Se stai lavorando concentrato su un compito, è consigliabile eliminare ogni tipo di disturbo o ridurli al minimo possibile. Ciò include anche le interruzioni delle e-mail in arrivo e delle notifiche desktop durante la ricezione delle e-mail.
Imposta la frequenza con cui Outlook recupera le e-mail
Nella maggior parte dei casi non è necessario che Outlook controlli la casella di posta sul server ogni dieci minuti o più e scarichi le nuove e-mail. Eccezione: devi rispondere agli ordini o alle richieste dei clienti, che devono avvenire immediatamente. Nella stragrande maggioranza dei casi è sufficiente che Outlook controlli la posta elettronica una volta ogni ora o ogni mezz'ora.
E se il tuo lavoro richiede che tu ti concentri a lungo su un compito, è consigliabile, come descritto nella pagina precedente, controllare le tue e-mail solo in determinati orari. Quindi dovresti disattivare completamente il recupero automatico della posta elettronica.
Se stai aspettando con urgenza una specifica e-mail, puoi recuperare l'e-mail in qualsiasi momento premendo il tasto F9 o il pulsante Invia Ricevi grilletto.
Se si desidera specificare la frequenza con cui Outlook riceve le e-mail o se si desidera disattivare il recupero automatico delle e-mail, procedere come segue:
- In Outlook fino alla versione 2007 chiami il comando Strumenti → Opzioni e apri il registro Configurazione e-mail. In Outlook 2010, chiami File → Opzioni e apri il registro Esteso.
- clicca su Invia Ricevi.
- Scegliere Tutti gli account e attiva l'opzione Includi questo gruppo nella sottomissione (sotto Impostazioni per il gruppo "Tutti gli account") un.
- Nel campo sottostante cambia l'opzione Cambio automatico ogni X minuti completamente o lo accendi e inserisci la frequenza desiderata dietro di esso, ad esempio 60 Minuti.
- Se utilizzi la modalità offline, ripeti i passaggi 3 e 4 per essa.
- Se non desideri effettuare altre impostazioni per i singoli account, chiudi le finestre di dialogo.
- Se le e-mail ricevute in un determinato account devono essere controllate più spesso, abbandonare la finestra di dialogo Gruppi di consegna (vedi punto 6) e continua come segue:
- Scegliere Tutti gli account e clicca Modificare.
- Seleziona l'account per il quale devono essere applicate altre impostazioni e rimuovi il segno di spunta davanti ad esso Includi account in questo gruppo. Chiudi la finestra di dialogo con ok.
- Quindi fare clic su Nuovo. Inserisci il nome dell'account per il quale si applica il regolamento speciale e fai clic su ok.
- Nella finestra di dialogo che si apre ora, cambia l'opzione Includi account in questo gruppo e clicca ok.
- Seleziona il conto. Attiva l'opzione per questo Cambio automatico ogni X minuti e immettere l'intervallo desiderato.
- Chiudi tutte le finestre di dialogo.
Disattiva le notifiche desktop
Se controlli automaticamente le e-mail ogni pochi minuti, ma non hai bisogno di essere costantemente informato sulle nuove e-mail in arrivo, è consigliabile disattivare la funzione di notifica sul desktop di Outlook. Quindi Outlook non mostra una finestra di notifica o l'icona di una lettera per alcuni secondi per ogni nuova e-mail e inoltre non riproduce alcun suono.
Procedere come segue in Outlook fino alla versione 2007:
- Chiama il comando Strumenti → Opzioni Su.
- clicca su Opzioni e-mail e poi su Opzioni e-mail avanzate.
- gira sotto Quando arrivano nuovi articoli nella posta in arrivo tutte e quattro le opzioni.
- Chiudi le finestre di dialogo.
In Outlook 2010 effettuare le seguenti operazioni:
- Chiama il comando File → Opzioni Su.
- Apri il registro e-mail.
- Attiva o disattiva le quattro opzioni di seguito Quando arrivano nuovi messaggi e chiudi la finestra di dialogo.
