Utilizzare la funzione di follow-up per contrassegnare le e-mail per il reinvio.
Domanda: Il mio capo stampa sempre le e-mail importanti e le inserisce nella sua casella di posta in modo che non dimentichi che deve ancora rispondere o reagire in altro modo. Sicuramente può essere più facile - giusto?
Risposta: A seconda della distanza dalla stampante, è sicuramente più veloce se crea un'attività con un promemoria nel suo Outlook.
In Outlook 2007/2010 è ancora più semplice: qui tutto ciò che deve fare è utilizzare la funzione di tracciamento. Ci sono anche date di follow-up predefinite come Oggi; Domani o questa settimana. Inoltre - e questo ti evita di inserire un'attività - le voci di follow-up possono essere visualizzate anche nell'elenco delle attività.
Per il follow-up, si consiglia di impostare una notifica per l'e-mail contrassegnata per il follow-up. Outlook ti ricorda quindi l'attività all'ora definita. A partire da Outlook 2007, la notifica funziona correttamente anche per le e-mail che sono state ordinate in una cartella (Outlook 2003 mostra solo i promemoria per le e-mail che si trovano nella posta in arrivo).
Le e-mail contrassegnate per il follow-up sono contrassegnate da un contrassegno colorato nella posta in arrivo e nelle cartelle. In Outlook 2007/2010, i colori sono già collegati ad appuntamenti come "Oggi", "Domani", ecc.
Per aggiungere un contrassegno colorato a un'e-mail in Outlook 2007/2010, procedi come segue:
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su di esso e richiamare il comando "Per il follow-up".
2. Seleziona il colore che desideri.
Se ti dovesse venire un promemoria dell'attività, seleziona invece "Aggiungi promemoria", decidi un colore nel campo "Etichetta" (selezionando il nome associato) e imposta l'ora del promemoria.
Le e-mail contrassegnate per il follow-up rimangono nella cartella in cui le hai salvate. Troverai anche una voce per questo nell'elenco delle attività.
Un clic sul flag accanto all'e-mail lo disattiva nuovamente e contrassegna l'attività come "completata".
