Come utilizzare il calendario di Outlook per appuntamenti e attività

Una panoramica di tutte le funzioni

Che si tratti di appuntamenti professionali o privati, quasi tutti sono impegnati a organizzare se stessi e il proprio ambiente personale ogni giorno. Per questo motivo, un calendario, ad esempio il calendario di Outlook, è al centro di ogni pianificazione di appuntamento professionale. Dopo che Outlook è stato aperto facendo doppio clic sul pulsante del mouse, troverai diverse icone nell'area del programma in basso a sinistra. L'icona del calendario in Outlook si trova proprio accanto all'icona per le e-mail.

Oltre al calendario, ha senso annotare attività importanti in Outlook e lavorarci sopra. L'area delle attività, che è organizzata come un'icona accanto alla rubrica in Outlook 365, è adatta a questo.

Gli utenti di Outlook che conoscono e padroneggiano le possibilità delle funzioni "Calendario e attività" lavorano e pianificano in modo più efficiente e mirato. Oltre al calendario e alle attività, gli utenti apprezzano anche la funzione di ricerca di Outlook. Ad esempio, Outlook offre la possibilità di cercare appuntamenti ed e-mail in una volta sola. Questa opzione è particolarmente utile e pratica quando si utilizza Outlook per scopi aziendali, poiché supporta efficacemente l'efficienza del lavoro in ufficio.

Organizza gli appuntamenti in modo professionale - possibile senza sforzo con Outlook

Il calendario in Outlook è fondamentalmente autoesplicativo e intuitivo. Fissare un nuovo appuntamento è possibile con pochi clic. Inoltre, tanti accorgimenti e un'assistenza collaudata per aiutarti a inserire gli appuntamenti in modo efficace ed economico. Ad esempio, è possibile copiare le voci degli appuntamenti esistenti per facilitare l'inserimento di nuovi appuntamenti. Anche la procedura di trascinamento di un'e-mail con un appuntamento importante sul pulsante "Calendario" o "Attività" è orientata alla pratica. In questo modo è possibile generare un appuntamento o una nuova attività e avere subito a portata di mano il contenuto dell'e-mail come promemoria. Convertire le attività in appuntamenti con il mouse è efficace e consente di risparmiare tempo prezioso.

Nel testo seguente puoi leggere come organizzare le attività: Ordina le attività in base alle categorie

Suggerimento per l'efficienza:

Poiché tutti i programmi di Office sono collegati in rete, hai la possibilità di creare appuntamenti o attività da Word ed Excel direttamente in Outlook in qualsiasi momento. Per fare ciò, puoi inserire un pulsante in Microsoft Word o Excel e trasferire l'attività o l'appuntamento in Outlook con un clic.

In questo articolo puoi leggere come creare attività da Word.

Uno dei principali vantaggi del calendario di Outlook è la possibilità di coordinare gli appuntamenti con altre persone senza dover utilizzare un calendario condiviso. La scheda "Richiedi una riunione" è disponibile per questo in Outlook. Le convocazioni di riunione possono essere accettate automaticamente in Outlook. Se l'appuntamento richiesto non è occupato nel calendario, la richiesta viene confermata dal sistema. In alternativa, puoi anche impostare che ogni convocazione di riunione debba essere elaborata e accettata manualmente.

Invece di una comunicazione personale o digitale a lungo termine, gli appuntamenti possono essere coordinati con pochi clic utilizzando questa procedura. In alternativa, gli utenti di Outlook hanno anche la possibilità di inviare singoli appuntamenti come file iCalendar. In questo caso, il destinatario mantiene il controllo sul suo calendario. Se necessario, può importare la richiesta di appuntamento e la nota in Outlook. L'esportazione come file iCalendar è utile, ad esempio, per le persone che non sono conosciute personalmente dal mittente. Se gli utenti di Outlook devono raramente coordinare gli appuntamenti con altri, può avere senso inviare singoli appuntamenti o estratti dal calendario senza richiedere richieste di appuntamento specifiche. La condivisione di un calendario o di estratti del calendario e il mantenimento degli appuntamenti aggiornati è facile da usare in Outlook e può essere fatto con poco sforzo.

Segna gli appuntamenti a colori, spostali o cancellali

Appuntamenti, attività ed e-mail sono strettamente collegati in Outlook. Per questo motivo, la versione Outlook 2007 offre la possibilità di contrassegnare le e-mail importanti nella posta in arrivo con diversi contrassegni colorati per il follow-up con il mouse. Oltre alla codifica a colori, Outlook può ricordare un'attività associata a un messaggio.

