Sia che tu voglia eseguire regolarmente il backup dei dati dei contatti dal tuo Outlook o che tu voglia trasferirli da Outlook in ufficio al tuo Outlook privato o metterli a disposizione di un collega: il modo più semplice per farlo è esportare la rubrica
Se vuoi creare un backup o trasferire i dati esportati su un altro Outlook, è consigliabile salvare i dati in un file PST. Puoi quindi leggere semplicemente il file PST con un altro Outlook.
Se vuoi passare i dati a un collega che non ha Outlook, non può fare nulla con un file PST. Quindi dovresti esportare gli indirizzi in formato Excel o in formato CSV (in Outlook questo è chiamato "valori separati da virgola").
Esporta completamente la rubrica
Per fare ciò, procedere come segue:
- In Outlook fino alla versione 2007 chiami il comando File → Importa / Esporta Su. In Outlook 2010, chiami File → Apri → Importa Su.
- Scegliere Esporta in un file e clicca su Ulteriore.
- Scegliere File della cartella personale (.pst) (o in Outlook 2010 File di dati di Outlook (.pst)) e fare clic su Ulteriore.
- Scegliere contatti e attiva l'opzione Includere sottocartelle un. Quindi fare clic su Ulteriore.
- Scegli tra Ricerca selezionare la cartella in cui salvare il file PST e inserire un nome file descrittivo, ad esempio contatti-backup.pst.
- Mantieni l'opzione Sostituisci i duplicati con elementi esportati su e fare clic su Completare.
- Se i dati non sono altamente sensibili, selezionare Nessuna crittografia e clicca su ok. In Outlook 2010, lascia vuoti i campi della password e fai clic su ok. Se hai bisogno di proteggere il backup, scegli Crittografia forte e inserisci la password due volte. L'opzione Salva questa password nell'elenco delle password lascialo disattivato, ovviamente, altrimenti chiunque possa accedere al tuo PC può aprire il file senza dover inserire la password. Chiudi la finestra di dialogo con ok.
Nella procedura descritta, nella cartella Contatti suggeriti conteneva voci non salvate. Questi sono alla fine dell'elenco di selezione nel passaggio 4. Non è possibile selezionarli insieme ai contatti tenendo premuto il tasto CTRL. Se vuoi salvarli, devi ripetere i passaggi da 1 a 7 di seguito.
Importa di nuovo il backup
Se vuoi (ri)leggere gli indirizzi sullo stesso o su un altro PC, procedi come segue:
- In Outlook fino alla versione 2007 chiami il comando File → Importa / Esporta Su. In Outlook 2010, scegli File → Apri → Importa.
- Scegliere Importa da altri programmi o file e clicca su Ulteriore.
- Scegliere File della cartella personale (.pst) e clicca Ulteriore.
- Seleziona il file PST di cui è stato eseguito il backup.
- Se hai modificato alcuni contatti in Outlook dopo il backup, seleziona nella finestra di dialogo di importazione Non importare duplicati in caso contrario le modifiche ai contatti verranno sovrascritte dai vecchi dati. Se vuoi decidere tu stesso quale versione tenere in rubrica in caso di duplicati, seleziona Consenti la creazione di duplicati la fine. Quindi devi cercare nella rubrica dopo l'importazione ed eliminare i duplicati non necessari.
- clicca su Ulteriore.
- Attiva o disattiva l'opzione Includere sottocartelle e seleziona l'opzione Importa gli elementi nella stessa cartella in: Cartelle personali (se hai diverse cartelle personali in Outlook 2010, prendi quella che desideri).
- clicca su Completare.
