Con questi passaggi puoi scrivere un'e-mail di Outlook in un batter d'occhio
Scrivere e-mail fa parte della vita quotidiana della maggior parte delle persone. È diventato normale redigere e-mail personali o aziendali poiché i vantaggi della comunicazione e-mail sono evidenti. Soprattutto, la velocità con cui un messaggio raggiunge il destinatario è difficile da battere. Oltre ai noti servizi di messaggistica come WhatsApp o Telegram, la posta elettronica è ancora uno dei mezzi di comunicazione internazionali più importanti e più accettati.
Ciò è dovuto anche al fatto che la composizione di un'e-mail richiede poco sforzo. Quasi tutti attualmente hanno il proprio indirizzo e-mail. Il programma di comunicazione e-mail più noto è Microsoft Outlook. Sia nella sua versione a pagamento per computer Windows che nella sua versione gratuita su tablet e smartphone, è utilizzato da milioni di utenti ogni giorno. Oltre alla scrittura convenzionale di e-mail, i messaggi in Outlook possono essere creati anche da un modello. È anche possibile salvare moduli di testo e inserirli nelle e-mail per progettare le e-mail in modo più efficace.
Tutorial video: come comporre e inviare un'e-mail in Outlook
Componi un'e-mail in Outlook: ecco come funziona
Se desideri comporre un'e-mail in Microsoft Outlook, vai alla scheda "Start" nel primo passaggio. Nell'area del menu superiore della scheda "Start" troverai il pulsante "Nuovo" sotto il " nuovo”.
Dopo aver cliccato sul campo "Nuovo messaggio di posta", si aprirà una nuova finestra. Nella finestra del messaggio puoi comporre e inviare una nuova mail.
Se desideri scrivere un messaggio su un'altra carta intestata, seleziona il pulsante "Nuovi elementi" invece di "Nuova e-mail".
Nell'opzione "Messaggio e-mail con> Altro elemento decorativo" è possibile aprire e salvare un altro elemento decorativo come sfondo per la posta.
I campi di selezione “Da”, “A”, “Cc” e “Ccn” e l'oggetto sono indispensabili per comporre un nuovo messaggio. Il seguente significato è nascosto dietro i singoli campi e le abbreviazioni:
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campo |
significato |
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a partire dal |
Nel campo "Da", inserisci l'account e-mail da cui deve essere inviato il messaggio. Se gestisci più account in Outlook, puoi scegliere da quale account deve essere inviata l'e-mail. |
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In |
L'indirizzo email del destinatario deve essere inserito nel campo "A". L'ordine dei nomi durante la selezione degli indirizzi e-mail può essere visualizzato in ordine alfabetico nel campo "A". Consiglio: Microsoft Outlook registra tutti gli indirizzi e-mail inseriti nel cosiddetto elenco di completamento automatico. Dalle informazioni memorizzate, il software suggerisce indirizzi adeguati quando li inserisci. Gli strumenti gratuiti possono aiutare a modificare l'elenco di completamento automatico. |
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Cc |
L'abbreviazione "Cc" significa letteralmente "copia carbone" e sta per copia in tedesco. Se un destinatario riceve un messaggio in Cc, diventa chiaro che non è il destinatario principale. |
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Ccn |
Il campo "Ccn" significa letteralmente "copia per conoscenza cieca". Il termine inglese può essere tradotto come "copia per conoscenza nascosta o invisibile". Se viene inserito un indirizzo e-mail nel campo Ccn, gli altri destinatari del messaggio non possono vedere a chi è stato inviato l'e-mail. Se desideri sapere a posteriori quali destinatari hanno ricevuto una tua e-mail in Ccn, accedi al campo di selezione "Dettagli" nelle proprietà dell'e-mail. |
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riferimento |
L'oggetto di una mail mostra l'oggetto o il "filo rosso" del messaggio. È buona norma riempire il campo "Oggetto" con un'intestazione comprensibile. Se non viene inserito alcun oggetto in un messaggio, ciò può comportare l'identificazione della posta e la smistamento come posta indesiderata dal filtro antispam del destinatario. Con un identificatore comprensibile o un'abbreviazione nell'oggetto, puoi mostrare al destinatario l'importanza del messaggio. Le abbreviazioni indicano che si tratta esclusivamente di una mail informativa, di una richiesta o di un ordine. |
Oltre ai campi citati, indispensabili per l'invio di un messaggio, ogni e-mail necessita di un contenuto specifico.
Questo può essere inserito individualmente nel campo di testo del messaggio. Con un clic nel campo di testo, il cursore appare nella prima riga dello schermo. Di conseguenza, l'e-mail può essere composta in modo specifico con testo o altri elementi di stile. Nella scheda Messaggio sono disponibili le seguenti opzioni di formattazione:
Copia immagini e testo dagli appunti
Puoi copiare elementi, testo o immagini dagli appunti e allo stesso tempo scegliere di copiare il formato del testo, ad esempio il carattere, nella tua e-mail. Immagini e grafici possono essere inseriti nel testo o allegati all'e-mail come allegato. Se l'immagine è troppo grande e ha una dimensione del file di diversi megabyte, puoi ridurre la dimensione del file in Outlook. Funziona contrassegnando l'immagine da inserire e modificando gli allegati di immagine nella scheda "Informazioni" nella scheda "File". Con un clic sul campo di selezione "Regola la dimensione delle immagini grandi durante l'invio del messaggio", il file viene automaticamente ridotto.
Incorpora promemoria per i destinatari nelle e-mail e cita correttamente
Il comando “Segnala destinatari” nella scheda “Messaggio” è uno strumento adeguato che puoi utilizzare per ricordare automaticamente ai destinatari di risponderti. Questa procedura ti salva una o più email di promemoria.
