Le presentazioni vengono raramente create e riprodotte sullo stesso computer. Piuttosto, la presentazione dovrebbe essere inviata principalmente a colleghi, superiori o clienti. Viene poi spesso dimostrato con l'aiuto di un altro computer o notebook.
Controllare il documento prima di inoltrarlo
Prima di inviare una copia elettronica della presentazione PowerPoint, è necessario esaminare la presentazione per i dati o le informazioni personali che potrebbero essere archiviate nella presentazione stessa o nelle proprietà del documento. Poiché queste informazioni possono rivelare dettagli che non dovrebbero essere pubblicamente noti, è consigliabile rimuovere queste informazioni nascoste.
PowerPoint ti offre uno strumento che fa parte del lavoro per te:
- Fare clic sulla scheda inizio Su informazione.
- Fare clic sul pulsante nell'area centrale Verifica problemi - verifica documento.
- Ora vedrai un elenco degli elementi che possono essere controllati.
Regola le impostazioni di revisione del documento
- Per impostazione predefinita, la finestra di dialogo Revisione del documento tutte le caselle tranne una sono selezionate.
- Metti anche il segno di spunta davanti Contenuto della diapositiva esterna. Se è presente un campo di testo all'esterno della diapositiva, questo verrà rimosso.
- Tra le altre cose, PowerPoint verifica se la presentazione contiene ancora commenti e, se lo si desidera, elimina anche le informazioni personali che sono state salvate nel documento, come il nome utente della persona che ha creato la presentazione.
- Eventuali note dimenticate nell'area note della presentazione possono anche essere rimosse.
- Dopo aver selezionato tutte le opzioni che ti interessano, fai clic su Dai un'occhiata.
- Adesso ti verranno mostrati tutti gli elementi trovati e potrai decidere per ogni opzione se vuoi usare il pulsante Rimuovi tutto desidera eliminare.
- Al termine, fare clic su Concludere.
Trappola di cautela: collegamenti con Excel
L'esame in PowerPoint 2010 può fare molto, ma non può garantire che tutte le informazioni interne vengano rimosse.
Controlla sempre manualmente se nella presentazione è presente un diagramma che, una volta aperto, rivela più informazioni di quelle desiderate. Questo è il caso, ad esempio, se il diagramma è stato creato in Excel e quindi come collegato Oggetto grafico Microsoft Excel o con l'opzione incolla Usa il design di destinazione e incorpora la cartella di lavoro rispettivamente. Mantieni la formattazione originale e incorpora la cartella di lavoro inserito in PowerPoint.
Se contrassegni un diagramma di questo tipo e fai clic su modifica dati Fare clic, l'intero file Excel si apre e offre una panoramica di altri fogli dati Excel che potresti non voler rilasciare.
Nel caso di file collegati, questo rischio normalmente esiste solo quando il visualizzatore apre la presentazione sul computer su cui è stata creata. Solo allora il collegamento a Excel è effettivamente attivo. Non appena viene aperto su un computer esterno, viene visualizzato un messaggio che informa che il file collegato non è disponibile.
Ma attenzione, quando si impacchetta una presentazione su un CD, i collegamenti vengono salvati con esso. Puoi leggere di più su questo argomento nel prossimo numero.
Ecco come scoprire i collegamenti a Excel ed eliminare i dati superflui
Non sempre crei tutte le diapositive in una presentazione.Tuttavia, se sei responsabile della finalizzazione della presentazione, c'è un modo semplice per vedere se i tuoi colleghi potrebbero aver incluso un diagramma collegato.
Ecco come è fatto:
- Fare clic sulla scheda inizio Su informazione.
- Troverai l'opzione in basso a destra Modifica i collegamenti ai file.
- Ora vedrai tutti i collegamenti nel file e puoi anche rimuovere i singoli collegamenti se lo desideri.
Nel caso di cartelle di lavoro incorporate, eliminare i fogli dati non necessari.
