PDF: tutto sul formato più importante per i documenti

Lo standard per la scrittura multipiattaforma

La digitalizzazione è diventata sempre più importante negli ultimi anni. Il problema: per molte applicazioni esistono diversi approcci con diversi formati di file. Con questo, alcuni sviluppatori stanno tentando di legare i clienti e gli utenti molto più strettamente alla propria azienda. Questi programmi sono proprietari e spesso limitati a piattaforme specifiche. L'uso gratuito ha molti più vantaggi qui. Lo rende flessibile da usare e può anche funzionare su una serie di piattaforme diverse. Uno dei migliori esempi è il PDF.

Dietro questo c'è il Portable Document Format. All'inizio era una soluzione software proprietaria per il problema di dover formattare i testi più e più volte. Nel frattempo, il PDF è diventato uno standard per i documenti multipiattaforma. Sia in un contesto aziendale che per utenti privati, il PDF è diventato una parte indispensabile della vita quotidiana. Lo standard ora include un'intera gamma di applicazioni diverse che vengono combinate nei documenti, dai semplici collegamenti agli elementi multimediali. In che modo il Portable Document Format è diventato così importante?

PDF: Uno sguardo nella storia

Il PDF, il Portable Document Format, è utilizzato oggi da quasi tutti gli utenti di computer. Pochissimi utenti sanno ancora come è iniziata la storia dietro di esso. Adobe è dietro il formato del documento. Essendo uno dei più noti sviluppatori di software, l'azienda si concentra principalmente su soluzioni per applicazioni professionali. Ciò include programmi di grafica come Illustrator o Photoshop. Quest'ultimo è spesso utilizzato dai fotografi per ottenere sempre il meglio dalle proprie immagini.

Con diverse centinaia di euro per licenza, quasi nessun utente privato può permettersi programmi costosi. Il PDF, d'altra parte, è onnipresente. All'inizio, quando il formato è stato introdotto da Adobe, questo clamoroso successo non era prevedibile, il che ha a che fare anche con la politica dei prezzi della società di software.

Punto di partenza, conflitti e necessità

Fino allo sviluppo e alla pubblicazione del Portable Document Format, i documenti digitali venivano creati con programmi diversi, condivisi e aperti su sistemi molto diversi. Ogni utente di PC può ancora osservare il risultato oggi. Esempio semplice: viene creato un documento per una presentazione nell'ufficio di casa. Il contenuto è corretto, ci sono alcune altre tabelle e immagini.

Alla fine, dai alla presentazione finita un carattere elegante, seleziona la formattazione appropriata dai modelli di formato - fatto. La presentazione viene salvata su una chiavetta USB e portata in ufficio. La sorpresa all'apertura prima della stampa: a parte il contenuto e il testo, tutta la formattazione è per il "bin". La dimensione del carattere non è più corretta, tutte le immagini sono completamente spostate e si vede solo metà della tabella.

Ciò che sembra fantastico su un PC non deve necessariamente sembrare identico allo stesso programma su un altro sistema. Gli utenti oggi utilizzano:

• diversi sistemi operativi (Apple contro Windows contro Linux ecc.)
• varie applicazioni per ufficio
• diverse versioni del programma.

I problemi descritti interessano un'intera gamma di applicazioni per ufficio diverse, dalla pura elaborazione di testi ai fogli di calcolo e alle soluzioni di presentazione. Problemi ben noti che hanno sperimentato generazioni di utenti.

L'esempio più noto a questo punto è il formato .doc. Ideale perché più utenti possono condividere un documento e modificarlo o commentarlo, presenta degli svantaggi quando è condiviso su piattaforme diverse.

Buona idea, ma problemi di dentizione

Questo è esattamente il divario che Adobe ha spinto con il suo Portable Document Format. L'idea alla base: uno standard comune che porta a risultati identici su tutti i sistemi. A tal fine, il layout, la formattazione e il testo vengono catturati come in un'istantanea. Indipendentemente dalla frequenza con cui viene condiviso un PDF, ogni utente vede sempre la stessa cosa.

L'idea: una volta creato, il Portable Document Format può essere spostato senza perdita o modifiche alla formattazione. Il nuovo formato per i documenti è stato presentato alla conferenza Windows and OS|2 nel gennaio 1993. Adobe ha dato al suo nuovo PDF un ulteriore vantaggio di cui ogni utente continua a beneficiare. Una volta creato, il Portable Document Format non può più essere modificato facilmente.

