4 modi per proteggere i documenti di Word

Come impostare un documento di sola lettura

Di volta in volta, molti autori diversi in un team di progetto lavorano insieme su un documento Word. Esistono varie opzioni per proteggere i documenti di Word in modo che vengano apportate solo le modifiche e le modifiche che sono state concordate congiuntamente. È inoltre possibile prevenire la perdita di file di Word a causa di errori operativi o problemi hardware eseguendo specifici passaggi di backup.

Salvare e proteggere i documenti di Word: perché è così importante

Lavorare con il programma di elaborazione testi Microsoft Word è diventato parte integrante della vita quotidiana sia professionale che privata. Word è uno di una suite di programmi che ha avuto origine nelle comuni attività d'ufficio ed è stato pubblicato per la prima volta con il nome di Microsoft Office.

Microsoft aggiorna regolarmente le versioni dei programmi Office con nuove utili funzioni. Con la giusta conoscenza di base della gestione di Word, Word può essere personalizzato da un lato e ampliato con componenti aggiuntivi di Word dall'altro. Hai anche la possibilità di stabilire in modo specifico la compatibilità delle versioni di Word e proteggere i tuoi file di testo.

I documenti di Word devono essere protetti, soprattutto nelle questioni importanti. Non solo la perdita imprevista dovuta alla dimenticanza di salvare, ma anche il trattamento da parte di terzi non autorizzati causa disagi evitabili. Inoltre, è possibile evitare il danneggiamento o la perdita di documenti di Word a causa di problemi hardware con la dovuta attenzione e lungimiranza.

Salvataggio semplificato: non perdere mai più i file di Word con 4 trucchi

Nell'area delle attività di Word sono disponibili, a seconda della versione, opzioni diverse ma ugualmente efficaci per il backup dei documenti di Word.

Oltre al classico processo di salvataggio con la combinazione di tasti "CTRL + S" o nelle schede "File" e "Salva con nome", Word offre altre eleganti opzioni per proteggere un documento.

1. Salva comodamente tutti i documenti con un clic del mouse

A seconda della versione di Word utilizzata, tutti i documenti aperti in un determinato momento possono essere salvati contemporaneamente. Non corri più il rischio di dimenticare accidentalmente un file di testo e perdere le modifiche.

Mentre Word 2003 e versioni precedenti eseguono tale comando utilizzando una scorciatoia da tastiera, il salvataggio di tutti i documenti nelle versioni più recenti richiede l'aggiunta dell'impostazione del pulsante.

2. Esegui automaticamente il backup con una copia di backup locale

C'è anche la possibilità di lavorare con le copie di backup. Ancora una volta, dipende dalla versione di Word utilizzata. Tuttavia, c'è sempre la possibilità di impostare il "backup automatico". Funziona con una copia di backup del documento o con il ripristino automatico.

Nella prima variante, una copia del file Word salvato una volta con estensione WBK viene creata sul computer non appena viene elaborato il documento originale. Se il documento originale viene danneggiato o perso durante l'elaborazione, è possibile utilizzare la copia.

L'installazione di questa funzionalità in background richiede meno clic del mouse e differisce leggermente tra Word 2007 o versioni più recenti e precedenti. Dopo pochi clic, Word creerà copie di backup automatiche permanenti e ti proteggerà dalla perdita di dati.

3. Word si occuperà del backup dei file con ripristino automatico

Il ripristino automatico è anche una funzione di Word che aiuta a proteggere i file di testo. Mentre i file di backup corrispondenti per il 2007 e versioni successive vengono impostati manualmente utilizzando la funzione di ripristino automatico in "Extra" o "Opzioni di Word", le versioni più recenti contengono un pulsante specifico sul pulsante.

Dopo aver attivato la funzione una volta, vengono creati file di backup per ogni documento Word creato di seguito senza ulteriori azioni. Gli utenti delle versioni di Word più recenti troveranno il controllo "salvataggio automatico" direttamente sotto "Start" nell'area in alto a sinistra della barra delle applicazioni. La protezione automatica si attiva spostando il controller verso destra. Tuttavia, in pochi passaggi puoi comunque personalizzare l'intervallo con cui viene caricata una copia:

1. Seleziona "File" e fai clic su "Opzioni".

   

2. Fare clic su "Salva" sul lato sinistro della finestra.

   

3. E imposta il tempo desiderato in "Informazioni di salvataggio automatico ogni XY minuti".

   

4. Verifica di aver spuntato i due segni di spunta a sinistra davanti alla riga di testo e conferma l'inserimento facendo clic su "OK".

Qualunque sia la tua scelta, Word ti supporta in modo affidabile nella protezione di tutti i documenti.

