Hai davvero bisogno delle e-mail di cinque anni fa nella tua casella di posta o nella tua agenda e nell'elenco delle cose da fare del 2008? In caso contrario, è consigliabile spostare il vecchio ballast fuori da Outlook. Questo renderà il tuo Outlook di nuovo più veloce - u
L'ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA di Outlook è destinato a questo scopo: sposta i dati più vecchi in un file di archivio dopo una query o automaticamente. Come la cartella personale, l'archivio viene salvato in un file in formato PST in modo da poter riaprire l'archivio in qualsiasi momento con Outlook e accedere alle e-mail, agli appuntamenti e alle attività in esso contenute. L'archivio può anche essere suddiviso in più file in modo da avere file di archivio diversi per il 2008, 2009 e 2010, ad esempio.
A proposito, è anche possibile escludere in modo specifico singole e-mail o appuntamenti dall'archiviazione.
A proposito, Outlook non archivia i contatti perché non avrebbe senso.
Impostazioni standard vs impostazioni individuali
L'archiviazione automatica può essere configurata individualmente. Innanzitutto definire le impostazioni standard: Con che frequenza vengono archiviati, quanto "vecchi" devono essere i dati per essere archiviati, in quale file sono archiviati i dati, i vecchi dati devono essere eliminati anziché archiviati?
Inoltre, è possibile selezionare impostazioni per singoli moduli di Outlook, ad esempio per e-mail o per singole cartelle all'interno della posta in arrivo, che si discostano dalle impostazioni standard. In questo modo è possibile, ad esempio, archiviare il calendario degli appuntamenti una volta all'anno, mentre le e-mail più vecchie vengono esternalizzate dopo sei mesi. Oppure le e-mail per un determinato progetto rimangono permanentemente in Outlook, mentre le altre e-mail vengono archiviate dopo un anno.
Se desideri comunque configurare impostazioni diverse per ciascun modulo di Outlook, puoi saltare le impostazioni standard. In tal caso, leggere comunque la sezione seguente, poiché tutte le opzioni di impostazione sono spiegate qui.
Regola le impostazioni predefinite
Le impostazioni standard per la funzione di archivio vengono definite come segue:
- In Outlook fino alla versione 2007 chiama il comando EXTRA >> OPZIONI e apri il registro ALTRO. In Outlook 2010, chiama il comando FILE >> OPZIONI e apri la scheda AVANZATE.
- In Outlook fino al 2007 cliccare sul pulsante AUTO-ARCHIVIAZIONE, in Outlook 2010 su IMPOSTAZIONI DI AUTOARCHIVIAZIONE.
- Attivare l'opzione AUTOARCHIVIAZIONE OGNI X GIORNI e specificare l'intervallo con cui eseguire l'archiviazione.
- Se trovi fastidioso dover confermare una finestra di dialogo per ogni processo di archiviazione, disattivare l'opzione INIZIA AUTOARCHIVIAZIONE DOPO LA CONFERMA.
- Se contrassegni come scadute le e-mail che non ti servono più nel tuo Outlook e non vuoi archiviarle, attiva l'opzione ELIMINA ELEMENTI SCADUTI (SOLO CARTELLA E-MAIL).
- In ogni caso attiva l'opzione ARCHIVIA O ELIMINA VECCHI ELEMENTI.
- Se si attiva l'opzione MOSTRA CARTELLA ARCHIVIO NELL'ELENCO CARTELLE, Outlook apre automaticamente il file di archivio dopo l'archiviazione e lo visualizza nell'elenco delle cartelle. Ciò significa che puoi continuare ad accedere ai dati archiviati immediatamente, ma poi devi rinunciare al vantaggio della velocità dell'outsourcing.
- Nel campo DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN, specificare quanti anni devono avere i dati in modo che vengano spostati nell'archivio (o cancellati completamente).
- Se i dati devono essere trasferiti nell'archivio, attivare l'opzione SPOSTA VECCHI ELEMENTI IN e selezionare la cartella desiderata tramite RICERCA oppure inserire il nome di un nuovo file di archivio che Outlook dovrebbe creare nel campo accanto al pulsante.
- Se invece vuoi eliminare irrimediabilmente i vecchi dati, attiva l'opzione ELIMINA FINALMENTE I VECCHI ELEMENTI. In modo che tutti i vecchi elementi vengano rimossi immediatamente, fai clic su APPLICA LE IMPOSTAZIONI A TUTTE LE CARTELLE, ma ricorda che questa operazione non può essere annullata.
- Chiudi le finestre di dialogo.
