Come inviare presentazioni PowerPoint in modo professionale

Invia presentazioni in un batter d'occhio

Costruire una presentazione in modo logico e professionalizzare le diapositive con testi, grafica, animazioni e video è l'obiettivo più importante in PowerPoint per i presentatori. Una presentazione dovrebbe toccare, informare e trasmettere contenuti con competenza. Allo stesso tempo, l'ideazione di una presentazione ha valore solo se le diapositive possono essere visualizzate dal destinatario nel modo in cui sono state create.

Questo è facilmente possibile quando si presenta di fronte a un pubblico o tramite una piattaforma video come Skype o Zoom. Colleghi, partner commerciali o amici siedono direttamente nella sala presentazioni o nella sala conferenze virtuale. In questo caso è possibile interagire e interpretare le espressioni facciali del pubblico senza alcuno sforzo.

La situazione è diversa quando si deve inviare la presentazione progettata. Qui il creatore o il presentatore non può garantire che tutte le informazioni sulle diapositive siano comprese. Per questo motivo il contenuto è fondamentale. Per generare attenzione, è fondamentale rivolgersi in modo mirato al pubblico e ai destinatari e, ad esempio, garantire l'interazione con ulteriori collegamenti ipertestuali. Inoltre, possono sorgere problemi di compatibilità nonostante i contenuti di valore. Tra l'altro, questi sono legati al fatto che il mittente e il destinatario utilizzano diverse versioni di PowerPoint o utilizzano un altro programma per le presentazioni, come Keynote di Apple.

È tanto più importante che quando si invia la presentazione PowerPoint o le singole diapositive, si abbia cura che le diapositive siano leggibili e attirino l'attenzione. Quando si invia o si invia la presentazione, PowerPoint offre una vasta gamma di funzioni collaudate con cui ogni destinatario, indipendentemente dalla propria attrezzatura tecnica, può comprendere e comprendere le informazioni essenziali della presentazione PowerPoint. Anche l'opzione in PowerPoint per controllare una presentazione per eventuali problemi di compatibilità prima di inviarla è pratica. Se ricevi una notifica di problemi di compatibilità, questi possono essere eliminati prima della spedizione.

Tutorial video: come salvare, esportare e inviare presentazioni PowerPoint con successo

Come e in quale formato le presentazioni PowerPoint possono essere inviate come allegati

Il modo più semplice e comune per inviare una presentazione realizzata con competenza è allegarla ad una mail. Molti dei miliardi di e-mail inviate ogni giorno contengono file di presentazione in una varietà di formati. PowerPoint offre i seguenti formati di file per la conversione:

Formati di file	utilizzo
pptx	Formato standard in PowerPoint per il salvataggio delle presentazioni.
pptm	Formato standard in PowerPoint per il salvataggio di presentazioni con macro.
ppt	Ex formato standard in PowerPoint nelle versioni 97-2003. Questo è ancora un formato di file comune, poiché molte aziende e privati utilizzano ancora versioni precedenti di PowerPoint.
xps	I file XPS sono nel formato file XML Paper Specification. È un formato di file simile al PDF (Portable Document Format) ed è stato sviluppato da Microsoft. Questo può essere aperto direttamente in Microsoft Edge o in Internet Explorer.
potx, potm, pot	Crea file modello PowerPoint nel formato appropriato.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Salva la presentazione in singole immagini, a seconda del formato file selezionato. Questi grafici possono essere visualizzati staticamente con un software di elaborazione delle immagini.
PDF	Salva il file nel formato PDF noto e utilizzato in tutto il mondo. La presentazione viene salvata staticamente, le transizioni delle diapositive o le GIF.webp animate non vengono mostrate animate. Può essere aperto da qualsiasi dispositivo.
odp	Se salvi la presentazione PowerPoint come file ODP, viene salvata in uno standard open source. Il "OASIS Open Document Format for Office Applications" può essere letto da software per ufficio gratuito come Open Office o LibreOffice.

Oltre ai formati di file menzionati, PowerPoint offre altri formati di file specifici in cui è possibile salvare una presentazione.

Consiglio dell'esperto:

Se salvi la tua presentazione in un file con estensione ppsx, il file verrà salvato in formato Open XML. L'invio di un file con estensione ppsx è l'opzione migliore se non si conoscono i requisiti tecnici del destinatario. Dopo aver inviato il file, può aprire il file con una versione PowerPoint 2007 o successiva o con il visualizzatore PowerPoint.

Consiglio:

Se il tuo file di presentazione è molto grande, ad esempio come PDF, puoi trovare i ciccioni della tua presentazione con pochi clic. Di conseguenza, puoi ridurre le dimensioni delle immagini che occupano molta memoria e ridurre le dimensioni del file.

Salva una presentazione in un formato di file alternativo in 5 passaggi

È possibile salvare una presentazione creata in Microsoft PowerPoint in un formato diverso con pochi clic. I seguenti 5 punti sono essenziali per questo:

1. Vai a "File> Salva con nome".

2. Scegli dove salvare il tuo file. In PowerPoint, ad esempio, hai la possibilità di archiviare il file sul desktop, con un provider cloud come OneDrive o nella cartella dei documenti personali.

