Implementazione, strumenti e basi legali della videoconferenza

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Al più tardi con la pandemia di corona e l'home office associato, la videoconferenza è diventata parte integrante del lavoro quotidiano per molti dipendenti. Ecco perché esaminiamo più da vicino quali requisiti tecnici sono richiesti, quali strumenti sono adatti e quali condizioni legali si applicano alla videoconferenza.

Che cos'è una videoconferenza?

Una videoconferenza è un incontro tra due o più persone che avviene virtualmente su Internet. I partecipanti alla videoconferenza comunicano tramite webcam e microfono.

Per organizzare la videoconferenza è necessario un server video a cui tutti i partecipanti possono accedere. Durante la riunione video, tutte le persone coinvolte di solito si vedono.

Spesso un moderatore si fa carico dell'invito dei partecipanti alla videoconferenza e della moderazione della conferenza stessa.Questa persona può, ad esempio, consentire ad altri partecipanti di rilasciare il proprio monitor o microfono per parlare.

A seconda del software di videoconferenza, le persone possono partecipare all'evento con il proprio PC o con uno smartphone.

Sul mercato sono disponibili strumenti di videoconferenza sia gratuiti che a pagamento.

12 fornitori per riunioni online

1. Mikogo

Mikogo è un fornitore tedesco di conferenze online e presentazioni virtuali. La particolarità di Mikogo è che nella videoconferenza viene condiviso solo lo schermo, ma i partecipanti non comunicano tra loro direttamente tramite video, ma solo tramite audio.

L'organizzatore di una riunione Mikogo deve creare un account. Altri utenti possono quindi essere invitati via e-mail per condividere o controllare lo schermo. La partecipazione è possibile tramite il visualizzatore HTML tramite il browser con smartphone o desktop.

Le connessioni tramite Mikogo sono criptate a 256 bit.

Maggiori informazioni: www.mikogo.de

2. Vai a riunione

GoToMeeting è progettato per le videoconferenze ad alta definizione. A seconda del pacchetto scelto, a una riunione video possono partecipare fino a 250 persone e possono essere collegate via video fino a un massimo di 25.

Organizzare una riunione è facile e può essere implementato spontaneamente. I moderatori possono attivare singole funzioni per gli utenti, come il microfono o la condivisione dello schermo.

Oltre alla partecipazione tramite browser o app, è possibile collegarsi anche telefonicamente.

Maggiori informazioni: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer è uno strumento originariamente sviluppato per il controllo remoto dei computer. TeamViewer offre ora il proprio strumento per le videoconferenze con "Meeting". Grazie alla crittografia end-to-end, il software offre elevati standard di sicurezza e consente riunioni spontanee e chiamate vocali. La comunicazione è possibile direttamente tramite audio o chat. Fino a 300 persone possono prendere parte a una riunione video con TeamViewer.

Maggiori informazioni: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts/Google Meet

Con Google Hangouts, Google offre alle aziende uno strumento a pagamento come parte di G-Suite. Ciò consente di effettuare direttamente le videoconferenze. In alternativa, c'è anche la possibilità di tenere riunioni video con Google Meet. Gli utenti hanno quindi anche la possibilità di sottotitolare le conversazioni o di farle tradurre dal vivo. Tuttavia, la funzione di traduzione non è ancora completamente sviluppata.

Per utilizzare Google Meet, gli utenti hanno bisogno di un account Google. La partecipazione è possibile anche senza app tramite browser o Gmail. Un vantaggio dello strumento per videoconferenze di Google è che tutti gli altri prodotti Google come fogli di calcolo o documenti e calendari Google possono essere facilmente combinati con lo strumento video.

Maggiori informazioni: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex di Cisco è realizzato per uso professionale. In teoria, a una riunione possono partecipare fino a 40.000 persone, ad esempio in occasione di grandi conferenze o fiere. La partecipazione è possibile anche senza un account corrispondente tramite un invito al collegamento. Come utente registrato, tuttavia, ci sono funzioni aggiuntive.

Maggiori informazioni: www.webex.com

6. Zoom

Zoom è uno degli strumenti di videoconferenza più popolari sia nelle aree private che in quelle aziendali. Gli incontri possono essere sincronizzati e creati immediatamente con il proprio calendario. Con il consenso di tutti i partecipanti, le videoconferenze possono essere registrate molto facilmente. Un altro vantaggio è che gli schermi possono essere condivisi da più partecipanti. Puoi anche creare le tue sale riunioni, ad esempio.

La partecipazione alle conferenze è possibile sia tramite l'app desktop e smartphone sia tramite il browser.

Maggiori informazioni: www.zoom.us

7. Team Microsoft

Microsoft Teams fa parte della suite Office365 di Microsoft. Lo strumento è specializzato principalmente nel lavoro di squadra. Quindi non è solo uno strumento di videoconferenza, ma offre anche elementi di gestione del progetto allo stesso tempo.

Possono partecipare fino a 10.000 persone per riunione.