Ciò significa che la post-elaborazione da parte del destinatario non è possibile. Né è possibile aggiungere o eliminare nulla in un PDF. Manipolazioni, come nel caso di altri formati, ad esempio:

• fatture
• offerto
• Segnalazione

sono possibili, diventa molto meno probabile con il Portable Document Format.

Il PDF è stato finalmente pubblicato nell'estate del 1993, dopo diversi anni di lavoro di sviluppo. Tuttavia, prima che il formato diventasse popolare per gli utenti privati, ci vollero anni. Diversi problemi erano responsabili.

• Concorrente: Inizialmente, il Portable Document Format era uno dei diversi approcci per risolvere lo stesso problema. Tra gli altri, DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper e Farallon Replica hanno partecipato al concorso PDF. Anche il sistema di gestione documentale LaTeX, diffuso in ambito accademico, persegue approcci stilistici simili.
• Proprietario: Nei primi anni dopo la sua pubblicazione, il PDF era un formato di documento proprietario. Ciò ha reso impossibile lo sviluppo di applicazioni esterne. Tuttavia, da allora gli sviluppatori hanno abbandonato il Portable Document Format proprietario e hanno pubblicato il tutto tramite l'ISO. Un elemento importante per garantire un'ampia accettazione.
• Costi: Nei primi anni, né i programmi per la creazione di un PDF né l'Adobe Reader necessari per aprirlo erano gratuiti. In tal modo, l'azienda è quasi inciampata e ha impedito la diffusione del PDF come standard di documenti diffuso a livello internazionale. Nel frattempo, però, è disponibile gratuitamente Acrobat Reader. I programmi per creare e modificare i file PDF sono ancora a pagamento. Adobe ha ora spostato quest'area sul modello SaaS.

ANSI e ISO: il riconoscimento

Il fatto che il PDF abbia prevalso su altri formati è dovuto a un evento specifico - 29 gennaio 2007. Adobe ha annunciato che le specifiche per il Portable Document Format 1.7 saranno completamente divulgate. A tal fine, il PDF 1.7 è stato divulgato all'American National Standards Institute (ANSI). L'obiettivo: Una pubblicazione attraverso l'International Organization for Standardization (ISO). Con questo, Adobe ha ottenuto un enorme aumento di popolarità per il formato PDF. D'altra parte, gli sviluppatori si sono esclusi dalla possibilità di sviluppare ulteriormente il Portable Document Format a modo loro. Nel frattempo, Adobe è solo un membro del comitato tecnico per tutte le versioni successive a PDF 1.7.

Veramente buono o appena affermato?

Inizialmente, la funzionalità del Portable Document Format era limitata, ad esempio nell'implementazione di collegamenti o nello spazio colore disponibile. Solo con le versioni successive gli sviluppatori hanno gradualmente ridotto le restrizioni. Con la versione 1.2, ad esempio, era possibile la visualizzazione nello spazio colore CMYK. Inoltre, sono stati sviluppati plug-in per browser Web, con i quali è possibile visualizzare file PDF anche nelle finestre del browser.

Con il numero crescente di funzioni e la pubblicazione dell'Organizzazione internazionale per la standardizzazione, il PDF è diventato sempre più popolare. I PDF ora offrono una vasta gamma di funzioni. Inoltre, il software Adobe non deve più essere utilizzato per la creazione. È possibile creare documenti corrispondenti da molte applicazioni di Office. Ora questo è possibile anche in movimento. Alla fine, ci sono diverse ragioni per il suo uso diffuso. Da un lato l'accettazione, dall'altro le prestazioni ei vantaggi del PDF.

PDF: I vantaggi più importanti

Il fatto che Adobe abbia ora spinto tutti i concorrenti dai primi anni al limite e nelle nicchie con il Portable Document Format è correlato a diversi fattori. È una combinazione di applicabilità multipiattaforma. Inoltre, la rottura con il suo carattere proprietario ha portato PDF in avanti in modo decisivo. Quali sono i vantaggi nell'utilizzo pratico del Portable Document Format?

Sempre presente: indipendenza dalla piattaforma

Molti utenti privati oggi si affidano a PC e laptop con sistemi operativi basati su Windows. Secondo zdnet, l'attuale sistema operativo Windows da solo ha raggiunto più di 900 milioni di utenti alla fine del 2022-2023. Anche i sistemi operativi di Apple hanno quote di mercato molto elevate. Non si tratta solo delle classiche applicazioni desktop.