3. Se la posizione di archiviazione desiderata non è elencata, vai alla voce di menu "Sfoglia".

4. Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile specificare sia la posizione di archiviazione che il formato del file. È possibile modificare il formato del file selezionando il campo di selezione "Tipo file" Ad esempio, è possibile salvare la presentazione nel formato file pdf anziché nel formato standard pptx.

   

5. Nell'ultimo passaggio, salva il file facendo clic sul pulsante "Salva" Se desideri inviare il file come allegato di posta elettronica, hai diverse opzioni:

   • Componi un'e-mail in Microsoft Outlook e allega la presentazione come file.
   • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla presentazione salvata e selezionare la voce di menu "Invia a".
   

• Sposta il file su un'unità cloud, ad esempio il Dropbox condiviso di un partner commerciale o utilizza Wetransfer per inviare file di grandi dimensioni nell'intervallo di gigabyte.

Esporta le presentazioni direttamente da PowerPoint - nessun problema!

Oltre alla classica opzione di salvare una presentazione che hai creato sul desktop o in un'altra posizione di archiviazione e poi inviarla, PowerPoint offre anche la possibilità di esportare le presentazioni in vari formati direttamente dal programma. Alcuni dei file vengono archiviati temporaneamente o inviati direttamente, ad esempio con l'opzione: "Invia a Microsoft Stream". Per avviare qualsiasi esportazione, navigare:

1. Vai alla voce di menu "File> Esporta".

2. Nel menu di esportazione sono disponibili diverse opzioni per il formato di file in cui si desidera esportare la presentazione:

Puoi scegliere tra le seguenti opzioni:

Formato file PDF/XPS

Esportato in un file PDF o XPS che non può essere modificato e che conserva la formattazione, il carattere e il layout PowerPoint come un'immagine.

Crea video

Sotto "Crea video" puoi estrarre un file video dalla presentazione. Nella finestra di dialogo è possibile scegliere se utilizzare sequenze temporali e commenti registrati e la qualità del file da salvare. Allo stesso tempo, ti verrà data la possibilità di comprimere il file video. Un file video ha il vantaggio di poter essere riprodotto anche da persone che non hanno accesso a PowerPoint, un visualizzatore PPTX o altri software di presentazione perché non dispongono dei diritti di amministratore.

Crea una GIF.webp animata	Una GIF.webp animata è una funzione in cui vengono salvate diverse immagini singole di un file grafico in un ordine definito. Simile a un video, vengono create immagini in movimento. In questo modo, le singole diapositive di presentazione possono essere presentate in modo interessante e vivace.
Presentazione del pacchetto per CD	Crea un pacchetto in cui le diapositive e gli elementi incorporati vengono salvati come un'unità come su un DVD e riprodotti su qualsiasi dispositivo.
Crea volantini	È possibile utilizzare questa funzione per inviare singole diapositive o l'intera presentazione a Microsoft Word. Lì è possibile elaborare ulteriormente i testi e le note.
Cambia tipo di file	Un modo semplice per modificare un tipo di file esistente, ad esempio la tua presentazione in formato pptx in formato ppt.
Pubblica su Microsoft Stream	Microsoft Stream è un portale di streaming a pagamento che consente di rendere disponibili presentazioni o video a un ampio gruppo di persone. Microsoft Stream è ideale, ad esempio, per presentazioni aziendali o eventi aziendali ed è facilmente accessibile dai partecipanti invitati tramite il browser Internet.

Condividi presentazioni: un'altra opzione per salvare e inviare

Accanto al:

• Salva in modo classico anche una presentazione in diversi formati di file
• Esportazione da Microsoft PowerPoint

Gli utenti di PowerPoint possono anche condividere una presentazione.

Per fare ciò, vai su "Condividi" sotto "File". Si apre una nuova finestra in cui hai la possibilità di salvare la tua presentazione su un'unità OneDrive a tua scelta o di inviarla come PDF o presentazione via e-mail.

In alternativa, una presentazione può essere inviata o salvata esternamente tramite la voce di menu "Rilascia". I destinatari ricevono il file in copia via e-mail o comodamente tramite un servizio di cloud storage.

Conclusione: usa varie opzioni per inviare la tua presentazione PowerPoint

Come programma di presentazione professionale, Microsoft PowerPoint dovrebbe essere in grado di rendere le presentazioni su schermo interessanti e vivaci grazie alle opzioni e alle funzionalità che contiene. Oltre al contenuto, è importante che ogni presentazione possa essere visualizzata dal destinatario nello stesso modo in cui è stata strutturata. Questo non è sempre possibile senza problemi, poiché ogni utente ha requisiti tecnici diversi.

Per questo motivo, PowerPoint ha la capacità di salvare e inviare presentazioni in diversi formati di file. Inoltre, le presentazioni possono essere esportate o condivise in vari modi. Con queste opzioni di esportazione e archiviazione, è possibile che le presentazioni appaiano sempre professionali e informative, a parte l'attrezzatura tecnica del destinatario.