Condividi presentazioni: esporta i contenuti in PowerPoint

Trasmissione di presentazioni con video e audio

Indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di una presentazione per un appuntamento con un cliente o desideri rendere la presentazione disponibile per i partecipanti alla tua formazione online in seguito: se passi una presentazione PowerPoint, assicurati di esportare correttamente la presentazione in modo che tutto l'audio sia disponibile anche - e i file video sono condivisi. Dopotutto, sarebbe fastidioso se nella tua presentazione mancassero elementi critici.

In modo che tu non debba nemmeno pensare se tutti gli elementi sono effettivamente inclusi nel trasferimento o se la tua presentazione può essere riprodotta su un computer di terze parti su cui Microsoft PowerPoint potrebbe non essere installato affatto - ad esempio su un Mac - puoi prepararti. Sono disponibili diverse opzioni a seconda che si utilizzi una versione precedente di PowerPoint o Microsoft 365.

Più nuova è la tua versione di PowerPoint, più conveniente è condividere file

Con le versioni precedenti di PowerPoint, anche gli elementi multimediali devono essere salvati in una presentazione e trasmessi. Per fare ciò, è necessario creare un collegamento tra la presentazione e la cartella con gli elementi video o audio. Tuttavia, gli elementi possono anche essere incorporati nella presentazione con pochi clic, in modo che non debbano essere inviati separatamente.

È più facile con le presentazioni PowerPoint più recenti. Ad esempio, se usi PowerPoint tramite Microsoft 365, puoi archiviare le tue presentazioni nel cloud. Lì puoi richiamarlo in qualsiasi momento e condividerlo con altri, inclusi tutti gli elementi multimediali forniti. Oltre all'abbonamento a Microsoft 365, l'unica cosa necessaria per questo è l'accesso a Internet.

Come esportare la tua presentazione PowerPoint con audio e video nelle versioni PPT più recenti

Per esportare una presentazione PowerPoint nella versione 2016, vai alla voce di menu File. Sotto troverai il punto nella barra che si apre a sinistra Esportare. Ti verranno quindi suggerite diverse versioni in cui convertire la tua presentazione.

Crea documento PDF/XPS:

Con questa opzione puoi convertire singole diapositive o l'intero file in un PDF e salvarlo. Nelle opzioni hai la possibilità di salvare il documento PDF/A-compatibile. In questo modo può essere aperto da qualsiasi visualizzatore di PDF. Per creare il documento:

1. Fare clic sul pulsante Crea documento PDF/XPS.

2. Inserisci un nome file per la tua presentazione.

3. Assicurati di aver selezionato il formato PDF.

4. Seleziona o deseleziona la casella di controllo Apri file dopo la pubblicazione, a seconda delle tue preferenze.

5. Scegli Standard (pubblicazione e stampa online) se il tuo documento è richiesto in alta risoluzione.

6. Selezionare Dimensione minima (pubblicazione in linea) se una dimensione di file più piccola è più importante della qualità di stampa.

7. Fare clic su Opzioni per specificare i dettagli come le pagine da stampare, la stampa delle annotazioni o le opzioni di output.

8. Quindi fare clic su OK e quindi su Pubblica.

Presentazione del pacchetto per CD:

Le presentazioni possono essere confezionate di conseguenza non solo per i CD ma anche per le chiavette USB. Una o più presentazioni e altri file desiderati vengono combinati e masterizzati su un CD. Se i file vengono salvati in una cartella, possono essere copiati da lì sulla chiavetta USB.

Crea volantino:

Un'altra funzione di esportazione è creare volantini, che consistono in diapositive con le tue note. Se selezioni questa opzione, si aprirà un pannello laterale in cui puoi impostare il layout delle note e delle diapositive. PowerPoint crea quindi un file Word di tua scelta in cui puoi continuare a lavorare.

Cambia tipo di file:

Sotto questa opzione hai diverse opzioni. Ad esempio, puoi cambiare il formato della tua presentazione nel vecchio formato PowerPoint 97-2003. Puoi anche selezionare il formato OpenDocument se la tua presentazione dovrebbe essere adatta per OpenOffice. Una conversione in immagini JPEG.webp o PNG è possibile anche utilizzando il pulsante Cambia tipo di file. Se selezioni Salva come tipo di file diverso e fai clic su Salva con nome, puoi anche convertire singole diapositive in altri formati come GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF o TIFF.

