Come strutturare correttamente i tuoi documenti Word
Word offre agli utenti molte opzioni diverse per la progettazione di documenti di testo in base a requisiti diversi o idee individuali. Non solo le impostazioni dei caratteri, ma anche il layout e la formattazione dei documenti possono essere regolati. Soprattutto se usi spesso Word e utilizzi regolarmente una determinata struttura di testo, puoi trarre grandi vantaggi dalla funzione del "modello di formato". Ma come si crea un modello in Word? E come li modifichi?
Modello in Word: che cos'è in realtà?
Il tuo lavoro non è limitato a un formato particolare? Hai bisogno di passare da un tipo di testo all'altro? Puoi salvare diversi modelli utente in Word e accedervi in qualsiasi momento. Ciò consente di creare documenti con poco sforzo e di riempirli rapidamente con il contenuto appropriato.
In determinate circostanze, alcuni modelli si accumuleranno nel tuo sistema di archiviazione. Per avere una panoramica, è possibile ordinare questi documenti di esempio nella rispettiva area delle attività. In questo modo, lo troverai ancora più velocemente quando cerchi uno stile specifico. Ma come si possono integrare i modelli di formato nel documento?
A colpo d'occhio: struttura e modifica i testi in modo chiaro
Troverai una selezione di modelli di formato nella barra multifunzione del menu sotto la scheda "Start". Per impostazione predefinita, Word definisce diversi livelli per le intestazioni in diversi tipi di carattere e dimensioni, contribuendo così a standardizzare i documenti di testo. Inoltre, i titoli si distinguono così bene dal testo o dal contenuto dell'immagine.
L'uso dei modelli consente inoltre una navigazione più rapida all'interno di un documento. Di norma, troverai la cosiddetta "area di navigazione" sul lato sinistro della pagina in Word. Se questo non è visibile a te, procedi come segue:
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Seleziona le schede "Visualizza".
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Nell'area "Visualizza" puoi controllare i campi "Righello", "Linee della griglia" e "Area di navigazione".
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Non appena si seleziona "Area di navigazione", la barra di navigazione appare a sinistra.
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Fare clic qui su "Titoli" in modo che la struttura dei titoli appaia nella barra di navigazione.
Word mostra tutte le intestazioni e i sottotitoli definiti qui. Facendo clic sul campo di testo mirato nell'area di navigazione, puoi facilmente passare da un livello all'altro creato.
Devi seguire linee guida specifiche per la formattazione del corpo del testo e dei titoli? Hai ricevuto istruzioni specifiche su come dovrebbe essere la fine del documento? I suggerimenti di Word non sempre soddisfano le esigenze delle aziende, delle scuole o del gusto personale. Se poi utilizzi il tuo modello personalizzato, puoi essere certo che apparirà uniforme e soddisferà le tue specifiche.
Pratico e individuale: ispettore di formato di Word
Per questo motivo, i modelli possono essere personalizzati. Sebbene Microsoft Word specifichi spesso una certa dimensione del carattere, carattere, interlinea specifica e la scelta tra giustificato, giustificato a destra oa sinistra, qui c'è ancora spazio: puoi apportare modifiche alle impostazioni come desideri.
Per modificare un modello di formato o per creare un nuovo modello, apri la scheda "Start" nella barra dei menu. Qui troverai il campo "Modelli di formato". Fare clic sulla piccola freccia nell'angolo in basso a destra. A seconda della versione di Word, a questo punto sono disponibili diverse opzioni. Le seguenti funzioni sono a tua disposizione:
- Nuovo modello di stile
- Ispettore formato
- Controlla gli stili
- Opzioni
Puoi vedere solo simboli qui invece dei termini elencati. Ad esempio, un "A +" sta per "Nuovo modello di formato". Fare clic sul simbolo per aprire la finestra corrispondente.
Sotto "Nuovo modello di formato" puoi definire nuovi modelli per la formattazione del testo secondo le tue idee o in consultazione con il tuo datore di lavoro. Il "Format Inspector", d'altra parte, è un assistente che controlla per te se i modelli di formato definiti in precedenza vengono rispettati - simile a "Controllo del modello di formato". In "Opzioni", ad esempio, è possibile utilizzare il documento corrente come base per creare un nuovo modello.
Ben organizzato: ecco come tieni traccia delle cose in Word
Se hai deciso di creare modelli utente individuali in Microsoft Word, il documento di esempio può essere salvato in una posizione di archiviazione adatta. Per poter aprire rapidamente i file al momento giusto, la rispettiva cartella dovrebbe essere facile da trovare.
