Come archiviare il calendario di Outlook alla fine dell'anno solare.
Non sarebbe pratico archiviare le voci del calendario di quell'anno alla fine dell'anno e quindi eliminarle dal calendario di Outlook? Questo è in realtà il compito della funzione di archiviazione automatica di Outlook, tuttavia, non è in grado di archiviare tutte le voci del calendario dal 1 gennaio al 31 dicembre di un anno. Devi farlo in modo diverso.
L'archiviazione automatica di Outlook può solo archiviare e rimuovere elementi dalla cartella personale che sono stati creati prima di una certa data. Non è possibile specificare la data di inizio. Se hai eseguito l'archiviazione automatica esattamente all'inizio dell'anno 2012 e le date del 2011 non sono più nel calendario, riceverai ovviamente un archivio annuale con l'archiviazione automatica.
Se non lo hai fatto, puoi anche utilizzare la funzione di esportazione per creare un archivio annuale sotto forma di file PST.
Archivio appuntamenti
Procedere come segue per archiviare le voci del calendario:
- Chiama il comando "File, importa/esporta" Su.
- Scegliere "Esporta su file"E clicca su"Ulteriore“.
- Seleziona il tipo di file "File della cartella personale (.pst)"E clicca su"Ulteriore“.
- Metti un segno di spunta davanti al tuo calendario; se hai impostato altri calendari e vuoi anche archiviarli, attiva l'opzione "Includere sottocartelle" un.
- Clicca il "filtro“.
- Sul "Esteso" clicca su "campo". Scegliere "Tutti i campi dell'appuntamento"E poi il campo"Inizio della serie" la fine.
- Seleziona sotto "condizione" l'entrata "su o dopo" la fine.
- Entra sotto "valore"Inserisci la data desiderata, ad esempio"01.01.2012“.
- Clicca su "Aggiungi alla lista“.
- Ripetere i passaggi da 6 a 9 per "Fine serie"a condizione"su o prima". Inserisci come data di fine nel nostro esempio "31.12.2012" a.
- Chiudi il Filtro-Dialogo con "ok“.
- Nella finestra di dialogo "Esporta cartelle personali" Su "Ulteriore“.
- Specificare in quale cartella e con quale nome salvare il file di archivio. Il modo più semplice è accettare la cartella suggerita in cui Outlook normalmente salva i file di archivio. Ad esempio, inserisci "Calendar_archive_2012.pst" come nome del file.
- Clicca su "Completare“.
- Se vuoi crittografare il file di archivio con una password per proteggerlo, inseriscilo due volte. Non salvare la password nell'elenco delle password (altrimenti puoi salvarti la crittografia).
- Infine clicca su "ok“.
Elimina i vecchi appuntamenti
Se desideri rimuovere dal calendario di Outlook gli appuntamenti dell'anno precedente, procedi come descritto di seguito. Se all'inizio del nuovo anno devi ancora consultare il calendario dell'anno precedente, non cancellare i vecchi appuntamenti fino a febbraio o marzo.
- Apri il calendario e chiama il comando "Visualizza, Vista corrente, Definisci viste"(O in Outlook 2003"Visualizza, Disponi per, Vista corrente, Definisci viste") Su.
- Clicca su "Nuovo“E inserisci un nome.
- Sotto "Visualizza tipo" scegliere "tabel" la fine; quindi fare clic su "ok“.
- Clicca su "Filtro“.
- Come descritto sopra nei passaggi da 6 a 11, definire 01/01/2012 come "Inizio della serie"E 31 dicembre 2012 come"Fine serie“.
- Clicca su "Applica vista“.
- Ora hai tutte le voci degli appuntamenti salvate in precedenza nella tabella. Evidenziali con CTRL + A e premi DELETE per eliminarli.
Ricarica gli appuntamenti archiviati
Dopo aver eliminato i vecchi appuntamenti, non potrai più vederli nel tuo calendario. Se desideri cercare il file di archivio o copiare gli appuntamenti nel nuovo calendario, apri il file archiviato come segue:
- In Outlook, chiama il comando "File, Apri, File di dati di Outlook" Su.
- Selezionare il file desiderato e fare clic su "ok“.