Crea video:

I video vengono salvati regolarmente in formato MP4. In alternativa, è possibile selezionare anche il formato WMV. Tutti gli elementi multimediali, le animazioni e le timeline sono inclusi nell'esportazione. Per quanto riguarda la qualità dell'immagine, puoi scegliere tra:

• Standard = 640x480 pixel
• HD = 960x720 pixel
• Full HD = 1400x1080 pixel
• Ultra HD = 2880x2160 pixel

Ma attenzione: maggiore è la risoluzione, più grande è il file esportato. Se desideri inviare la tua presentazione via e-mail, ad esempio, tieni presente che molti programmi di posta elettronica inviano solo allegati fino a una certa dimensione. Passa attraverso un provider come WeTransfer per inviare allegati più grandi.

La conversione di una presentazione PowerPoint in video ti libera dal compito di capire quale versione di PowerPoint stanno utilizzando i destinatari. Perché una presentazione disponibile come video in formato WMV può essere riprodotta su qualsiasi computer Windows con un lettore video corrispondente. E questo può essere installato rapidamente se non è già presente.

Presentazioni PowerPoint nel cloud: semplici e pratiche

Con la nuova variante PowerPoint, che fa parte dell'abbonamento a Microsoft 365, la condivisione di file PowerPoint che contengono elementi video o audio è molto più semplice. Infine, Microsoft salva il PowerPoint creato nel cloud, a cui tutti possono accedere. Tutto quello che devi fare è condividere la presentazione con altre persone o inviare per e-mail il percorso al tuo cloud.

Altre persone possono visualizzare la presentazione di PowerPoint anche se non sono loro stessi clienti di Microsoft 365. Non è necessario creare, collegare o copiare cartelle aggiuntive. Un altro vantaggio: la presentazione non solo può essere visualizzata da altre persone, ma anche modificata. Questo è possibile in tempo reale, in modo da poter lavorare con più persone contemporaneamente in una presentazione PowerPoint.

Se non disponi della versione cloud di PowerPoint, puoi condividere le tue presentazioni su una chiavetta USB o un CD o semplicemente inviarle via e-mail. Se lavori con versioni precedenti di PowerPoint, abbiamo creato alcuni suggerimenti per te.

Come inviare presentazioni nelle versioni PowerPoint fino al 2007

Con le versioni precedenti di PowerPoint, il trasferimento funziona in modo leggermente diverso. Nelle versioni PowerPoint fino al 2007, tutti i file multimediali (ad eccezione dei piccoli file WAV) sono collegati solo alla presentazione. Quando li inoltri, devi assicurarti che questi collegamenti funzionino ancora su altri computer inviando tutti i file collegati.

Anche se PowerPoint 2007 suona come il passato: molti privati e utenti di computer meno recenti utilizzano ancora queste versioni precedenti di PowerPoint, motivo per cui ha senso conoscere le funzioni e le opzioni.

Differenze di versione e preparazioni

In tutte le versioni precedenti, semplifichi il tuo lavoro creando una cartella prima di iniziare a lavorare sulla presentazione, nella quale puoi copiare tutti i file multimediali oltre alla presentazione, prima di inserirli nella presentazione.

Vengono creati percorsi relativi per i collegamenti in cui il nome del percorso effettivo (unità \ cartella \ sottocartella) non è salvato e che funzionano ancora su altri computer. In questo modo, puoi essere certo che tutti gli elementi multimediali della tua presentazione possano essere riprodotti e nulla vada perso.

Pacchetto file automaticamente per CD

La funzione Pack per CD è disponibile da PowerPoint 2003 in poi. Consente di condividere le presentazioni senza dover archiviare e collegare file multimediali in una cartella separata. Quando si impacchettano i CD, i file vengono incorporati nella presentazione ed esportati automaticamente. Al giorno d'oggi è più comune trasmetterlo su una chiavetta USB che su un CD: è ancora più semplice tramite e-mail o collegamento cloud.

Compila i dati a mano

• La creazione di pacchetti per CD è utile quando si desidera che i collegamenti vengano corretti automaticamente. Se tutti i file sono raccolti in una cartella, è possibile masterizzare il contenuto della cartella su CD senza questa funzione.
• Se vuoi trasferire la presentazione su una chiavetta USB, dovresti prima metterla insieme sul tuo disco rigido e poi copiarla. Il salvataggio diretto su supporti dati mobili è soggetto a errori.
• File zip inviati via e-mail per garantire che rimangano insieme.
• Prova il CD o la chiavetta USB su un altro computer prima di trasmettere o riprodurre qualsiasi cosa.
• Puoi anche memorizzare nella cache la tua presentazione nel tuo Dropbox personale o su un altro servizio cloud e condividerla con persone specifiche. Potrai quindi accedere solo alla presentazione, ma non agli altri tuoi contenuti.

