Come rivedere i documenti in Word

Ecco come puoi apportare modifiche ai documenti di Word

Di norma, quando si crea un documento di testo, assicurarsi che il layout sia corretto ed evitare errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. Una volta completato il lavoro sul contenuto e sul formato del testo, spesso si riscontrano ancora delle lacune isolate. Per questo motivo, ha senso rivedere nuovamente i documenti alla fine e apportare modifiche se necessario.

Parola: traccia, rivedi e correggi le modifiche

Microsoft Word include varie opzioni per la modifica dei testi. Soprattutto quando i testi devono essere corretti non solo dall'autore ma anche da altre persone, le diverse funzioni del programma Offices sono ideali per il controllo.

Mentre i modelli disponibili consentono già di rispettare gli aspetti formali, Word controlla automaticamente anche l'ortografia e la punteggiatura all'interno del documento di testo. Queste funzioni in Word sono note alla maggior parte degli utenti e sono indicate da una sottolineatura rossa o blu della posizione specifica. Ma quali funzionalità, ovvero gli strumenti integrati del programma, possono ancora essere utilizzati? Ad esempio, come funziona il monitoraggio delle modifiche?

Quando ricevi del testo che devi rivedere e modificare in Word, puoi seguire questi passaggi per apportare correzioni e tenere traccia delle modifiche:

Apri la scheda "Verifica" nella barra dei menu del tuo file Word.

Qui troverai varie opzioni per inserire modifiche e contrassegnarle di conseguenza. Ad esempio, fare clic sul pulsante Follow Up per aprire la scheda appropriata.

A questo punto, puoi scegliere se vuoi o meno tenere traccia delle modifiche. Se si fa clic sul rispettivo simbolo, le modifiche nel testo che vengono poi eseguite vengono contrassegnate come cosiddetti markup. In questo modo, l'autore può capire e tenere traccia di chi ha modificato il testo, dove e quando, e ha apportato le modifiche.

I tuoi commenti possono quindi essere trasferiti al testo utilizzando il campo "Accetta".

Se si revisiona un documento in modalità correzione, grazie al colore brillante, è più facile per l'editor vedere le modifiche ed eventualmente conservarle subito. Se più revisori stanno lavorando su un file, l'autore può capire meglio chi ha suggerito le correzioni.

Accetta le modifiche in Word: ecco come funziona

Ricevi un documento con numerose modifiche e desideri dare seguito e accettare le modifiche successivamente? Quindi procedi come segue:

1. Fare clic sulla scheda "Revisione" nella barra multifunzione.

2. Cliccando su "Accetta" accetti la modifica, "Rifiuta" rifiuta la modifica.

   

3. Puoi passare da una revisione all'altra facendo clic sui pulsanti "indietro" e "successivo".

Importante: Non accettare alcuna modifica utilizzando "indietro" e "successivo".

Impostazione del markup: istruzioni

Un documento rivisto è troppo confuso per te? Impostando quali markup devono essere visualizzati, puoi tenere traccia delle cose: scegliere tra tutte le annotazioni, le revisioni sul formato e il livello del testo, o semplicemente visualizzare dove qualcosa è stato modificato direttamente nel testo. Per fare ciò, procedere come segue:

1. Fare clic sulla scheda "Revisione" nella barra multifunzione.

2. Nel menu a discesa per "Mostra markup", seleziona quali markup vuoi vedere: Commenti, inserimenti, eliminazioni e formattazione.

   

3. Sotto "Markup: all" puoi scegliere se vuoi vedere tutte le modifiche direttamente nel testo o solo vedere che qualcosa è stato cambiato.

Consiglio: Vuoi stampare un documento senza commenti o revisioni? Quindi selezionare "Markup: nessuno".

Ecco come inserire commenti e correggere errori

Diversi tipi di markup possono essere trovati in Word. Per prima cosa, il programma stesso evidenzia le parole che contengono errori. D'altra parte, gli editor possono anche utilizzare la modalità di correzione. Con uno sguardo più attento al markup, puoi vedere rapidamente quali suggerimenti vuoi accettare e quali vuoi rifiutare.