Poiché grandi quantità di dati possono accumularsi rapidamente su un computer, la tua organizzazione è particolarmente importante in questo caso. Word suggerisce posizioni di archiviazione diverse a seconda del tipo di file. Allo stesso tempo, il programma Office ti offre la possibilità di visualizzare tutti i modelli di formato disponibili.
Tuttavia, non solo puoi accedere ai modelli utente, ma anche utilizzare moduli di testo individuali e già pronti tramite la selezione dell'elenco. Oltre alla grafica, i documenti possono essere riuniti in una cartella e collocati in una posizione di archiviazione separata e opportunamente etichettata sotto il proprio nome utente.
Usa il potenziale: usa correttamente le funzioni di Word
Grazie ai moduli di testo variabile, il tuo testo non può essere creato solo in pochi passaggi, puoi utilizzare alcune altre funzioni per effettuare ulteriori personalizzazioni. A seconda dei requisiti che il documento dovrebbe soddisfare alla fine, puoi inserire alcuni elementi che rendono il testo più accattivante.
Grafici, campi di testo separati, citazioni e collegamenti ipertestuali che si distinguono dal resto del testo spesso attirano in particolare i lettori e suscitano il loro interesse. Un sommario, un elenco di fonti, i nomi degli autori e la data e i numeri di pagina fanno solitamente parte delle basi formali che contengono la maggior parte dei documenti.
Se più di una persona sta lavorando con un file, può essere utile includere il percorso da cui si accede alla posizione del file del documento nell'intestazione o nel piè di pagina del testo. Il tuo nome utente potrebbe essere visibile nel menu in modo che chiunque lavori sul testo possa vedere chi ha creato o modificato il documento.
Modelli e altre funzioni: rendi i documenti accattivanti
Le varie funzioni di Word consentono anche di rivedere i modelli esistenti. Se si desidera apportare correzioni, è possibile utilizzare, ad esempio, la funzione "Trova e sostituisci". Se noti un errore nel tuo modello dopo averlo già salvato in una cartella, puoi comunque integrare le modifiche e aggiornare il documento. La voce può quindi essere aperta nella versione corrente.
Quando si imposta una pagina, è possibile utilizzare il pulsante per utilizzare varie funzioni di campo. Oltre alle macro, puoi, ad esempio, inserire nel tuo testo i testi delle auto con pochi clic, che hai formulato in anticipo e che vorresti utilizzare frequentemente. Sebbene sia possibile richiamare e attivare rapidamente i comandi utilizzati regolarmente con le macro, è possibile utilizzare questa funzione per incorporare campi di testo o grafica nel documento.
Buono a sapersi: come lavorare in modo efficiente con Microsoft Word
Nella vita professionale di tutti i giorni, non solo i modelli e le funzioni come macro o moduli di testo sono elementi utili di Word. Puoi salvare qualsiasi file come PDF. I documenti possono quindi essere inviati rapidamente e non possono più essere modificati facilmente da altre persone.
Il programma Office consente inoltre di eseguire traduzioni e creare lettere tipo. In questo modo puoi raggiungere molti destinatari non solo in modo rapido, ma anche efficiente. Tutto sommato, Microsoft Word offre un modo pratico per gestire un'ampia varietà di requisiti per la creazione di testo. È possibile ottenere una panoramica strutturata delle funzioni nella barra multifunzione del menu del programma Office.
Domande e risposte
Come faccio a creare un modello di formato o un modello utente in Word?
Selezionare la scheda "Start" nella barra dei menu. Quindi cerca il campo "Modelli di formato" nella barra in alto. Qui troverai una piccola freccia nera: Se fai clic su di essa, si aprirà un altro campo. Nell'area inferiore troverai le opzioni a tua disposizione per la modifica dei modelli. "Nuovo modello di formato" o un simbolo più indicano la possibilità di creare un nuovo modello.
Quali impostazioni posso fare per i miei modelli?
Innanzitutto, dai un nome utente al tuo modello di formato. In questo modo è possibile ritrovare il motivo in un secondo momento nel menu o nella posizione di archiviazione file desiderata. È quindi possibile specificare di che tipo di documento si tratta. Stai creando un modello di tabella? O un elenco di campioni? Nelle altre impostazioni è possibile specificare anche il carattere e la dimensione, nonché la spaziatura e i contrassegni.
