Ecco come il tuo Microsoft Outlook diventa chiaro!

Con consigli e assistenza utili

Conosci la sensazione? Ti sei preparato in modo professionale, i tuoi appuntamenti e i tuoi compiti sono stati rigorosamente organizzati e nonostante il miglior lavoro preparatorio hai dimenticato un appuntamento importante. Nonostante un sistema di pianificazione a tenuta stagna e strutturato, può capitare che le cose importanti vengano trascurate. È fastidioso quando gli appuntamenti, le scadenze o il completamento di un'attività vengono dimenticati. Outlook ha una serie di funzionalità per aiutarti:

• Dai priorità alle cose importanti e
• Puntuali agli appuntamenti o
• Pensa alla loro preparazione.

Usa i promemoria in Outlook

Outlook consente agli utenti di ricordare facilmente attività o appuntamenti importanti. Con la funzione di promemoria integrata in Outlook, non devi più annotare un appuntamento o il completamento di un'attività su un Post-it o scritto a mano nel calendario. Outlook ti ricorderà automaticamente tutto ciò che è importante. A tal fine, il software visualizza una finestra con le informazioni sull'appuntamento o sull'attività ed emette anche un segnale acustico. Funziona sia sul computer che su smartphone o tablet sincronizzati.

Imposta promemoria nei nuovi appuntamenti

Per impostare promemoria per nuovi appuntamenti, procedere come segue:

1. Crea un nuovo appuntamento in Outlook.

2. Nel campo di selezione "Promemoria", selezionare il lead time desiderato. Puoi scegliere tra pochi minuti, ore, giorni o settimane.

3. Per attività e follow-up, seleziona la casella "Promemoria" e scegli la data e l'ora in cui desideri che venga visualizzata la notifica.

Con i promemoria in Outlook ti vengono ricordati in modo affidabile appuntamenti e attività o appuntamenti con altri. Outlook offre anche la possibilità di attivare automaticamente un promemoria per ogni appuntamento o attività. Per fare ciò, utilizzare il comando: "File"> "Opzioni"> "Calendario o attività". Il promemoria per le attività alla data di scadenza appare a un'ora fissa.

Poiché non tutti gli appuntamenti o tutte le attività hanno la stessa importanza, gli utenti dovrebbero considerare se un'impostazione standard ha senso in questo caso.

Consiglio:

Quando si installa per la prima volta, Outlook visualizza la finestra di promemoria 30 minuti prima di ogni appuntamento per impostazione predefinita. Se si desidera modificare questo e impostare promemoria individualmente, è necessario disattivare il promemoria standard. Funziona passando alle impostazioni del calendario come descritto sopra e disattivando la casella di controllo per i promemoria standard.

Utilizzare la funzione di follow-up per le ripresentazioni

La funzione attività in Outlook è facile da usare ed efficace. Se non si desidera creare un'attività con o un promemoria per ogni telefonata in sospeso o per semplici risposte via e-mail, è possibile utilizzare in alternativa anche le pratiche funzioni di promemoria di Outlook.

Per utilizzare il follow-up in Microsoft Outlook, procedere come segue:

Immettere un'attività nel pianificatore delle attività e collegarla ai dati di contatto o all'e-mail a cui si desidera rispondere. Per fare ciò, selezionare il contatto o l'e-mail e richiamare il comando: “Avvia” > “Seguito”. Fare clic su "Personalizzato" e selezionare la data di scadenza nel passaggio successivo. Se lo desideri, puoi anche impostare un promemoria come opzione.

Nel menu "Per il follow-up" troverai anche le date di scadenza predefinite tra cui scegliere. Ad esempio, se selezioni la voce "Settimana successiva", riceverai le informazioni di promemoria per la settimana successiva. Inoltre, devi fare clic sul simbolo della campana e aggiungere il promemoria in modo che venga attivato il promemoria automatico.

Permetti a te stesso e agli altri di ricordare le date importanti

Ci sono date e scadenze estremamente importanti e decisive per l'ulteriore flusso di lavoro. Se desideri ricordare automaticamente al destinatario di un messaggio che stai aspettando una risposta, puoi aggiungere una nota di follow-up al messaggio in Outlook. A partire dalla versione Outlook 2007, puoi anche attivare personalmente un secondo follow-up. Con questa procedura generi un nuovo invio digitale privato.

Per contrassegnare un appuntamento importante in questo modo, procedi come segue:

1. Nella scheda MESSAGGIO dell'appuntamento che si desidera inviare, fare clic su FOLLOW UP.

2. Quindi selezionare DEFINITO DALL'UTENTE.

3. Imposta un'etichetta per il destinatario nella parte inferiore della finestra. Ad esempio, dovresti rispondere al messaggio entro le 16:00 di giovedì.

4. Un livello sopra il monitoraggio del destinatario, attivi il monitoraggio per te stesso personalmente. Ad esempio, ricordati la risposta richiesta la mattina successiva. Con questa procedura e un follow-up proattivo, hai la garanzia che ci sarà tempo sufficiente per seguire il destinatario se non ha ancora risposto.

Da Outlook 2010: ecco come ricordare le attività imminenti

Se desideri che Outlook ti ricordi automaticamente le attività che hanno una data di scadenza, puoi automatizzare la funzione di promemoria con la seguente impostazione:

1. Vai a File> Opzioni.

2. Apri la scheda "Attività".

3. Attiva l'opzione "Attiva promemoria per attività con scadenza".

4. Selezionare l'ora desiderata in "Ora promemoria standard".

Usa cartelle o cerca cartelle

Le diverse cartelle di Outlook possono essere utilizzate anche per non perdere di vista attività importanti. Ad esempio, puoi creare una cartella personale "Da fare" in cui puoi spostare tutte le e-mail che richiedono ancora un'azione. Contrariamente al follow-up, non viene impostata alcuna data di scadenza per le e-mail contenute nella cartella. Devi ricordarti personalmente di guardare nella cartella e rispondere a tutte le e-mail in sospeso. Se carichi ogni giorno nuove e-mail e rispondi, le cartelle personali sono utili per strutturare il tuo lavoro. Dopo aver risposto, il messaggio può essere spostato nella cartella in cui deve essere salvato o archiviato a lungo termine.

La cartella di ricerca "Per il monitoraggio", che era predefinita nelle versioni precedenti di Outlook e si trova alla fine dell'elenco delle cartelle, è pratica e intuitiva. Nella versione corrente di Outlook 365 troverai la cartella sotto il nome "Cerca cartella" alla fine dell'albero delle cartelle.

Apri questa cartella e inserisci i parametri di ricerca, Outlook troverà tutte le e-mail che hai contrassegnato per il follow-up in pochi secondi e le visualizzerà. In questo modo hai una panoramica istantanea simile a quella nella cartella Da fare. Una delle principali differenze è che la cartella di ricerca raccoglie le e-mail contrassegnate per il follow-up dall'intera casella di posta e dalle cartelle che contiene. Vengono così visualizzate anche le e-mail salvate nella rispettiva cartella cliente.