Cosa puoi fare con Excel?

Cosa puoi fare con Excel

Di cosa puoi fare con Excel a parte i fogli di calcolo, molti utenti non sono a conoscenza: spesso usano solo una frazione delle possibilità che il programma offre effettivamente. Spesso questo è del tutto sufficiente, dopotutto i compiti nella vita lavorativa quotidiana sono definiti in modo molto preciso. Tuttavia, poiché con Excel puoi fare di più che fare calcoli, vale la pena dare una panoramica delle altre funzioni del programma.

Che cos'è Excel e a cosa serve il programma?

Excel è principalmente un programma per fogli di calcolo in cui è possibile creare tabelle e utilizzare celle e riferimenti di celle di Excel. Tuttavia, può fare molto di più. Imprenditori e privati lo utilizzano per raccogliere, organizzare e analizzare le informazioni. Possono anche fare calcoli e fare previsioni con i dati esistenti. Con Excel puoi anche definire e tenere traccia degli obiettivi o tenere d'occhio finanze e periodi di tempo. Excel è quindi adatto per organizzare la vita di tutti i giorni in un contesto professionale così come in un contesto privato.

Quali sono le opzioni di base in Excel?

Foglio di calcolo

Poiché Excel è stato sviluppato da Microsoft per i fogli di calcolo, viene utilizzato principalmente per l'immissione e l'elaborazione di testo o valori numerici. Puoi ad esempio nella tabella di Excel

• Inserisci i valori nelle celle
• Assegnare valori l'uno all'altro
• Fare referenze
• Usa formule e funzioni

Oltre ai valori numerici, è possibile utilizzare anche valori alfanumerici, che consentono un'ampia gamma di applicazioni. Le macro possono essere create se gli utenti hanno bisogno e utilizzano più spesso determinati comandi per le attività in sospeso. Per fare ciò, viene impostata una scorciatoia da tastiera per un comando in modo che sia possibile accedervi rapidamente.

Analisi dei dati

I dati che gli utenti di Excel inseriscono nelle singole celle di Excel possono essere analizzati utilizzando funzioni e formule. Ad esempio, puoi visualizzare la frequenza con cui appare un determinato valore, quanto sono alti i valori rispetto a determinati altri valori e come cambiano in condizioni specificate. Oltre ai calcoli, Excel consente anche un'analisi dettagliata del testo o dei valori numerici.

Grafici e grafici

Se ci sono dati e valori in una tabella con numerose colonne e righe, è utile che possano essere presentati in modo chiaro e attraente utilizzando diagrammi, grafici o tabelle. In questo modo, il chiaro risultato che emerge dall'analisi è direttamente visibile. Excel di Microsoft offre molte opzioni diverse per l'implementazione grafica:

• Grafici a torta
• Grafici a barre
• Grafici a linee
• Grafici a dispersione
• Grafici ad area
• Istogrammi

Puoi lavorare con diversi design, visualizzare i tuoi valori in 2D e 3D e provare diverse combinazioni di colori. In questo modo, puoi creare presentazioni chiare per le quali non hai nemmeno bisogno di PowerPoint, sebbene puoi anche inserire grafici da Excel in altri programmi Microsoft Office.

Cosa puoi (ancora) fare con Excel?

Semplifica la contabilità

Molte aziende tedesche non utilizzano un programma eccezionale specializzato in contabilità. Excel offre tutte le funzioni necessarie per loro. Inoltre, i dipendenti spesso hanno già familiarità con il programma.

Sia che si preferisca una contabilità singola o doppia o che siano necessari modelli speciali: Excel offre alle persone per la contabilità le fatture delle entrate e delle uscite utilizzando formule o una rappresentazione grafica, ad esempio sotto forma di una tabella Excel. È anche possibile creare un calcolo dell'eccedenza di reddito.

Gestire gli inventari

Per quanto utile in contabilità, Excel può essere utilizzato anche per organizzare e registrare l'inventario. Gli utenti possono elencare merci e numeri nelle celle di Excel e utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare le caratteristiche speciali delle risorse. Ciò consente agli utenti di Excel nella vita di tutti i giorni di fare il punto e creare elenchi di inventario risparmiando risorse.

Imposta un calendario Excel

Excel può essere utile anche per creare un calendario o un'agenda. Il programma Excel offre modelli di calendario con diversi layout in cui è possibile inserire appuntamenti privati o professionali. Il layout può essere adattato alle esigenze personali. Ad esempio, gli utenti di Excel possono visualizzare i giorni della settimana da domenica a sabato o da lunedì a domenica, stampare il calendario in formato verticale o orizzontale o creare un calendario scolastico con 13 mesi.

1. Apri Excel.

2. Nella pagina iniziale, vai su "Altri modelli".

   

3. Nella barra di ricerca, puoi cercare modelli online digitando "calendario".

   

4. Quindi fare clic su un layout desiderato e il calendario si apre in Excel.

Crea pianificazioni e monitora i sotto-obiettivi in Excel

Excel offre anche agli utenti modelli per pianificazioni in cui è possibile registrare diverse fasi della pianificazione del progetto o creare obiettivi e attività per preoccupazioni personali. Questa opzione rende più facile per le persone tenere traccia di periodi di tempo definiti, attività completate e progressi.

Gli utenti abituali di Excel possono anche creare manualmente un piano di progetto, ad esempio. Le funzioni possono essere utilizzate per calcolare l'inizio, la durata e la fine di fasi, processi o pietre miliari.

