Come tenere traccia delle attività delegate

In modo da conoscere sempre lo status quo attuale dopo aver delegato le attività tramite Outlook, è possibile specificare che si desidera ricevere un rapporto sullo stato delle attività che sono state trasferite. Può anche essere utile, soprattutto per compiti estesi

Delegare compiti

Per delegare un'attività, chiama il comando in Outlook 2013 o versioni successive Inizio - Nuovi elementi - Richiesta di attività acceso, in Outlook 2010 Inizio - nuovi elementi - ulteriori elementi - richiesta attività, in Outlook 2003/2007 Nuovo - Nuova richiesta di attività. Immettere quindi i dati e l'indirizzo email del dipendente a cui si desidera trasferire l'attività e inviare l'attività. Ma cosa succede se hai inserito l'attività una volta nel tuo pianificatore di attività e solo in seguito ti rendi conto che non hai abbastanza tempo per farlo e che è meglio delegarlo? Quindi procedere come segue:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'attività nel pianificatore delle attività e chiamare Assegna compito Su.
2. Quindi inserisci l'indirizzo e-mail della persona a cui desideri trasferire l'attività, scrivi un breve messaggio e modifica la data di scadenza in modo da avere ancora tempo per rivedere il risultato.
3. Assicurati di avere le due opzioni Salva la copia aggiornata di questa attività nella mia lista delle attività e Inviami un rapporto sullo stato non appena l'attività è completata sono accesi. In caso contrario, l'attività non verrà visualizzata nel pianificatore delle attività; inoltre, non sarai avvisato automaticamente quando l'attività sarà completata.
4. Invia la richiesta di attività.

In questo modo ti assicuri di essere informato automaticamente sui progressi

Affinché le attività delegate appaiano sempre nel tuo pianificatore di attività e ricevi una notifica quando l'attività è completata, le due opzioni menzionate nel passaggio 3 devono essere attivate in Outlook. Quindi non devi sempre ricordarti di abilitare le opzioni dal passaggio 3 della sezione precedente durante la delega. Le opzioni sono attivate per impostazione predefinita, ma è meglio controllarle per sicurezza:

1. In Outlook 2010 o versioni successive, chiama il comando File - Opzioni - Attività acceso, in Outlook 2003/2007 Strumenti - Opzioni - Opzioni attività. 

2. In Outlook 2010 e versioni successive, abilitare le seguenti opzioni: Aggiorna la mia lista di cose da fare con le copie delle attività che assegno ad altre persone e Invia un rapporto sullo stato quando ho completato un'attività assegnata UN.. 

3. In Outlook 2003/2007 attiva le due opzioni Mantieni aggiornate le attività assegnate nell'elenco delle attività e Invia un rapporto sullo stato quando le attività assegnate sono completate un.
4. Chiudi le finestre di dialogo.

Ecco come puoi visualizzare lo stato di completamento e la responsabilità

Nella lista delle attività (vedi Elenco semplice) manca la colonna % completatoche nella vista Elenco dei dettagli appare. Se deleghi spesso attività estese e i tuoi dipendenti documentano regolarmente in Outlook quale percentuale dell'attività hanno già completato, ti consiglio di utilizzare il % completato anche in vista Elenco semplice inserire. Questo ti terrà aggiornato sui progressi. Per fare ciò, procedere come segue:

1. Seleziona la vista nell'utilità di pianificazione Elenco semplice: Vista comandi - Cambia vista - Elenco semplice.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle intestazioni di colonna, ad esempio su riferimento o nelle versioni precedenti Oggetto dell'attivitàe invoca il comando Selezione del campo Su.
3. Trascina il pulsante % completato B. dalla finestra di dialogo con il tasto sinistro del mouse premuto alla riga con le intestazioni di colonna. Il mio consiglio: trascinalo nella posizione a destra dell'intestazione della colonna Dovuto per. Una freccia rossa mostra dove % completato viene inserito come nuova intestazione di colonna C.. Non appena il pulsante si trova nella posizione desiderata, rilasciare il pulsante del mouse.
4. Se non ci sono colonne nella vista Responsabile viene visualizzato, inserirlo come appena descritto. Responsabile può essere trovato alla fine dell'elenco nella finestra di dialogo Selezione del campo.
5. Quindi chiudi la finestra di dialogo Selezione del campo.