Se, ad esempio, sembra che Word abbia ripetutamente contrassegnato un nome o un termine tecnico che non è possibile trovare nel dizionario, ma esiste ancora, puoi facilmente aggiungerlo al dizionario. In linea di massima, le onde rosse che evidenziano gli errori possono essere disattivate, ad esempio se disturbano durante la lettura.

Altri segni possono anche provenire da lettori correttivi che hanno utilizzato la modalità di correzione. Se poi utilizzi la modalità di revisione, hai la possibilità di accettare i commenti dei redattori. È possibile che più persone abbiano lavorato su un documento contemporaneamente. I markup ei commenti possono quindi essere identificati in diversi colori. Ciò consente di impostare i colori dei commenti come si desidera distinguere i commenti.

Oltre alle annotazioni, la funzione di commento può essere utilizzata anche per suggerire idee di modifica o suggerimenti per il miglioramento di un documento. Come utilizzare la funzione di commento in Word:

1. Apri la scheda "Verifica".

2. Nell'area Commenti troverai il pulsante "Nuovo commento". Con un clic del mouse sull'area, si aprirà un'altra colonna e un fumetto al bordo dell'area selezionata. In questo modo è possibile aggiungere rapidamente al testo specifiche note marginali, che l'autore potrà poi tenere in considerazione durante la revisione.

   

3. Nella stessa area della barra multifunzione del tuo file, puoi eliminare i commenti se li hai già incorporati.

È anche bene sapere che puoi passare da un commento all'altro e quindi saltare i commenti e modificarne altri per il momento. È inoltre possibile visualizzare direttamente l'ultima modifica. Ciò rende la modifica del file ancora più efficiente.

Funzioni in Word: queste impostazioni semplificano il tuo lavoro

Microsoft Word non solo semplifica la progettazione del testo durante la scrittura. Il programma fornisce anche alcune funzioni che velocizzano la revisione alla fine del processo. Oltre alla possibilità di correggere gli errori frequenti in pochi passaggi utilizzando "Trova e sostituisci", Word consente anche una maggiore varietà nel testo grazie al dizionario dei sinonimi. Altre funzioni e caratteristiche che dovresti conoscere in Word sono:

• Funzioni di campo
• macro
• Citazioni
• Numeri di pagina
• Data
• Collegamenti ipertestuali

Conclusione: ecco come puoi apportare revisioni in Word

Quando imposti una pagina, non solo ti assicuri di disporre correttamente l'intestazione e il piè di pagina, il sommario, le traduzioni e l'elenco delle fonti, ma anche il contenuto e l'ortografia dovrebbero essere corretti. Con la vista laterale destra, non ti perderai più nessun segno di errore. Anche un nuovo controllo ortografico alla fine del testo sembra utile.

Se esiste una specifica per il numero di parole o caratteri, puoi fare in modo che Word li conteggi e li controlli rapidamente e facilmente. È anche possibile stampare solo le correzioni del testo. Nel complesso, le impostazioni del programma offrono un'ampia gamma di opzioni per la revisione dei documenti di testo.

Tenendo traccia delle modifiche, puoi vedere la cronologia esatta delle modifiche nel documento. I cosiddetti markup sono utili aiutanti: visualizzano i cambiamenti nel test. Infine, quando tutte le revisioni sono state apportate, puoi salvare il file finito come PDF o inviare documenti sotto forma di lettere.

FAQ

Come posso visualizzare le modifiche apportate da altri editor?

A seconda della modalità con cui altri editori hanno corretto o commentato il rispettivo documento, i commenti possono essere visualizzati in modi diversi. In ogni caso, puoi decidere quali suggerimenti guardare. Per fare ciò, apri la scheda "Follow-up" sotto la scheda "Verifica". Qui puoi impostare i tick per i diversi gruppi di errori.

Come posso inserire commenti in un testo?

La scheda "Recensione" ti porta al pulsante "Commenti". A questo punto puoi creare un nuovo commento marcando il passaggio di testo richiesto e poi cliccando sul campo "Nuovo Commento". Scrivi la tua nota nel fumetto. Word offre la possibilità di integrare commenti a penna. Puoi commentare i documenti senza una tastiera.