Ulteriori informazioni: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Riunioni Adobe Connect

Lo strumento di videoconferenza di Adobe è stato progettato principalmente per utenti professionali. Ad esempio, le sale riunioni possono essere progettate con un design aziendale. Lo strumento offre anche molte funzioni speciali come la partecipazione anonima alla conferenza.

Ulteriori informazioni: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Skype di Microsoft è stato originariamente lanciato come servizio di chat e videochiamate. Lo strumento è in circolazione dal 2003. Ma ora molte persone usano anche Skype per le videoconferenze. Ciò significa che i file possono anche essere facilmente condivisi qui. La comunicazione è possibile anche tramite il messenger integrato.

Maggiori informazioni: www.skype.com

10. Incontro di Jitsi

Jitsi offre un'intera collezione di software gratuiti per la comunicazione. Ciò include anche lo strumento di videoconferenza Jitsi Meet. Le riunioni video possono essere avviate spontaneamente senza app o registrazione. È possibile partecipare alla riunione tramite un'app generata individualmente.

Le riunioni tramite Jitsi possono essere pianificate e organizzate utilizzando calendari comuni. Lo strumento può anche essere collegato a software di gestione dei progetti come Slack.

L'unico svantaggio: secondo il produttore, solo fino a 35 partecipanti possono comunicare con una buona qualità.

Maggiori informazioni: meet.jit.si

11. Per cui

Con Whereby è possibile avviare le videoconferenze direttamente nel browser, senza account o app. La partecipazione è facilmente possibile tramite smartphone o desktop.

Maggiori informazioni: whereby.com

12. Incontro SocialHub

Lo strumento SocialHub Meet, sviluppato in Germania, colpisce soprattutto per la sua implementazione conforme al GDPR. È quindi adatto per le aziende che danno un alto valore alla protezione dei dati. Ad esempio, tutti i servizi sono ospitati su server in Germania e le singole stanze possono essere protette con password.

Maggiori informazioni: socialhub.io

Criteri di selezione importanti per uno strumento di videoconferenza

Innanzitutto, dovresti considerare quali sono i tuoi requisiti per il software per riunioni virtuali. Vorresti utilizzare lo strumento per mantenere la comunicazione con i dipendenti assenti? Oppure vuoi creare una piattaforma di comunicazione per discussioni dettagliate con i clienti? Per fare la scelta giusta per le tue esigenze, dovresti sapere esattamente quali sono le tue esigenze. Punti importanti da considerare quando Gamma di funzioni dovrebbe prestare attenzione sono:

• Qualità video ad alta o bassa risoluzione,
• Numero massimo di potenziali partecipanti,
• Funzione per dividere lo schermo,
• Possibilità di lavoro collaborativo su documenti,
• Crittografia dei dati e
• Prezzo e contratto vincolante.

Quali sono i vantaggi degli strumenti di videoconferenza a pagamento?

Molte aziende offrono i propri strumenti di videoconferenza gratuitamente e anche senza registrazione. Tuttavia, questi strumenti sono spesso limitati nella loro funzionalità. Inoltre, può capitare che le versioni gratuite siano “a pagamento” con i dati che i programmi raccolgono.

Nel caso della versione a pagamento, la “fame di dati” degli strumenti è solitamente più limitata.

Se le aziende necessitano regolarmente di strumenti di videoconferenza, è meglio passare alle versioni a pagamento. Beneficiate di una maggiore sicurezza dei dati e di tutte le funzioni di cui avete bisogno.

Di quale attrezzatura ho bisogno per una videoconferenza?

Affinché una videoconferenza possa essere eseguita correttamente, devono essere soddisfatti i seguenti requisiti tecnici:

• una connessione internet sufficientemente veloce
• una fotocamera con una risoluzione sufficientemente grande
• un microfono funzionante

È richiesta una larghezza di banda minima di 3 megabit per condurre o partecipare a una videoconferenza. Ciò garantisce che l'immagine possa essere vista senza scatti. In ogni caso si consiglia di spegnere tutti i programmi che richiedono molta banda durante una videoconferenza. Anche lo streaming video o musicale non dovrebbe essere utilizzato durante la riunione video se la larghezza di banda è bassa.

Netiquette alle videoconferenze

Affinché le videoconferenze si svolgano senza intoppi, i partecipanti devono rispettare determinate regole. È meglio che i moderatori comunichino in anticipo le regole della riunione. Le possibili regole sono:

• Non si parla senza previa notifica. Altrimenti può succedere che tutti parlino contemporaneamente.
• Quando una persona si presenta, gli altri spengono il microfono. In questo modo il docente non è disturbato da rumori come fruscii.
• Se partecipano tutti con una telecamera, tutti dovrebbero anche accendere le telecamere. Qualsiasi altra cosa sarebbe scortese.
• Tutti dovrebbero vestirsi per una riunione video come farebbero per una riunione in loco. Dopotutto, nessuno entrerebbe in ufficio in tuta da jogging.