Invece di citare ogni e-mail per intero quando si risponde e si allega il contenuto, è possibile impostare in Outlook che venga allegata solo l'ultima e-mail. Questo tipo di invio di e-mail è più efficiente in molti casi e aiuta a mantenere le cose chiare.
L'abbreviazione preimpostata "FW:", che sta per "Avanti" nella comunicazione e-mail, può essere modificata e il testo originale può essere identificato, ad esempio, mediante rientri o caratteri speciali.
Il menu "Testo" - il centro di comando per la formattazione individuale
Se inserisci un testo personale nel campo di testo, troverai vari pulsanti nel menu "Testo" per formattare il testo. Oltre a visualizzare il testo in “grassetto”, “corsivo” ea sottolineare il testo, è possibile inserire elenchi puntati o numerati. Puoi anche decidere se il tuo testo deve essere centrato, giustificato a destra, giustificato o giustificato a sinistra e quale colore e carattere devono essere usati. Se Outlook elimina le interruzioni di riga nelle e-mail di testo normale senza formattazione HTML, una modifica delle impostazioni aiuterà a risolvere questo problema.
Il menu "Inserisci": allega allegati e biglietti da visita ai messaggi
Nella voce di menu "Inserisci" puoi aggiungere un file o un elemento come allegato alla tua e-mail. Puoi anche inviare le e-mail ricevute come allegato di un file. Questo può essere essenziale quando si inviano tramite posta elettronica documenti aziendali in formato PDF o disegni importanti.
Se vuoi assicurarti che ogni persona con cui corri per e-mail abbia i tuoi dati di contatto attuali, puoi farli allegare automaticamente a ogni e-mail sotto forma di biglietto da visita digitale (vCard) e inviarli insieme ad esso. Inoltre, hai la possibilità di gestire le tue firme nella voce di menu "Inserisci". Una firma è una sezione di testo alla fine dell'e-mail che contiene informazioni sul mittente. Le firme sono richieste per legge nelle e-mail aziendali.
Se vuoi inserire anche la data corrente in una email, puoi inserirla con la scorciatoia da tastiera ALT+MAIUSC+D.
Contrassegno e impostazione della pertinenza dell'e-mail
In Microsoft Outlook è possibile contrassegnare i singoli messaggi con una nota di pertinenza. Le e-mail di grande importanza vengono mostrate separatamente al destinatario. Nonostante questo identificatore, non vi è alcuna garanzia che le e-mail contrassegnate in questo modo vengano elaborate più rapidamente dal destinatario. Per questo motivo, è oggetto di controversia se l'indicazione "alta importanza" abbia senso o se una chiamata personale per una domanda urgente sia più produttiva.
Ortografia e punteggiatura: strumenti integrati per il copywriting professionale
Oltre alle opzioni nella scheda "Messaggio", le schede "Inserisci" e "Formatta testo" forniscono opzioni aggiuntive per personalizzare il tuo messaggio.
Quando si scrive un testo, è anche importante che l'ortografia e la punteggiatura nel testo siano professionali. Gli errori di espressione o virgola distraggono e hanno un effetto negativo sul destinatario. Per questo motivo è possibile controllare automaticamente il testo nella scheda "Controlla" sotto la voce di menu "Ortografia e grammatica".
Se si desidera che l'oggetto venga incluso nella correzione del correttore ortografico oltre al testo, è necessario specificarlo nelle impostazioni di Outlook.
Per le versioni precedenti di Outlook, la correzione Duden era disponibile come programma di correzione professionale in alternativa al correttore ortografico integrato.
La scheda "Revisione" offre anche la possibilità di far leggere o tradurre il testo dal computer. Il thesaurus ti aiuta a trovare sinonimi significativi per parole e termini ridondanti.
Invia e-mail ai destinatari utilizzando il pulsante "Invia"
Dopo aver scritto e controllato completamente il testo del tuo messaggio, devi inviarlo nell'ultimo passaggio. Questo viene fatto nella finestra di testo facendo clic sul campo "Invia" Se non sei sicuro che il messaggio debba essere inviato in questo momento, puoi in alternativa attivare la funzione di salvataggio automatico.
Dopo aver cliccato sul campo "Invia" senza attivare la funzione di salvataggio automatico, il tuo messaggio sarà nella casella di posta del destinatario entro pochi secondi.
Consiglio:
Può capitare che una e-mail non arrivi al destinatario dopo che è stata inviata. Nella maggior parte dei casi riceverai un messaggio di errore dal fornitore di servizi. In tal caso, tutte le versioni precedenti e attuali di Microsoft Outlook hanno la possibilità di inviare nuovamente l'e-mail in pochi passaggi. Funziona facendo clic sul pulsante "Invia di nuovo questo messaggio" nella scheda "Messaggio".
Se le e-mail non vengono inviate quando sei all'estero, ciò potrebbe essere dovuto a impostazioni dell'account errate. In questo caso è utile verificare le impostazioni e la porta SMTP.
riepilogo
Per gli utenti di lunga data di Microsoft Outlook e per gli utenti inesperti, è facile comporre un'e-mail con Microsoft Outlook e inviarla a un destinatario. Nella scheda "Home", il pulsante "Nuovo messaggio di posta" conduce alla finestra di testo per un nuovo messaggio. Questo può essere formattato individualmente e professionalizzato con link, immagini e una firma. Schede e opzioni aggiuntive garantiscono che le e-mail possano essere composte e trasmesse in modo specifico in qualsiasi momento. In questo modo è possibile una comunicazione competente via e-mail sia in ambito professionale che privato.
