Casella di controllo in Word: specificare la risposta da spuntare

Istruzioni passo passo

Perché è difficile inserire del testo in un modulo o in un modello di documento quando è possibile utilizzare le caselle di controllo per specificare le risposte da spuntare? Ciò non solo consente di risparmiare molto tempo durante la compilazione del modulo, ma è anche molto più veloce e mirato quando si valutano i moduli in un secondo momento.

Certo, Word non sembra rendere le cose particolarmente facili per noi quando si tratta di »caselle di controllo«, l'uso del campo del modulo casella di controllo, disponibile dal 1993, ha le sue insidie. Non più! Perché hai sempre a disposizione almeno due soluzioni di caselle di controllo, in Word 2010 addirittura tre: con e senza protezione del modulo o con simboli liberamente selezionabili, proprio come desideri.

Scopri qui come ora puoi utilizzare tutte e tre le possibili soluzioni in un batter d'occhio.

Il classico: il campo del modulo della casella di controllo

Hai bisogno di caselle di controllo su cui fare clic in un modulo o in un modello di documento? Nel documento vengono utilizzati campi modulo aggiuntivi del tipo »campo modulo testo« per l'immissione di testo o date o campi modulo a discesa per la selezione di elementi predefiniti? Quindi i campi del modulo della casella di controllo sono la scelta perfetta. Il campo modulo casella di controllo si comporta esattamente come gli altri campi modulo e viene attivato solo quando il documento è protetto, cioè solo allora può essere attivato e disattivato con un clic del mouse.

Il fatto che il campo del modulo della casella di controllo possa essere attivato e disattivato solo con la protezione del documento appropriata può essere uno svantaggio di questa soluzione. Perché nei moduli protetti è possibile indirizzare solo i campi del modulo e modificarne solo il contenuto. Il compilatore di moduli dovrebbe avere anche la possibilità di inserire commenti estesi o inserire immagini? Quindi devi lavorare con continui cambi di sezione e proteggere selettivamente le sezioni. Ciò è particolarmente importante quando si progettano i moduli, poiché è possibile lavorare solo in misura limitata con le tabelle per l'allineamento del modulo.

Inserisci i campi del modulo della casella di controllo

Ed è così che inserisci i campi del modulo delle caselle di controllo nel tuo documento e quindi garantisci la protezione del documento appropriata:

1. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserire la casella di controllo nel documento.

2. Parola 2010 e 2007: Passa alla scheda STRUMENTI SVILUPPATORE e fai clic sul pulsante STRUMENTI DI PREVERSIONE (Word 2010) o STRUMENTI LEGACY (Word 2007) nel gruppo CONTROLLI. Ora fai clic sul pulsante CONTROL BOX.
   Parola 2003, 2002 e 2000: Sulla barra degli strumenti FORM, fare clic sull'icona CHECK BOX.

3. La casella di controllo viene inserita nel documento. Per poter utilizzare la casella di controllo con un clic del mouse, ora è necessario proteggere il documento e rilasciarlo per l'inserimento nel modulo.

4. Parola 2010: Nella scheda STRUMENTI SVILUPPATORE, gruppo PROTEGGI, fare clic sul pulsante LIMITA MODIFICA.
   Parola 2007: Nella scheda STRUMENTI SVILUPPATORE, gruppo PROTEGGI, fare clic sul pulsante PROTEGGI DOCUMENTO.
   Parola 2003: Richiamare il menu EXTRA, comando PROTEGGI DOCUMENTO.
   Parola 2002 e 2000: Richiamare il menu EXTRA, comando PROTEGGI DOCUMENTO. Nella finestra di dialogo Proteggi, seleziona il pulsante di opzione FORM. Se vuoi proteggere solo alcune sezioni, puoi definirle utilizzando il pulsante SEZIONI. Se necessario, inserire una password e confermare la finestra di dialogo con OK.

5. Solo Word 2010, 2007 e 2003: Attivare la casella di controllo per 2. MODIFICA DELLE RESTRIZIONI nell'area delle attività. Quindi selezionare la voce COMPILAZIONE MODULI nella casella di riepilogo a discesa sottostante. Se si desidera proteggere solo determinate sezioni, è possibile definirle utilizzando SELEZIONA SEZIONI. Fare clic sul pulsante S, APPLICA LA PROTEZIONE ORA e immettere una password nella finestra di dialogo successiva, se necessario.