Apple ha costruito un ecosistema mobile negli ultimi dieci anni, proprio come Android. Esistono anche altre piattaforme come Unix o Linux.

Tutti i sistemi operativi hanno una cosa in comune: lo scambio di informazioni e dati attraverso i confini della piattaforma. Il PDF soddisfa esattamente questo requisito. L'indipendenza dalla piattaforma è ancora uno dei vantaggi trainanti del format. Un PDF può essere facilmente aperto su un computer con Windows 8 o Windows 10. I file possono essere aperti anche su dispositivi con macOS, sebbene non ci siano quasi altri punti di contatto tra i sistemi Microsoft e quelli basati su Apple.

Niente più formattazioni interrotte

Uno dei punti di forza del PDF è il fatto che la formattazione e il layout sono praticamente "congelati". Gli utenti creano il documento, lo convertono nel Portable Document Format e possono condividerlo facilmente con altri utenti. Ciò che distingue il PDF è la sua stabilità. A differenza di molti formati di file standard nei programmi di Office, la formattazione rimane stabile quando viene trasferito il Portable Document Format. Nessuna intestazione visualizzata con una dimensione del carattere diversa e nessuna immagine che scorre dall'inizio alla fine di un modulo di testo.

Anche il trasferimento di documenti digitali in copie stampate è possibile con il Portable Document Format senza grosse difficoltà e perdite di formato. Alla fine, un PDF ha lo stesso aspetto sullo schermo come su un foglio di carta. Inoltre, le attuali versioni del Portable Document Format offrono funzioni di inestimabile valore, soprattutto per l'utilizzo dei media digitali.

Ad esempio, gli autori possono impostare segnalibri per le interruzioni di riga. In questo modo, il PDF non può essere ritagliato solo per le applicazioni desktop. Nel frattempo, i media mobili stanno diventando sempre più importanti. Ciò conferisce alla portabilità nel Portable Document Format un nuovo significato.

Elevati standard di sicurezza

I formati di file come .doc o .xls presentano alcuni svantaggi. Da un lato, non possono essere rappresentati senza perdite su ogni piattaforma. Quasi tutti gli utenti conoscono il problema: il documento ha un aspetto completamente diverso su un computer diverso. Inoltre, questi formati non sono a prova di manomissione. Esempio semplice: una start-up invia una fattura in formato .doc.

Il destinatario apre il file e cancella semplicemente una decina. Il conto è subito più basso. Alla fine, una tale forma di manipolazione è un esempio costruito. In pratica, tuttavia, dovrebbe chiarire che nella vita di tutti i giorni sono necessari formati di documenti che non possono essere facilmente modificati (e manipolati).

Ma PDF ora offre molto di più in termini di sicurezza. I documenti possono essere crittografati per proteggerli da accessi non autorizzati. Se qualcuno vuole inviare solo parti di un documento PDF a un'altra persona, c'è anche la possibilità di oscurare singoli passaggi. Come funziona in dettaglio può essere letto in questa guida. Qui vengono utilizzati i codici di redazione, che sono abbastanza facili da usare oggi.

Attenzione:Anche i documenti PDF non sono completamente al sicuro dalla manipolazione, come potrebbero dimostrare i ricercatori. Tuttavia, il tutto significa molto più sforzo rispetto ad altri formati di documenti.

Grafica 2 e 3D

Soprattutto quando si lavora con immagini nei documenti, potrebbero verificarsi conflitti durante il trasferimento di documenti e il loro utilizzo su altri computer e sistemi. Succede a molti utenti che le immagini vengano visualizzate improvvisamente spostate o che il flusso del testo si discosti dalla versione originale. Un problema ben noto che può causare momenti estremamente imbarazzanti per le presentazioni.

Con il Portable Document Format, tali situazioni appartengono al passato. Oltre al contenuto di puro testo e ai collegamenti ipertestuali, i documenti PDF possono anche:

• formule
• Tabelle
• Grafica e
• immagini

inserire. In questo contesto, le prestazioni del Portable Document Format sono notevolmente migliorate negli ultimi anni. Nel frattempo, gli autori possono anche salvare i testi alternativi per le immagini. Queste “descrizioni dell'immagine” vengono visualizzate quando l'immagine non può essere visualizzata.

