Salva e condividi file Excel: facile e veloce

Informazioni importanti che possono aiutare

Se più colleghi stanno lavorando su un progetto o un'attività, è spesso necessario lavorare insieme su una cartella di lavoro di Excel o su una tabella del programma Excel. Prima di rilasciarlo, però, assicurati di selezionare il formato corretto e di salvare correttamente il file Excel. Inoltre, gli utenti dovrebbero prestare attenzione alla dimensione del file e dividerlo se possibile. A volte, però, la pubblicazione dei dati è sufficiente per accedervi.

Salva file Excel: ecco come funziona

Utilizzando la combinazione di tasti per Excel "Ctrl + S" o tramite "File> Salva" o "Salva con nome", è possibile salvare il file Excel corrente con un nome file individuale. Oltre ai tipi di file standard .xls e .xlsx, Excel offre il salvataggio in formato OpenDocument o PDF.

Le cartelle di lavoro di Excel possono essere salvate nella posizione di archiviazione desiderata specificando in anticipo la posizione di archiviazione standard. Anche la posizione di archiviazione può essere modificata in pochi passaggi. A volte è utile se la cartella o il percorso di archiviazione del documento viene visualizzato in una cella della cartella di lavoro. Questo è ciò che rende possibile questa funzione di tabella.

Salva il file Excel con una copia di backup

Si consiglia di eseguire copie di backup di importanti file Excel prima di apportare modifiche al documento. È possibile creare una copia di backup utilizzando alcune funzioni di Excel o utilizzando una macro. Puoi anche configurare la cartella di lavoro di Excel in modo tale che venga salvata una copia di backup della versione precedente della cartella di lavoro ogni volta che viene apportata una modifica.
I dati e il prezioso tempo di lavoro possono andare persi a causa di un'interruzione di corrente o della chiusura involontaria di un file Excel non salvato. Si consiglia quindi di attivare la funzione Excel "AutoRecover" per avviare la memorizzazione automatica dei dati.

Video di istruzioni: Microsoft Excel: salva un file e condividilo con altri utenti

Condividi file Excel: le possibilità

Se desideri condividere i dati di una cartella di lavoro Excel o di un documento con altri utenti, sono disponibili altre opzioni oltre alle funzioni di rilascio integrate:

• Un diagramma dei dati archiviati può essere pubblicato, ad esempio, sull'intranet aziendale o su un sito Web. Per fare ciò, è necessario utilizzare alcune funzioni per esportare i dati da un elenco Excel come grafico. Excel offre anche la possibilità di copiare una sottoarea desiderata da una tabella Excel come grafica per inserirla e visualizzarla in una presentazione o in un'altra applicazione.
• Elenchi Excel o singoli fogli di calcolo possono essere inviati facilmente e rapidamente ai colleghi di lavoro tramite e-mail. L'integrazione di un pulsante adatto nella barra degli strumenti di Excel facilita l'invio e l'uso di questa utile macro.
• Una cartella di lavoro di Excel può anche essere condivisa in rete e quindi modificata da più utenti. Prima di ciò, la cartella di lavoro può essere copiata utilizzando una macro e salvata con un nome file diverso.
• Infine, puoi condividere il file Excel salvando la cartella di lavoro su un cloud online come OneDrive. Ciò consente ad altri utenti di modificare il file.

La condivisione di un file Excel è più sicura

Oltre ai dati Excel, alcune funzioni proteggono anche le informazioni fornite:

• Le firme digitali possono essere comodamente integrate in un file o in una cartella Excel per garantire l'integrità e l'autenticità dei dati. Una firma digitale indica ad altri che il contenuto della cartella di lavoro o del documento è stato verificato e firmato.
• Prima che un foglio di calcolo Excel o una cartella di lavoro venga dato in qualsiasi forma ai compagni di squadra o a chiunque altro, dovrebbe essere ripulito da dati e informazioni personali.
• La protezione delle formule in un foglio di calcolo o in una cartella Excel impedisce modifiche indesiderate quando più persone stanno lavorando su un documento.
• Prima di passare una cartella di lavoro, può essere utile copiare i singoli fogli di lavoro in una nuova cartella di lavoro di Excel e sostituire le formule con i valori.

