Crea modelli in Outlook e risparmia molto tempo

Varie istruzioni e suggerimenti passo passo

Molte attività nel settore professionale o privato sono ridondanti. Questo vale per il lavoro manuale nel settore artigianale e per le attività che vengono eseguite sul PC. Un'attività che si ripete continuamente è la progettazione di una posta con Microsoft Office. Citazioni, lettere di accompagnamento per una fattura o documenti privati spesso contengono la stessa formulazione o simili e sono identici in termini di testo, struttura e formattazione.

Per motivi di efficienza, ha senso automatizzare la scrittura di questi messaggi creando modelli in Outlook. Gli utenti di Microsoft Office hanno particolarmente familiarità con i modelli di Microsoft Word o del programma di presentazione PowerPoint. Nel programma di elaborazione testi o nel software di presentazione, i modelli devono essere utilizzati come standard. Modelli o modelli specifici facilitano la concezione di presentazioni o la costruzione di lettere commerciali. Si può procedere in modo analogo in Microsoft Outlook per evitare ridondanze nella creazione delle mail.

Istruzioni dettagliate: creare modelli in Outlook

Per creare un modello in Outlook, procedi come segue:

1. Apri un "Nuovo messaggio di posta" nella scheda "Avvio" in Outlook e progettalo individualmente con testo e altri dispositivi stilistici in modo che possa essere utilizzato come modello. Hai anche la possibilità di aprire una nuova mail con la combinazione di tasti CTRL + N.

   

2. Dopo che l'e-mail è stata creata, salvala facendo clic sulla scheda "File" nella voce di menu "Salva con nome" invece di inviare il messaggio come di consueto tramite il campo "Invia".

   

3. Si aprirà una finestra in cui potrai salvare il tuo messaggio. Per salvare la posta come modello, è essenziale scegliere il tipo di file corretto. Puoi trovarlo quando fai clic sulla finestra di dialogo in "Tipo di file". Seleziona la voce "Modello Outlook" come tipo di file. Un modello di Outlook è sempre abbreviato con l'estensione del file * .oft. Se hai impostato Microsoft Word come editor di posta, il formato OFT (modello Outlook) non è disponibile per la selezione. Come opzione, puoi salvare la posta in formato messaggio di Outlook o file in formato HTML. In questo caso non può essere utilizzato come modello in Outlook.

   

4. Con un clic su "Salva" si salva il nuovo modello nella cartella dei modelli personali. Dovresti scegliere una descrizione adatta e comprensibile come nome per i modelli. Per impostazione predefinita, la cartella del modello personale si trova nella seguente posizione in Windows: "C:\users\username\appdata\roaming\microsoft\models."

Importante: Se le e-mail create devono essere utilizzate esclusivamente per il reinvio e non salvate come modello, utilizzare la funzione di tracciamento in Microsoft Outlook.

Il modello che hai creato in Outlook è immediatamente disponibile per l'uso.

Crea una nuova email da un modello: ecco come funziona

Se desideri creare una nuova e-mail da un modello creato in precedenza, puoi utilizzare il seguente schema:

1. Invece di aprire una nuova e-mail utilizzando il pulsante "Nuova e-mail", vai al pulsante "Nuovi elementi" nel menu. In Elementi, seleziona il campo: "Elementi aggiuntivi> Seleziona modulo".

   

2. Nella finestra successiva, fare clic nel campo "Seleziona modulo" nell'elenco Cerca sull'opzione "Modelli nel file system".

   

3. Viene quindi aperta la cartella standard "Modelli". In questa cartella troverai i modelli di Outlook con il tipo di file *.spesso allo stesso modo altri modelli di Office per Word, Excel o PowerPoint. Se il tuo modello è salvato in una cartella diversa, fai clic su "Sfoglia" e seleziona il modello che desideri.

   

4. Nell'ultimo passaggio, seleziona il modello desiderato e fai clic su "Apri".

Il tuo modello si aprirà nell'editor di posta elettronica di Outlook. Puoi personalizzarlo prima di inviarlo e aggiungere moduli rapidi. Oltre alle modifiche testuali, è necessario inserire il/i destinatario/i nei campi A, CC o Ccn. È inoltre essenziale inserire un oggetto significativo e controllare il messaggio per errori di ortografia e caratteri prima dell'invio. Dopo che l'e-mail creata dal modello è stata completata, può essere inviata come di consueto.

I modelli di Outlook in genere non devono essere utilizzati per le e-mail. Se le tue attività includono l'invio giornaliero di convocazioni di riunione con contenuti uguali o simili a destinatari equivalenti, anche i modelli possono essere utili e risparmiare tempo.

Ha senso rendere più efficienti i processi e gli ordini ricorrenti creando modelli in Outlook. Invece di scrivere testi uguali o simili più volte al giorno, i modelli aiutano a risparmiare tempo e garantiscono un'analogia con le e-mail. Ciò è particolarmente utile in un contesto aziendale, ad esempio con offerte a clienti e parti interessate.

Riepilogo e conclusione: creare e utilizzare modelli in Outlook è efficiente e semplice

Per evitare ridondanze nel flusso di lavoro quotidiano, è opportuno creare modelli. Simile a Microsoft Word o PowerPoint, questo è possibile anche in Microsoft Outlook con pochi clic del mouse.

Puoi salvare un modello nella cartella dei modelli standard in pochi passaggi. Anche la progettazione di nuovi messaggi dai modelli viene eseguita con pochi clic. Questa procedura garantisce risparmio di tempo, conformità nel rispondere alle richieste e riduce gli errori nella creazione delle mail. I modelli di Outlook possono essere utilizzati anche per convocazioni di riunioni o appuntamenti. Gli utenti che utilizzano i modelli in modo specifico sono più efficienti e utilizzano le funzioni di Outlook in modo professionale.