Seleziona il formato file corretto e aumenta la dimensione dei dati

Se l'incorporamento dei file non funziona, è possibile che sia stato selezionato il formato file sbagliato, ad esempio. Un suono dovrebbe essere salvato come file wav e non come file wmv. La dimensione dei dati per i file wav può essere aumentata anche nelle opzioni di PowerPoint in Avanzate e Salva. In questo modo è possibile incorporare nella presentazione anche file di dimensioni maggiori, che non devono più essere inviati insieme ad essa.

Per le presentazioni PowerPoint più recenti dal 2016 in poi, c'è la possibilità non solo di salvare le presentazioni con i collegamenti appropriati. Hai diverse opzioni per condividere le presentazioni, vale a dire:

• Come PDF: Le diapositive possono quindi essere aperte con un visualizzatore PDF che praticamente ogni computer ha
• Come singole diapositive: Le singole diapositive possono essere salvate come grafica. Solo gli elementi multimediali in queste diapositive non possono quindi essere riprodotti.
• Come video: Le presentazioni PowerPoint possono essere esportate come video o film.

Passa le presentazioni PowerPoint come video: ecco come funziona

Per la versione precedente di PowerPoint del 2010 puoi utilizzare le nostre istruzioni per creare un video dalla tua presentazione.

Inserisci un file audio per una diapositiva

1. Passa alla diapositiva a cui vuoi avere un sottofondo musicale.

2. Nella scheda Inserisci, nel gruppo Media, fare clic su Audio.

3. Scegli Audio da file.

4. Vai alla cartella che contiene il file musicale e seleziona il file musicale che desideri.

5. Completa la selezione facendo clic sul pulsante Inserisci.

6. PowerPoint inserisce un simbolo di altoparlante sulla diapositiva per il file audio inserito.

CONSIGLIO: Se non sei sicuro di quale file audio sia quello giusto, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file nella finestra di dialogo Inserisci audio e fai clic su Riproduci nel menu di scelta rapida. In questo modo, puoi decidere senza alcun dubbio il file audio giusto.

Configura la riproduzione del file audio

Trascina l'icona dell'altoparlante accanto alla diapositiva e lasciala evidenziata.

Espandi la scheda Strumenti audio/Riproduzione.

Nel gruppo Opzioni audio, fare clic su Automatico nell'elenco a destra di Avvia in modo che la musica venga riprodotta automaticamente quando viene visualizzata la diapositiva.

Inserisci un brano musicale per l'intera presentazione

Se il file audio deve servire come musica di sottofondo per l'intera presentazione, procedere come segue:

Vai alla prima diapositiva della presentazione.

Inserisci il file audio come descritto sopra.

Questa volta, nella scheda Strumenti audio/Riproduzione, seleziona Riproduci tra le diapositive nell'elenco a destra di Avvia.

IMPORTANTE: Se poi converti la presentazione in video, il brano musicale deve avere la stessa durata della presentazione.

L'attivazione della casella di controllo "Riproduci all'infinito" per un file audio più breve non aiuta, perché la ripetizione non funziona nel video.

Conclusione: è così che trasmetti le tue presentazioni PowerPoint con tutti gli elementi multimediali

Per trasmettere una presentazione con tutti gli elementi video e audio che contiene, hai diverse opzioni a seconda della versione di PowerPoint. Mentre nelle versioni precedenti di PowerPoint devi anche salvare gli elementi multimediali utilizzati e impostare i collegamenti, nelle versioni più recenti puoi semplicemente esportare l'intero file. Tutti gli elementi contenuti nella presentazione sono presi insieme.

Quando esporti le presentazioni, hai varie opzioni e puoi esportarle come PDF, video o grafica individuale. Il trasferimento su un CD o una chiavetta USB è stato senza problemi dalla versione PowerPoint 2003.

Il trasferimento della presentazione è pratico e semplice con Microsoft 365 basato su cloud. Lì, le presentazioni PowerPoint possono essere salvate online e altri utenti possono accedervi tramite un collegamento. È anche possibile modificare una presentazione insieme. I preziosi elementi video e sonori non vengono persi nella versione basata su cloud.