Puoi anche spostare facilmente gli appuntamenti senza fare clic inserendo testo o trascinandoli con il mouse. Ciò è possibile nella stessa area del calendario e anche tramite il navigatore della data per altre settimane, mesi o anni. Microsoft Outlook quindi regola automaticamente la data e mantiene l'ora. È anche possibile spostare più appuntamenti in un altro giorno con un clic, ad esempio se sei malato o non puoi lavorare in un giorno lavorativo. Gli appuntamenti duplicati possono essere rimossi con pochi semplici passaggi utilizzando una combinazione di tasti per comando.

In alcuni casi può essere importante cancellare gli appuntamenti nella loro interezza prima di una certa data. Ciò è utile, ad esempio, se prendi in consegna un calendario da un collega e non hai più bisogno dei suoi vecchi appuntamenti. Puoi eliminare tutti gli appuntamenti dal calendario di Outlook prima di una certa data passando alla visualizzazione tabulare degli appuntamenti. In questa vista hai la possibilità di ordinare ed eliminare gli appuntamenti in base alle date.

Anche la presentazione di diverse viste del calendario nel calendario di Outlook è orientata alla pratica. È possibile visualizzare una visualizzazione del calendario per giorno, per un'intera settimana o per la settimana lavorativa o per un intero mese.

Puoi anche inviare appuntamenti tramite Outlook. Puoi leggere come funziona in questo articolo: Invio di appuntamenti

Nelle versioni precedenti di Outlook, ad esempio Outlook 2007, è anche possibile visualizzare la densità dei dettagli nella visualizzazione mensile. Questa funzione offre tre opzioni di visualizzazione:

• "Basso",
• "Medio" e
• "Alto".

L'opzione "Basso" viene preimpostata automaticamente Se non è possibile trovare appuntamenti rilevanti in Outlook nella vista mensile, la causa potrebbe essere la densità dei dettagli. Outlook offre fondamentalmente impostazioni di visualizzazione diverse e specifiche per gli appuntamenti. Tra l'altro è possibile visualizzare l'attuale, importante futuro o, in alternativa, gli appuntamenti passati.

Appuntamenti ricorrenti ricorrenti: una funzione importante in Outlook

Oltre agli appuntamenti una tantum, ci sono molti appuntamenti ricorrenti che si ripetono settimanalmente, mensilmente o annualmente. Invece di inserire manualmente ciascuno di questi appuntamenti in Outlook, l'inserimento di appuntamenti ricorrenti garantisce un risparmio di tempo. Offre inoltre agli utenti di Outlook la sicurezza di non perdere nessun appuntamento essenziale. Definisci un appuntamento ricorrente in Outlook direttamente nella scheda "Nuovo appuntamento" utilizzando il pulsante "Tipo di serie". Puoi implementare un promemoria in Outlook per ogni appuntamento.

Gli appuntamenti della serie possono essere selezionati e inseriti nella finestra di dialogo. Si è verificato un problema con la selezione dei giorni lavorativi nelle versioni precedenti di Outlook. Questo problema è stato risolto nella versione corrente di Outlook, quindi praticamente qualsiasi combinazione è possibile come appuntamento di serie.

Se desideri modificare o cancellare l'intera serie di appuntamenti, anche questo è possibile senza problemi. Ad esempio, se elimini un appuntamento da una serie di appuntamenti, il sistema ti informerà in una finestra se è necessario eliminare anche l'intera serie di appuntamenti. Dopo aver effettuato la selezione, fare clic sul pulsante "OK" per chiudere la finestra di dialogo.

Questa funzione è anche pratica per poter cancellare singoli appuntamenti da una serie di appuntamenti. Se, ad esempio, in azienda non si è svolto un incontro settimanale, l'appuntamento annullato può essere successivamente rimosso dal calendario senza dover cancellare l'intera serie e configurarla nuovamente.

Usa il metodo ALPEN e professionalizza la tua gestione del tempo

Devi coordinare molti appuntamenti e pianificare in modo accurato e professionale ogni giornata lavorativa o attività private? In questo caso ha senso utilizzare il noto metodo ALPEN, che viene utilizzato principalmente dai manager o insegnato nei seminari di gestione del tempo. Il metodo ALPEN descrive una metodologia di gestione del tempo ben congegnata. È stata fondata dal noto autore Lothar J. Seiwert. Il metodo ALPEN si basa sul presupposto che sia sufficiente dedicare pochi minuti ogni giorno alla stesura di un programma giornaliero scritto. Questo funziona secondo il metodo ALPEN come segue:

1. Annota compiti, appuntamenti e attività.

2. Stimare la durata delle attività.

3. Pianificare i tempi di buffer.

4. Prendi decisioni per la giornata.

5. Follow-up e adattamento

Il metodo ALPEN può essere supportato in modo efficiente dal calendario di Outlook, dall'area delle attività o dalla vista "Outlook oggi".

Organizza le attività in Outlook con cura: ecco come funziona

Le attività in genere differiscono dagli appuntamenti in quanto non hanno una data di inizio. In un'attività, il focus è sull'attività o su un obiettivo. In sintesi, gli appuntamenti sono legati a un punto di partenza e di arrivo ben definito. Al contrario, la data di scadenza è decisiva per le attività. Quando l'attività viene eseguita in modo esplicito non è definita.

