impostazioni di protezione dei dati errate. Gli utenti del sistema operativo Windows 7 dovrebbero controllare in particolare le loro impostazioni. I clienti che utilizzano un indirizzo di posta elettronica di Telekom in Windows 7 hanno segnalato che il problema si è verificato dopo che Telekom ha passato l'accesso al proprio server di posta elettronica a una connessione dati crittografata. In questo caso, l'impostazione nelle opzioni Internet di Windows 7 ha impedito il salvataggio dei file crittografati.

La soluzione per modificare le impostazioni di protezione dei dati risiede nelle opzioni Internet di Internet Explorer. Questo è stato sostituito in Windows 10 dal browser Microsoft Edge.

Modificare le impostazioni sulla privacy in Internet Explorer

1. In Internet Explorer, fai clic sul pulsante del menu (la ruota dentata), quindi fai clic su Opzioni Internet.

   

2. Nella finestra successiva, passa alla scheda "Avanzate" e disattiva l'opzione "Non salvare pagine crittografate su disco" nell'area Sicurezza. Chiudere la finestra facendo clic su "OK".

   

Di conseguenza, dovrebbe essere possibile salvare gli allegati di posta elettronica senza problemi. Questo errore non dovrebbe verificarsi con gli utenti di Windows 10 e Microsoft Edge.

Invio di allegati di grandi dimensioni: devi prestare attenzione a questo

È possibile utilizzare allegati di posta elettronica per trasportare file con grandi quantità di dati. Il provider del tuo indirizzo e-mail specifica il limite relativo alla dimensione consentita di un'e-mail o di un singolo documento allegato. Nei contratti di posta elettronica a pagamento possono essere inviati 50 megabyte o fino a 100 megabyte di dati. I fornitori di indirizzi e-mail gratuiti limitano la dimensione degli allegati a 10, 20 o 25 megabyte. Di norma, gli ordini di grandezza specificati sono sufficienti per:

• File di testo,
• piccoli video o
• File musicali

in questo modo da casella di posta a casella di posta come allegato di posta.

Fondamentalmente, le e-mail con allegati non dovrebbero diventare troppo grandi. Ciò è dovuto principalmente a ragioni tecniche. La dimensione delle e-mail è impostata a livello internazionale su un massimo di 5 MB. Ciò è comprensibile se si tiene conto del fatto che le e-mail vengono suddivise dal programma di posta in pacchetti da 256 KB ciascuno.

Il router, che è connesso tra il dispositivo finale e il provider, riduce i pacchetti a una dimensione inferiore a 1,5 KB. Ciò significa che un allegato con 10 MB è composto da più di 100 singoli pacchetti. Questi vengono inviati separatamente e messi insieme nell'ordine corretto dal destinatario. Anche le e-mail con grandi quantità di dati nell'allegato di posta vengono classificate dal sistema come posta virus o posta spam e spostate nella cartella spam. Per evitare ciò, gli allegati delle e-mail non dovrebbero generalmente essere più grandi di 5 MB.

È inoltre essenziale che il destinatario abbia anche la possibilità di ricevere file di dimensioni maggiori con il suo account. In caso contrario, l'e-mail verrà restituita con una nota di errore del provider che informa che il limite di invio è stato superato.

Esistono diverse opzioni alternative per l'invio di file e volumi di dati più grandi:

• Invia più email con allegati che non superano il limite del provider.
• Salva gli allegati e-mail in un dispositivo di archiviazione cloud come Dropbox o OneDrive e invia solo il collegamento. Il destinatario può quindi caricare il file in modo indipendente.
• Comprimi i file. Programmi come WinZip o WinRAR sono l'ideale per questo. Converti un allegato in un file ZIP e puoi ridurne le dimensioni del 50-80%.
• Salva file di grandi dimensioni con un filehoster come transfernow.net e lascia che sia il destinatario a recuperarli. Qui possono essere trasferiti da 4 a 20 gigabyte.

Nota per gli utenti di Gmail:

Se la dimensione del file di un allegato supera i 25 MB, i documenti saranno resi disponibili tramite Google Drive. Possono quindi essere richiamati tramite l'accesso a Google Drive. Questa procedura garantisce il trasporto anche degli allegati di posta elettronica che superano la dimensione consentita.

Cripta le informazioni private negli allegati: queste sono le tue opzioni

Puoi crittografare informazioni o dati sensibili in modo professionale con Microsoft Outlook. Prima che i tuoi dati possano essere crittografati in modo efficace, devi prima richiedere un certificato di crittografia corrispondente al Microsoft Trust Center. La crittografia di Outlook è strutturata in modo crittografico. In pratica, ciò significa che sia il mittente che il destinatario necessitano di un certificato digitale per utilizzare l'opzione di crittografia in Outlook. Un certificato digitale può essere gratuito oa pagamento. Può essere richiesto alle autorità di certificazione e deve quindi essere preventivamente inviato al destinatario del messaggio crittografato. Quest'ultimo, con l'ausilio del certificato digitale, può decifrare sia l'allegato di posta che il contenuto dell'e-mail.

Oltre alla crittografia basata su software tramite la firma digitale, i documenti possono essere protetti con una password. Ad esempio, se crei un file Word in Microsoft Word, hai la possibilità di proteggerlo con una password in qualsiasi momento. Il destinatario ha bisogno della password per leggere il file inviato. È inoltre possibile utilizzare questo metodo per proteggere un file da accessi non autorizzati. Puoi accedere al menu in Microsoft Word sotto:

File> Informazioni> Proteggi documento.