Molti utenti utilizzano Excel per gestire tutti i tipi di elenchi.Indirizzi, articoli, prezzi, budget e altri stock di dati possono ovviamente essere trasferiti anche a Word tramite gli appunti, risparmiando così la necessità di reinserire i dati
Ordina i dati di Excel utilizzando il filtro automatico
Con il primo metodo, selezioni le informazioni che desideri prima di trasferirle in Word utilizzando una funzione di filtro direttamente in Excel:
- In Excel, apri la tabella da cui vuoi prendere le informazioni.
- In Excel 2003, 2002/XP e 2000, fare clic su qualsiasi cella nell'elenco e quindi selezionare il menu DATA-FILTER-AUTOFILTER.
In Excel 2007 troverai la funzione di filtro nella scheda »Start« nel gruppo EDIT. Fare clic sul pulsante ORDINA E FILTRA nel gruppo, quindi fare clic su FILTRA. - Excel convertirà ora le intestazioni delle colonne del tuo elenco in cosiddetti »elenchi a discesa«, che puoi riconoscere dalle frecce che puntano verso il basso. Puoi utilizzare questi elenchi per selezionare i criteri da applicare agli articoli che stai cercando.
In Excel 2007, quando si fa clic sulla freccia rivolta verso il basso, viene visualizzato un nuovo menu nella colonna »Categorie« in cui sono selezionate tutte le voci. Disattivare prima la casella di controllo davanti a »Seleziona tutto« in questo menu. Quindi attivare nuovamente la casella di controllo davanti alla categoria desiderata. - L'AutoFilter è particolarmente adatto ai nostri scopi, perché ora nasconde automaticamente tutte le voci dell'elenco che non soddisfano il criterio desiderato. Il risultato è esattamente la tabella che vuoi trasferire in Word. Puoi facilmente evidenziarli, copiarli e incollarli nel testo di Word.
Spesso, alcune righe nelle tabelle di Excel sono evidenziate a colori per una migliore panoramica e talvolta si desidera attirare l'attenzione sui cambiamenti nelle celle tramite la formattazione condizionale. Come caratteristica speciale, il filtro Excel 2007 offre la possibilità di filtrare in base ai colori delle righe. Per fare ciò, seleziona una cella nell'elenco degli articoli e passa alla funzione di filtro nella scheda »Avvio« nel gruppo »Modifica«. Richiamare la funzione SORT AND FILTER-FILTER. Fare clic sulla freccia verso il basso in qualsiasi intestazione di colonna.
Ora seleziona la voce »Filtra per colore« nel menu che si apre. Ti verrà quindi data una scelta di tutti i colori delle righe nella tabella. Seleziona il colore che desideri. La tecnologia con il filtro automatico funziona fondamentalmente abbastanza bene, ma presenta anche alcuni svantaggi: da un lato, devi lasciare Word per preparare i dati. Inoltre, non è possibile alcun collegamento tra Word ed Excel, quindi è necessario ripetere il processo se, ad esempio, i prezzi cambiano, gli articoli vengono rimossi dal programma o se ne aggiungono di nuovi. Dovresti quindi conoscere una seconda alternativa poco conosciuta che non presenta questi svantaggi e per la quale non devi abbandonare Word.
Inserisci tabelle Excel come database in Word 2007
In senso stretto, un elenco creato in Excel non è altro che una tabella di database: i campi sono organizzati in colonne e i record di dati (voci di elenco) in righe. È quindi possibile utilizzare anche l'interfaccia database di Word per accedere alle tabelle di Excel.
In Word 2007, la barra degli strumenti del database è stata rimossa a causa del nuovo concetto operativo. È quindi necessario prima includere il pulsante INSERISCI DATABASE nella barra degli strumenti di accesso rapido per richiamare comodamente questa funzione.
Procedi come segue:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione e selezionare PERSONALIZZA BARRA DEGLI STRUMENTI PER ACCESSO RAPIDO dal menu di scelta rapida.
- Quindi imposta la voce »Tutti i comandi« nel menu a discesa SELEZIONA COMANDI nella finestra di dialogo che si apre ora.
- Cerca nell'elenco »Inserisci database« e trasferisci questa voce con il pulsante AGGIUNGI nell'elenco di destra con tutti i pulsanti precedenti sulla barra di accesso rapido.
- Ora chiudi la finestra di dialogo Opzioni di Word con OK.
Ora sei tornato nel normale ambiente di lavoro di Word e puoi utilizzare il pulsante appena creato per importare l'elenco degli articoli nella cartella di lavoro di Excel come database in Word.
Ecco la procedura esatta per importare l'elenco degli articoli come database in Word 2007:
- Aprire il documento in cui si desidera importare l'elenco degli articoli e posizionare il cursore nella posizione di inserimento desiderata per l'elenco degli articoli.
- Fare clic sul pulsante INSERISCI DATABASE appena aggiunto nella barra di avvio rapido.
- Nella finestra di dialogo successiva fare clic su IMPORTA DATI e quindi selezionare il file Excel da cui si desidera importare i dati.
- La finestra di dialogo ora contiene un elenco dei fogli di lavoro nel file selezionato. Seleziona il nome del foglio con i tuoi dati e assicurati che la checkbox LA PRIMA RIGA DI DATI CONTIENE INTESTAZIONI DI COLONNA sia attivata. Conferma la tua selezione con OK.
- Nella finestra di dialogo del database, fare clic sul pulsante OPZIONI DI RICHIESTA per inserire solo determinate righe nel documento.
- Nella scheda »Filtra record di dati« è quindi possibile definire i criteri in modo che Word legga solo le righe desiderate dalla tabella Excel.
- Se lo desideri, puoi utilizzare le altre schede nella finestra di dialogo per definire i criteri di ordinamento e selezionare i campi da importare. Infine, conferma le tue impostazioni con OK.
- Quindi fare clic su INSERISCI DATI. Ora è possibile limitare il numero di record di dati da leggere. Attivare la casella di controllo davanti all'opzione INSERISCI COME CAMPO per consentire a Word di salvare tutti i parametri di questa query specifica. È possibile leggere in qualsiasi momento lo stato attuale dei dati semplicemente aggiornando la funzione di campo tramite il tasto F9.
- Infine, conferma i tuoi inserimenti con OK. Tutte le righe della tabella Excel che corrispondono alle opzioni della query verranno ora inserite nella posizione corrente del cursore.