6. A partire da ora, il modulo è protetto e la casella di controllo è pronta per l'uso.

Novità in Word 2010: il controllo del contenuto della casella di controllo

I controlli del contenuto introdotti per la prima volta in Word 2007 sono stati migliorati in Word 2010 per includere il controllo del contenuto della casella di controllo. Il vantaggio dei controlli del contenuto è che i controlli del contenuto sono "attivi" immediatamente e non è necessaria alcuna protezione aggiuntiva del documento. Non ci sono quindi restrizioni, come avviene con la protezione del documento per i campi modulo sotto forma di funzioni inattive nella sezione non protetta (a seconda della versione di Word, non sono possibili commenti, modifiche ai margini, modifiche ai numeri di pagina e molto altro). È possibile utilizzare le proprietà del controllo del contenuto per determinare che il controllo del contenuto non può essere eliminato. Ciò eviterà di rimuovere accidentalmente il controllo del contenuto durante la modifica del testo.

Un altro vantaggio del controllo del contenuto della casella di controllo è che non è necessario limitarsi ai simboli "casella di controllo vuota" e "casella di controllo selezionata" forniti. È inoltre possibile utilizzare le proprietà per determinare individualmente tra quali due simboli si passa avanti e indietro con un clic del mouse. Il contenuto dei controlli del contenuto - e quindi anche lo stato della casella di controllo - può essere collegato a un »DataStore«, che viene salvato direttamente nel file Word nella cartella »CustomXML«. È possibile accedere e valutare questi dati da altri programmi come Access o Excel.

Lo svantaggio del controllo del contenuto della casella di controllo è che la soluzione è attualmente disponibile solo in Word 2010. Quando un documento con un controllo del contenuto della casella di controllo viene aperto in Word 2007, Word 2007 converte la casella di controllo in un controllo del contenuto di testo normale: la proprietà della casella di controllo viene persa. Quando si apre il file 2010 in Word 2003, 2002 e 2000, tutti i controlli del contenuto vengono convertiti in testo normale. Inoltre, va notato che gli elementi di controllo del contenuto non possono essere saltati uno dopo l'altro come i campi del modulo con il tasto Tab o il tasto F11 o Shift + F11. L'uso del mouse è sempre richiesto qui.

Usa il controllo del contenuto della casella di controllo

Ecco come utilizzare il controllo del contenuto della casella di controllo in Word 2010:

1. Il controllo del contenuto della casella di controllo si trova nella scheda STRUMENTI SVILUPPATORE, che non è attiva per impostazione predefinita. Premi la combinazione di tasti Alt + X + O (lettera O) per aprire la finestra di dialogo OPZIONI PAROLA.

2. Nella finestra di dialogo che appare ora, fai clic su PERSONALIZZA IL NASTRO a sinistra e attiva la casella di controllo STRUMENTI SVILUPPATORE a destra per le SCHEDE PRINCIPALI. Chiudere la finestra di dialogo con OK.

3. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserire la casella di controllo nel documento. Quindi passa alla scheda STRUMENTI SVILUPPATORE e fai clic sul pulsante CONTROL BOX nel gruppo CONTROLS.

4. Word inserisce il controllo del contenuto della casella di controllo. Finché il controllo del contenuto è selezionato, è possibile fare clic sul pulsante PROPRIETÀ nella scheda STRUMENTI SVILUPPATORE, gruppo CONTROLLI. Nella finestra di dialogo che appare, hai la possibilità di attivare la casella di controllo UNITÀ DI CONTROLLO CONTENUTI NON ELIMINA per evitare la cancellazione.

5. Se si desidera sostituire i simboli della casella con altri simboli, selezionare il simbolo desiderato sia per il SIMBOLO ABILITATO che per il SIMBOLO DISABILITATO nel gruppo PROPRIETÀ CASELLA nella finestra di dialogo facendo clic sul pulsante MODIFICA.

6. Una volta chiusa la finestra di dialogo PROPRIETÀ, la casella di controllo è pronta per l'uso.

L'alternativa: caselle di controllo individuali che utilizzano funzioni di campo

Vuoi creare moduli e modelli di documenti che possono essere eseguiti con tutte le versioni di Word senza restrizioni? Vuoi davvero rinunciare a tutte le misure di protezione dei documenti? Quindi la casella di controllo della funzione di campo è la soluzione perfetta. Viene utilizzata la funzione di campo »MacroButton«, che consente di alternare tra due testi liberamente selezionabili al centro del testo. Ciò è reso possibile da due routine VBA e due glossario che vengono utilizzati alternativamente. Anche qui non sei fissato sui due simboli della casella di controllo "fissi", ma puoi specificare i simboli da visualizzare singolarmente, come in Word 2010.