Il formato giusto per condividere un file Excel

Le aziende e le aziende utilizzano spesso versioni più recenti e precedenti di Excel. A volte può essere necessario modificare il tipo di file di un file Excel:

• Utilizzando il menu Excel, un file può essere salvato in modo relativamente semplice come PDF.
• Un file o una tabella Excel possono essere salvati in formato CSV in pochi passaggi.
• Affinché un file Excel sia compatibile con le versioni precedenti, può essere salvato nel formato file XLS.
• L'intero contenuto di una cartella può essere convertito nel formato di file XLSX utilizzando uno strumento Microsoft.
• È possibile eseguire un controllo di compatibilità manuale in modo che i file Excel salvati possano essere letti dalle versioni precedenti del programma.

Riduci le dimensioni di una cartella di lavoro di Excel

Non è così facile condividere una tabella Excel con diverse migliaia di righe. Prima di dividere un file Excel di grandi dimensioni, è necessario ad es. B. dividere usando una macro. Tuttavia, puoi anche utilizzare questi suggerimenti per ridurre significativamente le dimensioni del file. Sia con le versioni precedenti che con quelle più recenti di Excel, puoi comprimere un'immagine o tutta la grafica nella cartella e scegliere tra diverse risoluzioni.

Conclusione: salva un file Excel e condividilo con altri utenti

Quando altre persone hanno bisogno dei dati in una cartella di lavoro di Excel, gli utenti hanno diverse opzioni. Innanzitutto, gli utenti dovrebbero salvare il file Excel. Per questo sono disponibili vari tipi di file. Per condividere un file Excel, è necessario specificare in anticipo un nome file univoco. Inoltre, è possibile effettuare una copia di backup prima di eventuali modifiche, ad esempio con l'ausilio di macro. Il programma Excel consente inoltre di ridurre le dimensioni dei file Excel o di dividere la cartella di lavoro, modificare il formato del file o inserire una firma digitale prima che gli utenti condividano il file Excel con altre persone.

Articoli più interessanti su Excel

• Se più persone stanno lavorando su un foglio di calcolo Excel, è utile riconoscere le modifiche al contenuto o alle formule.
• Il foglio Excel completo di una cartella di lavoro può essere spostato o copiato rapidamente in un'altra cartella di lavoro Excel.
• Le righe vuote possono essere rimosse in modo permanente con una funzione di filtro automatico.
• L'eliminazione del contenuto superfluo riduce la dimensione del file di un file Excel.
• Le formule di Excel in una cartella di lavoro possono essere convertite in numeri in una volta.
• È possibile memorizzare un'anteprima grafica per i file Excel.
• Con l'aiuto di questa funzione di registro, puoi sempre vedere l'ora e la persona che ha modificato il contenuto della cella.

FAQ

Come posso condividere un foglio di calcolo Excel?

Aprire la cartella di lavoro e quindi fare clic sulla scheda Revisione. Navigare tramite "Modifiche" all'opzione di rilascio "Gli utenti possono modificare le aree". Selezionare "Nuovo" dal menu Permessi utente prima di definire la tabella condivisa.

Dove posso trovare i backup automatici di Excel?

Attivando la funzione di salvataggio automatico, Excel salva l'area di lavoro attualmente aperta ogni dieci minuti nell'impostazione standard. La copia di backup dovrebbe trovarsi nella stessa cartella del file originale.

Come posso disattivare la protezione da scrittura per una cartella di lavoro?

Apri la tua cartella di lavoro. Fare clic su "Informazioni" nel menu file e quindi disattivare la casella "Bloccato" nell'area generale.