È così che si fa!
Vuoi salvare le email importanti nelle tue cartelle di archivio in una posizione specifica sul disco rigido? Ad esempio, le e-mail con fatture, dati sensibili dei clienti o contenuti che, da un punto di vista legale, devono essere conservati a lungo termine. Il noto e popolare formato PDF è adatto a questo scopo come formato di archivio affidabile e duraturo. Occupa poco spazio sul disco rigido, può essere aperto su diversi dispositivi finali e offre un alto livello di sicurezza.
Salvare file PDF in Outlook: questi sono programmi adatti
A differenza di Microsoft Word o Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook non offre un'opzione integrata per salvare o convertire i file PDF. Un'opzione è il programma a pagamento "Adobe Acrobat", che è in grado di creare file PDF da Outlook. Se sei interessato a una soluzione gratuita con funzionalità simili, dovresti usare PDFCreator come alternativa.
Lo strumento è disponibile in una versione tedesca ed è continuamente sviluppato. Installa un driver della stampante virtuale e crea file PDF utilizzando il comando "Stampa". Con PDFCreator puoi creare documenti come file PDF da qualsiasi programma Windows. Se lavori regolarmente con i collegamenti nei documenti, PDF Creator non è la prima scelta. Questo perché il software non accetta collegamenti ipertestuali e questi non sono cliccabili nel file PDF creato. In questo caso, gli utenti di Windows 10 possono utilizzare lo strumento gratuito "Microsoft Print to PDF" fornito. In tutti gli altri casi, PDFCreator come strumento PDF gratuito è la scelta giusta per la sua velocità e facilità d'uso.
Installa PDF Creator
-
Il primo passo è installare PDFCreator in pochi secondi aprendo l'indirizzo https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions nel tuo browser web. Quindi scarica l'ultima versione di PDFCreator. Puoi scegliere tra la versione gratuita per utente singolo o le versioni multiutente e server a pagamento.
-
Dopo che il file di installazione è stato caricato, avvialo con un doppio clic.
-
La procedura guidata di installazione guida l'utente attraverso l'installazione e fornisce informazioni importanti sulla corretta installazione. Tra le altre cose, è possibile impostare la lingua del programma e visualizzare informazioni sul contratto di licenza o sulle impostazioni di protezione dei dati.
-
Il software verrà installato sul tuo computer entro pochi secondi. Dopo l'installazione, è possibile accedere al manuale in linea o cercare nella knowledge base gli argomenti della guida. In caso di domande sull'utilizzo di PDF Creator, è disponibile anche il supporto multilingue della comunità. PDFCreator è pronto per l'uso e può convertire i messaggi di posta elettronica in file PDF con pochi clic in Microsoft Outlook.
Salva le email come PDF: è così che funziona
È possibile salvare un'e-mail in formato PDF con pochi clic e impostazioni. Con i seguenti 6 passaggi puoi creare file PDF professionali con titoli di documenti specifici e informazioni sull'autore e parole chiave, che facilitano la ricerca successiva:
-
Apri qualsiasi messaggio di posta elettronica che desideri salvare come PDF.
-
Nella scheda File, vai al menu → Stampa.
-
Seleziona PDFCreator come stampante.
-
Nel caso di un'e-mail multipagina, è possibile specificare quali pagine devono essere salvate. Per fare ciò, fare clic su Opzioni di stampa e inserire i numeri di pagina. Non è possibile salvare solo un'area contrassegnata o parti di un testo contrassegnato in PDFCreator.
-
Nel passaggio successivo, fai clic sul pulsante "Stampa". Si apre una nuova finestra in cui è possibile inserire le specifiche del documento da salvare.
-
Nella parte superiore della finestra di selezione è possibile specificare il formato in cui salvare il documento. Oltre a un file PDF standard, puoi scegliere tra:
- diversi livelli di compressione,
- memorizzazione come file grafico o
- l'archiviazione come file PDF protetto.
-
Nell'area centrale della finestra di selezione è necessario specificare il percorso e il nome del file con cui salvare il file PDF.
