Le liste di distribuzione sono una pratica funzionalità in Outlook: se invii spesso posta allo stesso gruppo di destinatari, ad esempio i membri del tuo gruppo di lavoro, una squadra o anche i membri di un club, è consigliabile utilizzare il Grup
Definisci semplicemente una lista di distribuzione che contenga tutti gli indirizzi e-mail del tuo gruppo di lavoro, ad esempio - quindi in futuro dovrai solo inserire l'elenco di distribuzione nel campo A di un'e-mail, Outlook sostituirà automaticamente questa designazione con gli indirizzi e-mail corrispondenti quando l'e-mail viene inviata.
Se vuoi inviare la posta ad altri destinatari, aggiungi semplicemente i loro indirizzi (separati da punto e virgola o virgola) dopo il nome della lista di distribuzione.
Attenzione: Le liste di distribuzione possono essere utilizzate anche nel campo CC o BCC di un messaggio di posta.
Come creare una nuova lista di distribuzione
Come creare una lista di distribuzione nel tuo Outlook con un gruppo di contatti, ad esempio con tutti i membri di un team di progetto o con tutti i tuoi clienti:
1. Aprire la cartella Contatti di Outlook / rubrica.
2. In Outlook fino alla versione 2007, chiama File → Nuovo → Lista di distribuzione oppure premi CTRL + MAIUSC + L. In Outlook 2010, fare clic sulla scheda inizio sul pulsante Nuovo gruppo di contatti (funziona anche la scorciatoia da tastiera).
3. Entra nel campo "Cognome" un nome per la lista, per esempio "Clienti", "Cliente xyz", "Gruppo di lavoro"; "Progetto X".
Notare che: Se nella rubrica è già presente una lista di distribuzione con questo nome, Outlook non visualizza un avviso, ma crea un secondo elenco con lo stesso nome.
4. Fare clic su "Seleziona membri"(O in Outlook 2010 Seleziona membri → Dai contatti di Outlook) per aggiungere contatti dalla rubrica digitale alla lista di distribuzione. Seleziona i contatti con un doppio clic e chiudi la finestra di selezione con ok. Se vuoi aggiungere indirizzi di persone che non sono nella rubrica, fai clic in Outlook fino al 2007 aggiungere nuova e digita gli indirizzi; in Outlook 2010 fare clic su Aggiungi membri → Nuovo contatto e-mail. Immettere i dati e determinare se il contatto deve essere aggiunto alla rubrica.
5. Dopo aver inserito tutti gli indirizzi, clicca su "Salva e chiudi".
Ora puoi trovare la lista di distribuzione nella cartella Contatti - puoi riconoscerla lì dal suo nome e dall'icona con le due teste stilizzate.
Come inviare un'e-mail a una lista di distribuzione
Non appena la lista di distribuzione è impostata, inviare un messaggio a tutti gli indirizzi della lista come segue:
1. Scrivi un nuovo messaggio includendo l'oggetto. Quindi fare clic sul pulsante A. Se gli indirizzi non sono nel campo In dovrebbe essere inserito, fare clic su Cc rispettivamente. Ccn (quindi i destinatari non vedranno gli altri indirizzi).
2. Selezionare la lista di distribuzione dalla cartella Contatti con un doppio clic e chiudere la finestra di dialogo con "OK".
3. Se il messaggio dovesse arrivare ad altri destinatari, è sufficiente aggiungere i loro indirizzi (separati da punto e virgola o virgola) dopo il nome della lista di distribuzione.
Solo quando si invia la posta elettronica Outlook sostituisce il nome della lista di distribuzione con gli indirizzi di posta elettronica in essa contenuti.
Come modificare e cambiare le liste di distribuzione
Di tanto in tanto è necessario aggiungere ulteriori indirizzi e-mail a una lista di distribuzione o eliminare indirizzi esistenti. Per modificare una lista di distribuzione, procedere come descritto di seguito.
1. Aprire la cartella Contatti.
2. Fare doppio clic sul nome della lista di distribuzione desiderata (è possibile riconoscere le liste di distribuzione dall'icona che mostra due teste stilizzate).
3. Apportare le modifiche desiderate: Per aggiungere contatti dalla rubrica, fare clic su "Seleziona membri", per inserire nuovi indirizzi, fare clic su "Aggiungi nuovo". È possibile eliminare gli indirizzi non più necessari utilizzando "Rimuovi".
4. Al termine, fare clic su "Salva e chiudi".
Se vuoi modificare uno degli indirizzi, aprilo nella cartella Contatti e modifica il contatto. Outlook ottiene gli indirizzi di posta dalla rubrica.
Solo se non c'è un contatto corrispondente Outlook prende l'indirizzo inserito tramite "Aggiungi nuovo", che non è possibile modificare nella lista di distribuzione.