Vantaggi e svantaggi della videoconferenza

Ci sono molte aziende che offrono videoconferenze vantaggi:

• Comunicazione cross-location senza un lungo viaggio
• Risparmio sui costi di viaggio
• tempi di risposta più brevi
• comunicazione ottimizzata e processo decisionale più rapido
• migliore gestione delle crisi e dei progetti

Tuttavia, ci sono anche svantaggio come:

• maggiore sforzo tecnico
• La comunicazione è possibile solo con gli aiuti
• ridotta capacità di attenzione sullo schermo
• carattere non vincolante rispetto all'incontro live in loco

Termini legali per la videoconferenza

In termini di legge sulla protezione dei dati, le videoconferenze sono coperte dal regolamento generale sulla protezione dei dati. Di conseguenza, i datori di lavoro possono raccogliere e utilizzare i dati dei dipendenti se servono allo "scopo del rapporto di lavoro" (sezione 26 comma 1 BDSG) o se il datore di lavoro ha un "interesse legittimo" in essi (art. 6 comma 1 f GDPR).

Gli interessi del datore di lavoro si oppongono agli interessi dei dipendenti che meritano protezione. Questi sarebbero a rischio, ad esempio, se lo strumento di videoconferenza fosse utilizzato non solo per le riunioni, ma anche per monitorare il lavoro nell'ufficio di casa.

Evita l'affaticamento da videoconferenza

In teoria, le videoconferenze possono essere avviate sempre e ovunque, ma in pratica un accumulo di videoconferenze può portare alla fatica.

Uno dei motivi è l'elevata densità di stimoli, ad esempio nelle riunioni con un gran numero di partecipanti. Allo stesso tempo, in una videoconferenza con la telecamera accesa, non sai mai chi ti sta guardando. Questa sensazione di essere sempre osservati può peggiorare ulteriormente i sintomi della stanchezza. In definitiva, è anche lo sguardo costante allo schermo che aumenta la stanchezza senza troppe distrazioni.

Questo può essere risolto facendo delle pause in videoconferenze più lunghe. Può anche avere senso che i partecipanti non debbano partecipare alla conferenza con il loro video per tutto il tempo.

Registra videoconferenze: cosa è consentito?

Anche se la registrazione in videoconferenza sembra essere una pratica comune per molti e molti strumenti offrono questa opzione, ci sono serie preoccupazioni legali.

Secondo l'STGB, può essere un reato se conversazioni o videoconferenze non pubbliche vengono registrate senza autorizzazione. Le attuali leggi sulla protezione dei dati vietano anche la registrazione di videoconferenze senza il consenso dei partecipanti.

In linea di principio, la legge vede la videoconferenza come un sostituto di una riunione dal vivo. Chiunque non abbia la registrazione video potrebbe partecipare anche lì.

Non vale neanche l'argomento per implementare la documentazione della videoconferenza con la registrazione, perché nella videoconferenza è possibile anche la registrazione via testo.

Affinché una videoconferenza possa essere registrata, è necessario fornire quanto segue:

• Un consenso volontario di tutte le parti coinvolte, ottenuto prima dell'inizio della registrazione.
• La forma scritta del consenso o la documentazione del consenso.
• Una spiegazione dei partecipanti sul significato e lo scopo della registrazione.
• Un riferimento al diritto di recesso per consenso.

Fondamentalmente, né i moderatori né i partecipanti dovrebbero registrare videoconferenze senza il consenso delle altre videoconferenze. Ciò non si applica nemmeno se la registrazione deve essere effettuata a fini di semplice documentazione.

Qual è lo strumento giusto per le mie videoconferenze?

Oggi fa parte della vita quotidiana che le videoconferenze si tengono nelle aziende. Il mercato per gli strumenti corrispondenti è ampio, quindi puoi perdere rapidamente traccia delle cose. Le seguenti domande possono aiutarti a scegliere il software giusto:

• Quante persone partecipano in media alle mie videoconferenze?
• Ho "solo" bisogno di uno strumento per le videochiamate o lo strumento deve contenere altre funzioni come messenger, funzionalità di gestione del progetto, ecc.?
• Sarebbe possibile integrare gli appuntamenti per le videoconferenze direttamente nel calendario?
• Vuoi che i server dello strumento siano in Germania?
• C'è un modo per registrare l'incontro?
• Posso creare più sale riunioni?
• È possibile partecipare ai meeting tramite browser?
• Quanti soldi ho al mese per lo strumento per riunioni video?
• Utilizzo già strumenti come G-Suite, Adobe o Microsoft?

In pratica, vale la pena provare prima vari strumenti, ad esempio sottoscrivere un abbonamento a pagamento. La maggior parte dei provider lavora con un periodo di prova gratuito di 14 giorni o più. Durante questo periodo, puoi testare ampiamente gli strumenti con diverse videoconferenze e farti convincere dei rispettivi vantaggi.

Come con altri software, tu e i tuoi team finirete per lavorarci. Pertanto, le aziende dovrebbero coinvolgere i propri dipendenti nel processo decisionale al fine di trovare un consenso comune sullo strumento che verrà infine utilizzato.