4. Evita la perdita di dati: trova di nuovo facilmente i testi di Word non salvati

Può anche capitare di chiudere accidentalmente un documento Word dopo averlo modificato a lungo senza salvarlo nel frattempo. Non hai salvato in modo specifico nessuna delle modifiche apportate con la funzione "Salva con nome". Questo è in gran parte non problematico, dal momento che Word 2010 e versioni successive memorizzano tali documenti che si pensava fossero persi in background per diversi giorni.

Troverai il documento Word sotto "File", "Gestisci versioni" e "Ripristina documenti non salvati". Qui troverai informazioni su come ripristinare i documenti non salvati. I testi generati di solito non sono nel loro stato finale, ma di solito vengono risparmiati molti passaggi di lavoro della nuova produzione completa. Le cose di base come la formattazione vengono generalmente conservate.

Protezione da scrittura per documenti e sezioni: imposta le password in Word

Soprattutto quando si lavora in team di progetto, sorgono documenti complessi e talvolta composti da più parti. Le password possono essere impostate per proteggere questi documenti di Word da accessi non autorizzati e modifiche non autorizzate. Solo coloro che sono in possesso della password corretta e aggiornata possono modificare il documento di testo. Di seguito viene spiegato come salvare un documento in modalità di sola lettura per tutte le versioni da Word 2010 in poi.

1. Vai su "Informazioni" sotto "File".

   

2. Fare clic su "Proteggi documento" e selezionare "Crittografa con password" dal menu a discesa.

   

3. Inserisci la password desiderata nell'apposito campo e conferma l'inserimento.

   

Un consiglio importante è quello di annotare la password in un luogo sicuro. Perché se non hai la password, ti è proibito anche modificare il documento originale. Quindi si apre solo la versione protetta da scrittura.

Le singole aree dei documenti possono anche essere protette da password. Se cambi solo alcuni passaggi in un gruppo di lavoro, ma altri sono già nella loro versione finale, questo può essere molto utile.

Consiglio: A proposito, puoi rimuovere la protezione del documento ripetendo i passaggi precedenti e lasciando vuoto solo il campo della password. Invece di crittografare il documento, lo decrittografa, ma il processo rimane lo stesso. Può quindi essere riaperta senza un'autorizzazione di accesso speciale.

Proteggi i documenti di Word: limita la modifica e l'accesso in Microsoft Word

Sotto "File" e "Informazioni" troverai anche altri modi per proteggere il documento. Ad esempio, hai la possibilità di limitare la modifica o l'accesso.

Se si limita la modifica, è possibile determinare una selezione di modifiche consentite e non consentite:

• È possibile scrivere, rispondere o curare i commenti?
• Si possono usare certi stili e altri no?
• Quale formattazione dovrebbero essere date alle intestazioni, quale dovrebbe andare con il testo continuo?

Sei tu a decidere quali elementi e aspetti nel tuo documento di testo possono essere modificati in che modo.

Tuttavia, se i diritti di accesso vengono ritirati dai dipendenti di un team di progetto, ad eccezione di alcuni, i diritti di accesso possono anche essere personalizzati. È sufficiente inserire nell'area "Proteggi documento" l'organizzazione di appartenenza oi nomi delle persone autorizzate. I restanti colleghi sono esclusi dalla modifica di un documento Word da questo punto in poi. Ciò è particolarmente utile per gli aspetti relativi alla protezione dei dati.

Conclusione: proteggere i documenti di Word - molto facile grazie ai trucchi appropriati

I documenti di Word possono essere protetti a vari livelli: prima, durante e ben oltre il completamento. Sono disponibili opzioni per ripristinare i documenti ritenuti persi e per creare automaticamente copie di backup.

Inoltre, è possibile creare documenti di sola lettura e definire aspetti come il tipo di trattamento consentito o l'autorizzazione all'accesso. Con i trucchi appropriati, non perderai più documenti di Word, sia in un contesto privato che professionale.

FAQ

Quali opzioni ci sono per proteggere i documenti di Word?

Da un lato, hai la possibilità di salvare tutti i documenti con un clic del mouse, creare copie di backup automatiche e ripristinare automaticamente versioni precedenti e file di Word che si pensava fossero persi. D'altra parte, i documenti di sola lettura possono essere creati fin dall'inizio e anche la modifica e l'accesso possono essere limitati.

Come si proteggono i documenti con una password?

Per assegnare una password a un documento procedere come segue:

1. Sul pulsante di avvio, fare clic su "File" e poi su "Informazioni".
2. Vai su "Proteggi documento" e seleziona "Crittografa con password" dal menu a discesa.
3. Inserisci la password e confermala.