Tramite telefono o sistema di videoconferenza si possono fare incontri anche con persone che si trovano in altre città o addirittura paesi. Ciò consente di risparmiare tempo e costi di viaggio. Tuttavia, ci sono alcune sfide tecniche e anche comunicative
Le conferenze telefoniche e video sono naturalmente adatte a riunioni in cui i partecipanti non sono riuniti in un unico luogo. Hai ulteriori vantaggi:
- Puoi essere convocato con breve preavviso.
- Le persone possono essere aggiunte in seguito o per parte della riunione.
Dovresti tenerlo a mente per le conferenze telefoniche e video
- Prova tecnica (leader): In qualità di leader, avvii il sistema in anticipo e verifichi se la connessione è attiva prima che gli altri partecipanti si uniscano. Altrimenti si rischia un avvio irregolare perché potrebbe essere necessario prima un sound check o le impostazioni devono essere regolate.
- Prova tecnica (partecipanti): Chiedi a tutti i partecipanti di eseguire in anticipo un test del sistema. I sistemi video di solito hanno un link per questo che invii ai partecipanti. Altrimenti passerai i primi minuti a risolvere i problemi tecnici dei partecipanti.
- Introduzione: Se necessario, fornire una breve introduzione alla tecnologia: Come posso parlare? Come faccio ad alzare/abbassare? Come si silenzia il microfono/telefono? Quali altre opzioni ho, ad es. B. caricare file o condividere il proprio schermo?
- Elimina le interferenze: Assicurati (e per i partecipanti) che non ci siano rumori di sottofondo. Ciò significa: chiudere le finestre, spegnere l'aria condizionata o la stampante, evitare l'eco nelle stanze, spegnere lo smartphone.
- Pause di parola: Fai notare ai partecipanti che ha senso dare agli altri l'opportunità di rispondere più a lungo rispetto agli incontri faccia a faccia. Se qualcuno inizia a parlare troppo velocemente (per poter parlare), può succedere che le prime parole non arrivino (ad esempio perché la persona preme il tasto parla troppo tardi).
- Approccio diretto: Se vuoi rivolgerti a una persona specifica, chiamala per nome. In questo modo, la persona sa che si intendeva e non devi ripetere la domanda perché la persona si è resa conto che stavi parlando con loro troppo tardi.
Come padroneggiare le chiamate in conferenza
- Nome nome: I partecipanti non si vedono. Se i partecipanti non si conoscono già, dovrebbero fornire i loro nomi nei primi contributi. Altrimenti gli altri non sapranno chi sta parlando.
- Gesti verbalizzanti/espressioni facciali: Gli altri interlocutori non possono vedersi in una chiamata in conferenza. Quindi non vedi nemmeno le espressioni facciali e i gesti degli altri. Ecco perché è importante essere chiari su tutto ciò che vuoi esprimere.
Suggerimenti per le caratteristiche speciali delle videoconferenze
- Auricolare al posto dell'altoparlante: In caso di videoconferenze su PC, informare i partecipanti che devono spegnere l'altoparlante del proprio PC e utilizzare una cuffia. In caso contrario si avranno effetti di eco quando il partecipante parla e la sua voce viene riprodotta tramite l'altoparlante e captata dal microfono.
- Moderazione del discorso: Con alcuni sistemi può parlare solo una persona alla volta; il moderatore deve darle la parola (leggi: rilasciare il microfono). Questo è meraviglioso perché diventa rapidamente caotico quando più partecipanti parlano tra loro. Inoltre, a volte ci sono anche ritardi, il che porta a una comunicazione bizzarra, perché ritardata nel tempo. Se la tecnica ti consente di parlare contemporaneamente: verifica se i partecipanti sono sufficientemente disciplinati. Se non lo sei, passa al discorso moderato.
