Quando si esegue il backup del file PST al più tardi, molti utenti di Outlook si chiedono quanto sia grande il file, anche se puliscono regolarmente la posta in arrivo. Ciò di cui molti non sono a conoscenza: la cartella "Posta inviata" è spesso anche un enorme "pezzo di dati"
Se - come consigliato - archiviate copie di tutti i messaggi inviati nella cartella OGGETTI INVIATI (o in Outlook 2010 nella cartella OGGETTI INVIATI), Outlook salva non solo le e-mail ma anche copie dei file che avete inviato in questa cartella. In questo modo, hai questi file due volte sul tuo disco rigido: nella rispettiva cartella da cui li hai scaricati nell'e-mail e nel file PST di Outlook. Non solo è uno spreco di spazio, Outlook diventa anche più lento quanto più grande è il file PST. Pertanto, non dovresti solo ripulire la tua casella di posta, ma anche le copie dei messaggi inviati.
Quanto spazio occupano le email che invii?
Per scoprire quanta memoria utilizzano le e-mail e gli allegati che invii, procedi come segue:
- Fare clic con il tasto destro del mouse su CARTELLE PERSONALI nell'elenco delle cartelle o, in Outlook 2010, su una delle cartelle personali.
- In Outlook 2007 o versioni precedenti, utilizzare il comando PROPRIETÀ PER "CARTELLA PERSONALE", in Outlook 2010 il comando PROPRIETÀ FILE DI DATI.
- Nella scheda GENERALE, fare clic sul pulsante DIMENSIONI CARTELLA.
- Puoi vedere quanto è esteso il contenuto della cartella SENT ELEMENTS nella riga corrispondente. Inoltre, prendi nota di quali altre cartelle contengono anche molti dati.
- Chiudi le finestre di dialogo.
Ora apri la cartella OGGETTI INVIATI. In modo che tutte le e-mail di grandi dimensioni vengano visualizzate insieme, è meglio ordinare in base alla colonna SIZE.
Elimina file allegati
Ora passa attraverso le e-mail ed elimina i file che non ti servono più. Oppure puoi salvare i file sul disco rigido che sono in Outlook ma non più nel sistema di cartelle sul tuo disco rigido.
In Outlook fino alla versione 2007 è necessario aprire ogni singola e-mail per eliminare i file allegati - non è possibile rimuovere gli allegati nell'anteprima nell'area di lettura.
- Quindi apri il primo file di cui vuoi eliminare gli allegati.
- Quindi selezionare i file allegati, fare clic su di essi con il tasto destro del mouse e richiamare il comando DELETE.
- Chiudi l'e-mail.
- Rispondi alla domanda di sicurezza se le modifiche devono essere salvate con S.
Ripetere i passaggi da 1 a 4 per l'e-mail successiva. In Outlook 2010 è finalmente possibile eliminare i file allegati in visualizzazione Lettura senza dover prima aprire l'e-mail:
- Seleziona l'e-mail nella posta in arrivo.
- Quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sull'allegato da eliminare nell'anteprima in basso o accanto all'elenco e-mail. Se l'e-mail contiene più allegati, contrassegnare i file da eliminare con CTRL e un clic del mouse oppure fare clic sul primo file, tenere premuto MAIUSC e fare clic sull'ultimo file. Quindi fare clic con il tasto destro del mouse su uno dei file selezionati.
- Chiama il comando RIMUOVI PIANTA.
- Conferma la richiesta di sicurezza con RIMUOVI IMPIANTI.
- Procedi con l'e-mail successiva.
Affinché Outlook rilasci effettivamente lo spazio occupato dai dati eliminati nel file PST dopo l'azione di eliminazione, ora devi comprimere la cartella personale:
- Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella personale nell'elenco delle cartelle e selezionare il comando PROPRIETÀ PER "CARTELLA PERSONALE" o, in Outlook 2010, PROPRIETÀ FILE DI DATI.
- Fare clic su AVANZATE.
- Fare clic su COMPRIMI ORA. Il processo può richiedere del tempo dopo un'ampia eliminazione. Una volta terminato il processo di compressione, Outlook chiude semplicemente la finestra senza visualizzare un messaggio di successo.
- Chiudi le finestre di dialogo.