Poiché il codice di programma VBA è sempre richiesto per la casella di controllo della funzione di campo, l'esecuzione di macro in Word deve essere consentita. Word 2003, 2002 e 2000 salvano solo i glossario nei modelli di documento. Con Word 2010 e 2007, è anche possibile specificare BUILDING BLOCKS.DOTX come posizione di archiviazione (cosa sconsigliata per quest'area di applicazione). Di conseguenza, la soluzione può essere utilizzata solo per moduli salvati anche come modelli di documento. L'utilizzo in file di documenti puri del tipo »* .doc« o »* .docm« non è possibile. Le caselle di controllo della funzione di campo vengono spostate una dopo l'altra quando si preme F11 o Maiusc + F11, come qualsiasi funzione di campo nel documento. Tuttavia, per attivare/disattivare lo stato della casella di controllo, è necessario fare doppio clic con il mouse.

Per utilizzare la casella di controllo del codice di campo, effettuare le seguenti operazioni:

1. Per prima cosa crea un nuovo modello di documento vuoto e salvalo con il nome KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M), ad esempio. In Word 2010 e 2007, la selezione con macro deve essere selezionata come tipo di file!

2. Passa con ora Alt + F11 nell'editor VBA. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla voce MICROSOFT WORD OBJECTS in Esplora progetti sul lato destro. Quindi selezionare il comando INSERISCI e poi MODULO.

3. Nel modulo così creato si creano le seguenti due routine VBA:

   

4. Quindi uscire dall'editor VBA tramite il menu FILE dell'editor VBA, comando CHIUDI E TORNA A MICROSOFT WORD.

5. Ora crea due testi automatici con le rispettive funzioni di campo. Premi la combinazione di tasti Ctrl + F9, dopodiché viene visualizzato un codice di campo vuoto, costituito da una parentesi graffa aperta e chiusa. Immettere prima il testo MACROBUTTON all'interno della funzione di campo, seguito da uno spazio e dal testo KKAUSSCHALTEN. Segue un altro spazio prima di inserire il carattere per la casella di controllo selezionata. La casella di controllo si trova nella funzione simbolo della parola (Parola 2010 e 2007: scheda INSERISCI, gruppo SIMBOLI, pulsante SIMBOLI; Parola 2003, 2002 e 2000: INSERISCI, ICONA).

   

6. Dopo aver inserito completamente la funzione di campo, selezionare la funzione di campo completo e crearla come glossario con il nome KKAUSSCHALTEN. In Word 2010 e 2007, il modo più semplice per impostare i glossario è con la scorciatoia da tastiera Alt + F3 a; il glossario quindi finisce automaticamente nel modello di documento corrente. In Word 2003, 2002 e 2000 si crea il testo automatico tramite il menu INSERT-AUTOTEXT, comando AUTO-TEXT. Assicurati che il modello di documento corrente debba essere selezionato nella finestra di dialogo in basso per CERCA IN!

7. Ripetere i passaggi 5 e 6 per il secondo codice di campo. Questa volta, il testo nella funzione del campo è KKNSCHALTEN e inserisci la casella di controllo vuota. Come nome per il glossario, seleziona KDO SWITCH ON.

   

8. Infine, salva il modello del documento. La casella di controllo è ora disponibile per te nel nuovo modello di documento: posiziona semplicemente il glossario KKEINSCHALTEN dove lo desideri. Word quindi visualizza la casella di controllo vuota.
   Un doppio clic sulla casella di controllo esegue la macro KKEINSCHALTEN, dopodiché l'AutoText con la funzione di campo viene sostituito dall'equivalente KKAUSSCHALTEN tramite la macro e viene visualizzata la casella di controllo completata.

Domande frequenti: caselle di controllo in Word

1. Come posso attivare le caselle di controllo in Word?

Fare clic dove si desidera nel documento di Word. Vai al menu Sviluppatore e fai clic sull'icona Controllo casella di controllo. La casella di controllo ora appare nel documento. Attivalo o disattivalo con un clic del mouse.

2. Come posso attivare gli strumenti per sviluppatori in Word?

Apri un documento in Word, quindi fai clic su File nell'angolo in alto a sinistra. Quindi vai su "Opzioni" a sinistra. Si apre quindi una nuova finestra di dialogo. Fai clic su "Personalizza la barra multifunzione" e seleziona la casella accanto a "Sviluppatore". Infine, conferma la tua selezione facendo clic su "OK".

3. Cosa sono i controlli del contenuto in Word?

I controlli del contenuto sono controlli individuali che puoi aggiungere e personalizzare per l'uso in modelli, moduli e documenti. Ad esempio, molti moduli online hanno un elenco a discesa che contiene un insieme limitato di scelte per l'utente del modulo.