Utilizzi la firma alla fine di ogni e-mail per fornire al destinatario il tuo indirizzo e le informazioni obbligatorie richieste dalla legge. Puoi anche utilizzare la firma per trasmettere offerte, informazioni promozionali o altri messaggi.
Imposta una firma
Puoi impostare una firma in Outlook come segue:
- Chiama il comando STRUMENTI >> OPZIONI.
- Apri la scheda FORMATO E-MAIL e clicca su FIRME e poi su NUOVO.
- Inserisci un nome per la nuova firma. Conserva l'opzione Crea la firma senza modello (questa opzione non è più disponibile in Outlook 2007) e fai clic su AVANTI.
- Immettere e formattare il testo per la firma. Se lo desideri, puoi anche aggiungere il logo della tua azienda.
Nota che il destinatario vedrà la formattazione solo se ha impostato HTML o RTF come formato di posta elettronica. Nel caso di e-mail in formato testo, ovviamente, il carattere grassetto o simili non è visibile.
Se hai Outlook fino alla versione 2003 inclusa, procedi come segue:
- Fare clic su FINE, quindi su OK.
- Nella scheda FORMATO E-MAIL, in Firme, selezionare l'account di posta elettronica per il quale utilizzare la nuova firma. Outlook quindi inserisce automaticamente la firma alla fine di ogni nuova e-mail o di ogni risposta e inoltro che invii tramite questo account.
- Chiudi la finestra di dialogo.
Se si dispone di Outlook 2007, eseguire invece le operazioni seguenti:
- Fare clic su "Salva.
- In alto a destra della finestra di dialogo, nel campo Account di posta, selezionare l'account per il quale la nuova firma deve essere utilizzata automaticamente.
- Sotto si seleziona il nome della firma per NUOVI MESSAGGI e per RISPOSTE / INOLTRO.
- Chiudi la finestra di dialogo con OK.
Poiché Outlook copia la firma nel campo del messaggio, è comunque possibile modificarla prima di inviare l'e-mail, ad esempio inserire il proprio interno telefonico diretto per un cliente importante, mentre la normale firma contiene il numero del centralino.
Includi la tua firma con il tuo biglietto da visita
Se hai creato un biglietto da visita digitale con i tuoi dati in Outlook, puoi allegarlo alla tua firma e-mail. Il destinatario del biglietto da visita può trasferire i dati di contatto alla propria rubrica con un doppio clic.
Importante: Outlook fino alla versione 2003 invia il biglietto da visita sotto forma di file vCard, che può essere letto anche da altri client di posta elettronica oltre a Outlook. Outlook 2007, d'altra parte, utilizza il formato VCF, che viene interpretato correttamente solo con Outlook 2007 e il prossimo Outlook 2010.
Come aggiungere il tuo biglietto da visita alla firma in Outlook:
- Se non lo hai già fatto, crea una nuova voce con i tuoi dati di contatto nella rubrica.
- Chiama il comando STRUMENTI >> OPZIONI >> FORMATO EMAIL.
- Fare clic sul pulsante FIRMA.
- Se hai già inserito una firma, selezionala nel campo in alto a sinistra. In Outlook fino al 2003 ora devi fare clic su Modifica. Se non hai ancora inserito una firma, fallo utilizzando il pulsante NUOVO.
- In Outlook 2003 o versioni precedenti, seleziona la vCard nel campo Aggiungi questo biglietto da visita (vCard) a questa firma. In Outlook 2007, in Modifica FIRMA PREDEFINITA, fare clic su BIGLIETTO DA VISITA. Seleziona la voce del tuo contatto dalla rubrica e fai clic su OK. Il file VCF viene quindi creato automaticamente e viene inserita un'anteprima nella firma.
- Chiudi tutte le finestre di dialogo.
REQUISITI LEGALI
Dal 1 gennaio 2007, in Germania è stato regolamentato per legge quali informazioni devono essere incluse nella corrispondenza commerciale, incluse le e-mail:
- il nome completo dell'azienda, compreso il modulo aziendale
- il luogo del ramo con l'ortografia corretta che può essere convocato
- il tribunale locale competente
- il numero del registro di commercio
- il numero di identificazione dell'imposta sulle vendite
- il nome dell'amministratore delegato, del proprietario o del presidente del consiglio di amministrazione e del consiglio di sorveglianza
A rigor di termini, anche il codice fiscale (molte aziende lo rilasciano solo su richiesta per evitare abusi)
Ulteriori informazioni come numeri di telefono e fax, indirizzo e-mail, indirizzo web, dettagli del dipartimento, ecc. sono facoltative. Secondo la legge, le informazioni obbligatorie devono essere “leggibili” sullo schermo e sui tabulati. Tali requisiti sono disciplinati in:
- Codice commerciale, HGB, sezione 37a
- GmbH Act (GmbHG), Sezione 35a
- Legge sulle società per azioni (AktG), Sezione 80