-
Nella parte inferiore è importante inserire un titolo significativo del documento. Questa procedura ti consentirà di trovare più facilmente il documento in un secondo momento. Allo stesso tempo, aiuta i destinatari ad assegnare il file. Tra le altre cose, puoi utilizzare l'oggetto originale dell'e-mail o utilizzare un titolo individuale. Puoi anche inserire un argomento e/o parole chiave. Queste informazioni possono essere visualizzate in Esplora risorse o utilizzate come parole di ricerca.
C'è anche la possibilità di unire il file PDF creato direttamente con un altro file. Se lo desideri, attiva il pulsante Unisci. Puoi anche allegare il file PDF direttamente a un'e-mail o inoltrarlo o caricarlo tramite Dropbox o FTP.
-
Se desideri salvare il file per impostazione predefinita, fai clic sulla casella di controllo verde "Salva". Il titolo del documento viene utilizzato come nome del file. È possibile modificare il nome per l'ultima volta prima di avviare il processo di salvataggio.
L'"Architetto PDF" crea quindi il file PDF in background. Se hai un account utente con il produttore PDFForge, puoi accedere e salvare il file anche in questo account. In alternativa, puoi creare un nuovo account utente. Il file PDF progettato viene visualizzato in "Architetto PDF".
Consiglio: Per impostazione predefinita, il software PDFForge "PDF Architect" viene utilizzato come programma di visualizzazione per i file PDF creati con PDFCreater. Se desideri continuare a leggere i file PDF con il gratuito "Adobe Acrobat Reader" o un altro strumento, puoi salvarlo nelle impostazioni di PDFCreator. Puoi anche modificare la selezione per le app standard nelle impostazioni di Windows.
I file PDF offrono sostanzialmente questi vantaggi
È facilmente possibile salvare un'e-mail da Outlook come file PDF. Oltre a poter essere salvati, i file PDF offrono molti vantaggi rispetto ad altri formati, come il formato di archiviazione MSG Outlook. Sebbene i file MSG possano essere letti solo da Outlook e da alcuni programmi di posta elettronica e di conversione, il formato PDF è utilizzato in tutto il mondo.
I programmi di lettura PDF gratuiti come Adobe Acrobat Reader garantiscono che i destinatari di un file PDF possano leggerlo su quasi tutti i dispositivi. Anche i file PDF vengono compressi man mano che vengono salvati e nella maggior parte dei casi sono più piccoli del documento di origine. Inoltre, vengono mantenuti la formattazione, le immagini, i caratteri incorporati e l'aspetto generale.
La sicurezza dei documenti è essenziale, soprattutto quando li si invia via Internet. Impostando le opzioni, i file con contenuti sensibili possono essere protetti dal furto di dati non autorizzato. Lo stesso avviene assegnando una password. In tal caso, le persone non autorizzate non potranno aprire il file e leggerne il contenuto.
Con il valore aggiunto dei file PDF e la possibilità di utilizzare parole chiave e un titolo significativo per semplificare la ricerca dei file PDF, i file PDF sono ideali per l'archiviazione delle e-mail in Outlook.
Riepilogo: eseguire il backup delle e-mail in Outlook con PDF Creator, in modo rapido e semplice
Se desideri archiviare un messaggio di posta elettronica in modo sicuro a lungo termine, il formato PDF è particolarmente adatto a questo scopo. Poiché Microsoft Outlook non offre la conversione integrata in formato PDF, è necessario utilizzare un software esterno. PDFCreator è un programma orientato all'obiettivo e facile da usare che è stato utilizzato un milione di volte. Una volta installato come driver di stampante virtuale, può essere utilizzato per convertire documenti in file PDF da qualsiasi applicazione Windows.
In Outlook selezioni la funzione di stampa, inserisci il titolo del documento, le parole chiave e il percorso di archiviazione e puoi archiviare la tua e-mail con pochi clic. PDFCreator funziona in modo altrettanto affidabile quanto i programmi a pagamento ed è quindi consigliato come driver di stampante PDF virtuale per Windows e Microsoft Outlook.