Sinistra

I link sono ormai una parte fondamentale di molti documenti. Nel World Wide Web, in particolare, questi collegamenti ipertestuali creano collegamenti incrociati con altri contenuti. L'ancora può essere una frase nel testo o un'immagine. Anche altri elementi della pagina possono fungere da ancore per il collegamento ipertestuale. Un altro vantaggio di lavorare con i collegamenti nei documenti PDF: in questo modo, l'autore può consentire di passare direttamente ad altri passaggi/aree di testo all'interno del documento.

PDF: fatti interessanti e significato

Il Portable Document Format è diventato da tempo uno standard internazionale. Il PDF è diventato indispensabile nella comunicazione aziendale. Ma la scienza ora utilizza anche il Portable Document Format su larga scala, per pubblicare articoli e studi. La possibilità di utilizzare il Portable Document Format per sviluppare un modulo che trasmette automaticamente i dati inseriti a un server ha portato al suo utilizzo durante l'apertura di un account.

Programmi per creare e leggere

In che modo gli utenti privati possono creare un PDF da soli, senza dover utilizzare uno degli strumenti di Adobe. Pubblicando le specifiche del sistema, Adobe ha spianato la strada ad altre aziende e sviluppatori per creare opportunità. Molte soluzioni Office ora dispongono di interfacce che possono essere utilizzate per creare facilmente un PDF.

I documenti possono essere facilmente salvati come PDF o possono essere stampati. Inoltre, esistono app speciali per sistemi operativi mobili e soluzioni software come applicazioni desktop che possono essere utilizzate per creare un PDF.

Attenzione: Vari strumenti sono offerti gratuitamente oggi. La versione Pro spesso deve essere acquistata per una gamma estesa di funzioni.

struttura tecnica

Fondamentalmente, un documento PDF è composto da un massimo di quattro diversi tipi di contenuto. L'aspetto più importante che in realtà è sempre presente: il corpo del testo. Qui è dove viene registrato il contenuto effettivo. Gli altri tre tipi di contenuto tendono ad agire per supportare il corpo del testo.

• Grafica vettoriale (illustrazioni o elementi di design)
• Grafica raster sotto forma di foto
• Oggetti multimediali.

Per poter visualizzare ovunque il documento finito senza perdite, nel Portable Document Format vengono utilizzate varie tecnologie. Il documento porta con sé i caratteri necessari tramite un sistema di incorporamento dei caratteri. Un secondo componente è un archivio che contiene tutte le informazioni su come è strutturato il documento. Il terzo aspetto è il "contenitore di contenuti" con tutte le informazioni sul test e la grafica. Ad esempio, PostScript viene utilizzato qui per i documenti PDF.

L'importanza del PDF per il mondo

Con il Portable Document Format, Adobe ha creato uno standard che molti gruppi di utenti utilizzano oggi. Il significato del PDF è di conseguenza. Nel frattempo, oltre all'HTML, informazioni come testo e immagini non vengono combinate in nessun altro formato. Oltre alla corrispondenza commerciale, che può essere conservata a prova di manomissione con il PDF, molti utenti privati ora utilizzano anche il formato. In considerazione di questa importanza, il Portable Document Format non scomparirà presto dallo scambio digitale di informazioni.

Un (breve) elenco di possibili alternative

Il PDF si è affermato così bene come standard che non c'è quasi bisogno di alternative. I formati concorrenti djVU o Common Ground Digital Paper menzionati sopra sono ancora disponibili, ma vengono utilizzati raramente. LaTex si trova ancora negli ambienti accademici, ma anche lì il formato PDF sta diventando sempre più popolare.

Conclusione: PDF - un formato per molte piattaforme

I file PDF sono diventati parte integrante della vita di tutti i giorni. Ci sono dozzine di questi file su quasi tutti i PC. Uno sviluppo a cui nessuno pensava 20 anni fa, nemmeno con gli sviluppatori di Adobe. È qui che è nato il PDF.

Nato negli anni '90, il formato è ora accettato in tutto il mondo quando si tratta di creare documenti da utilizzare su più piattaforme. Un layout stabile e il fatto che non tutti possono modificare un documento PDF contribuiscono all'accettazione. Nel frattempo, il Portable Document Format è diventato così diffuso che le alternative sono estremamente difficili.