Registrazione orari dei dipendenti

Soprattutto nelle aziende che lavorano con orari flessibili, è importante registrare le ore di lavoro dei dipendenti in modo continuo e chiaro. Troverai numerosi modelli Excel online in cui puoi inserire gli orari di ogni singolo dipendente: l'orario di lavoro normale, nonché gli straordinari o le ore che ha lavorato nel fine settimana. Le ore vengono sommate mensilmente o settimanalmente secondo necessità in modo da avere sempre una buona visione d'insieme.

Elenchi di cose da fare in Excel per una migliore panoramica

Se gli utenti di Excel desiderano tenere traccia delle loro attività, possono creare un chiaro elenco di attività per loro. Le attività possono essere elencate, codificate a colori e prioritizzate qui. È anche possibile inserire una casella di controllo per poter spuntare le cose da fare completate.

1. Per poter aggiungere una casella di controllo, è necessario "Sviluppatore" nella barra multifunzione. Per Excel 2010 e versioni successive, vai su "File" e poi su "Opzioni". Nella finestra che si apre, vai su "Personalizza barra multifunzione" e attiva "Strumenti per sviluppatori" facendo clic sulla casella di controllo. Infine confermare con "OK".

   

2. Nella scheda Sviluppatore, fai clic su Inserisci. Troverai quindi l'icona della casella di controllo sotto "Controlli modulo". Dopo averlo selezionato, puoi aggiungere la casella in una cella Excel vuota.

   

Crea etichette per indirizzi

Spesso è necessario inviare un gran numero di lettere, soprattutto nelle aziende. Per creare etichette per indirizzi, hai bisogno sia di Excel che di Word e, naturalmente, dei fogli di etichette vuote su cui vuoi stampare. Ed ecco come procedi:

Si apre un file Excel e si nominano le singole colonne Excel: saluto, nome, cognome, via e numero civico, CAP, città.

Inserisci gli indirizzi con attenzione e salva il file.

Apri Word e vai su "Etichette" nella scheda "Email".

In "Opzioni", seleziona il produttore delle tue etichette e il tipo di etichetta (questa informazione è annotata sulla confezione delle etichette).

Ora fai clic su "Seleziona destinatario" e seleziona il tuo elenco in "Seleziona elenco esistente".

Seleziona i dati in "Inserisci campo stampa unione" e copia il contenuto in tutti i campi etichetta.

Con "Anteprima risultati" puoi visualizzare le etichette.

Se sei soddisfatto, seleziona "Fine e unisci" e dai il comando "Stampa documento".

Altri trucchi con Excel

Crea quiz in Excel

Che si tratti di una lezione o di un cambio tra amici e familiari: puoi creare facilmente un test a scelta singola con Excel. Per fare ciò, procedere come segue:

Apri una cartella di lavoro: ti servirà solo la prima pagina.

Inserisci tutte le domande una sotto l'altra nella colonna A. Rendi la colonna così ampia da poter leggere facilmente le domande nelle singole celle di Excel.

Nelle colonne da B a D inserisci tre possibili risposte (o più, ma ogni risposta ha la sua colonna).

Se hai tre opzioni, lascia vuota la colonna E per le risposte dei partecipanti.

Nella riga G indichi la posizione della risposta corretta, ovvero 1, 2 o 3.

Fare clic con il tasto destro del mouse sulla colonna G e selezionare "Nascondi" in modo che nessuno possa vedere le risposte corrette

Ora inserisci le formule per calcolare la risposta nella colonna Excel precedentemente vuota F: = IF (IS EMPTY (E1); ““; IF (E1 = G1; “Corretto“; “Sbagliato“)). Ciò significa che non viene visualizzato nulla nella colonna se non è stata ancora inserita alcuna risposta nella colonna risposta E. Se la risposta corrisponde a quella nella colonna nascosta G, appare un "corretto", se la risposta non corrisponde, appare un "falso".

Trascina la formula verso il basso per applicarla a tutte le righe.

Crea un sondaggio Excel

Una funzione di Excel piuttosto sconosciuta è la creazione di un sondaggio con Excel. Questo può essere modificato e attivato direttamente online se segui i passaggi seguenti:

Vai su OneDrive e accedi se necessario.

Apri Excel, fai clic su "Modifica" su "Sondaggio" e seleziona "Crea nuovo sondaggio".

Dai un titolo al tuo sondaggio e descrivilo brevemente.

Ora puoi inserire le tue domande con titolo e descrizione.

Scegli tra le opzioni di risposta fornite quella che si adatta meglio. Hai le opzioni testo, testo paragrafo, numero, selezione, sì/no e data. Se scegli “Selezione”, devi specificare le opzioni di risposta tra cui i partecipanti possono scegliere. Inserisci ogni possibile risposta in una nuova riga di Excel.

Una volta formulate tutte le domande e inseritele con le possibili risposte, è possibile visualizzare un'anteprima.

Se sei soddisfatto, approva il sondaggio. Excel creerà per te un collegamento che puoi inviare tramite e-mail. In alternativa, puoi far generare un codice QR che puoi inviare agli smartphone.

Conclusione: Excel è un programma con una vasta gamma di possibili usi

Excel è ideale per l'analisi dei dati, per i calcoli in tabelle confuse e per la rappresentazione visiva di numeri tramite diagrammi. Ma puoi fare molto di più con Excel. Il programma consente ad alcune funzioni sconosciute di organizzare e pianificare la vita quotidiana professionale e privata. Ad esempio, le opzioni per creare piani con modelli, sondaggi o quiz sono particolarmente adatte per gli utenti di Excel che hanno familiarità con il programma e vogliono continuare a lavorarci.