Puoi creare nuove attività in Outlook nella scheda "Attività" con un clic. Viene visualizzata una barra multifunzione in cui è possibile gestire, tenere traccia o spostare le attività.

Per un migliore orientamento e chiarezza di tutte le attività rilevanti, hai le opzioni in Outlook,

• Nascondi le attività completate in Outlook
• per visualizzare solo le attività che sono già state completate in Outlook.
• Puoi anche eliminare completamente le attività completate da Outlook.

Per fare ciò, seleziona l'opzione "Attività completate" in "Attività". Ti verranno quindi mostrate tutte le attività completate. Puoi facilmente eliminarli con la combinazione di tasti o il comando CTRL + A. Outlook offre anche la possibilità di visualizzare e salvare una visualizzazione di attività specifica.

Tieni traccia delle attività e stampa un elenco di attività

Tenere traccia di tutte le attività è essenziale. Per questo motivo, ha senso ordinare le attività nel pianificatore delle attività in base a tutte le colonne disponibili. In alternativa, hai la possibilità di organizzare liberamente le attività e visualizzare icone definite nella barra delle attività. Le ampie opzioni di visualizzazione nell'area delle attività garantiscono che è possibile distinguere a colpo d'occhio tra attività importanti e attività meno rilevanti. Puoi determinare l'ordine delle tue attività numerandole e utilizzando una colonna separata per i numeri. Puoi elaborare contemporaneamente le tue attività riassunte in un elenco di attività, visualizzarle, aprirle o stamparle insieme al calendario settimanale.

Delegare e filtrare i compiti - particolarmente utile nell'area professionale

Se non gestisci personalmente tutte le attività, puoi richiedere automaticamente i rapporti sullo stato. Le informazioni sullo stato automatizzate offrono una panoramica del livello di completamento al quale si trova attualmente l'attività. Questa opzione è particolarmente importante in un ambiente professionale quando vengono delegati compiti rilevanti. Le attività già delegate possono essere trasferite in qualsiasi momento a un altro dipendente. Oltre ai rapporti sullo stato per le attività delegate, Outlook ha una funzione di filtro professionale per le attività. È possibile utilizzarlo per filtrare le attività in base a criteri definiti. Tra l'altro, è possibile nello specifico:

• Visualizza tutte le attività che sono state assegnate a un dipendente specifico
• Chi ha una data di scadenza specifica o
• avere una voce definita nell'oggetto.

Le attività possono anche essere convertite in un appuntamento utilizzando il trascinamento della selezione senza dover essere create nuovamente.

Consiglio:

Utilizza modelli di Outlook specifici per creare rapidamente appuntamenti o attività che hanno sostanzialmente la stessa struttura. In questo modo risparmi molto tempo, elimini le ridondanze e pianifichi in modo efficace appuntamenti e attività.

A partire da Outlook 2007, le attività che sono già state spostate nell'archivio sono ancora visibili se sono state contrassegnate per il completamento. Gli utenti che gestiscono molte attività in Outlook apprezzano questa opzione. È utile per ricordare attività, e-mail e appuntamenti archiviati nella cartella archivio.

Gli utenti di Outlook 2003 hanno un'opzione speciale per quanto riguarda la visualizzazione di attività e appuntamenti. Puoi mostrare l'elenco delle cose da fare nel calendario. In questo modo, puoi tenere d'occhio i tuoi appuntamenti e le tue attività allo stesso tempo. Gli utenti di altre versioni di Outlook possono utilizzare le impostazioni di visualizzazione per determinare quali aree di Outlook devono essere visualizzate.

Suggerimento software:

Ti piacerebbe vedere le tue attività, l'agenda e il calendario di Outlook sul desktop senza aprire Outlook? In questo caso puoi utilizzare il programma gratuito DeskTask. DeskTask funziona con Windows 10 e può essere utilizzato con tutte le versioni conosciute di Outlook.

Conclusione: organizza perfettamente appuntamenti e attività in Outlook

Con Microsoft Outlook ottieni un'applicazione software complessa e ben congegnata per organizzare perfettamente i tuoi appuntamenti e le tue attività. Outlook offre diverse opzioni per l'implementazione di appuntamenti, richieste di appuntamento e appuntamenti ricorrenti. Inoltre, le visualizzazioni del calendario possono essere personalizzate. Gli appuntamenti possono essere condivisi o convertiti in attività con pochi clic. L'area della responsabilità è particolarmente preziosa quando diverse attività ed esigenze nel settore professionale o privato devono essere incanalate in modo sensato. Grazie alla sua struttura user-friendly, Outlook contribuisce a un calendario organizzato in modo professionale.