Archiviazione automatica: impostazioni standard e impostazioni individuali

L'archiviazione automatica può essere configurata individualmente. Innanzitutto definire le impostazioni standard: Con quale frequenza viene archiviato, quanto "vecchi" devono essere i dati per poter essere archiviati, in quale file devono essere archiviati i dati

Le impostazioni standard per la funzione di archivio vengono definite come segue:

1. In Outlook fino alla versione 2007 chiama il comando EXTRA >> OPZIONI e apri il registro ALTRO. In Outlook 2010, chiama il comando FILE >> OPZIONI e apri la scheda AVANZATE.
2. In Outlook fino al 2007 cliccare sul pulsante AUTOARCHIVIO, in Outlook 2010 su IMPOSTAZIONI ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA. Le impostazioni di archiviazione sono valide per tutti i moduli di Outlook, a meno che non le modifichi per singoli moduli o cartelle.
   
3. Attivare l'opzione AUTOARCHIVIAZIONE OGNI X GIORNI e specificare l'intervallo con cui eseguire l'archiviazione.
4. Se trovi fastidioso dover confermare una finestra di dialogo per ogni processo di archiviazione, disattivare l'opzione INIZIA AUTOARCHIVIAZIONE DOPO LA CONFERMA.
5. Se contrassegni come scadute in Outlook le e-mail che non ti servono più e non vuoi archiviarle, attiva l'opzione ELIMINA ELEMENTI SCADUTI (solo cartella e-mail).
6. In ogni caso attiva l'opzione ARCHIVIA O ELIMINA VECCHI ELEMENTI.
7. Se si attiva l'opzione MOSTRA CARTELLA ARCHIVIO NELL'ELENCO CARTELLE, Outlook apre automaticamente il file di archivio dopo l'archiviazione e lo visualizza nell'elenco delle cartelle. Ciò significa che puoi continuare ad accedere ai dati archiviati immediatamente, ma poi devi rinunciare al vantaggio della velocità dell'outsourcing.
8. Nel campo DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN, specificare quanti anni devono avere i dati in modo che vengano spostati nell'archivio (o cancellati completamente).
9. Se i dati devono essere trasferiti nell'archivio, attivare l'opzione SPOSTA VECCHI ELEMENTI IN e selezionare la cartella desiderata tramite RICERCA oppure inserire il nome di un nuovo file di archivio che Outlook dovrebbe creare nel campo accanto al pulsante.
10. Se invece vuoi eliminare irrimediabilmente i vecchi dati, attiva l'opzione ELIMINA FINALMENTE I VECCHI ELEMENTI. In modo che tutti i vecchi elementi vengano rimossi immediatamente, fai clic su APPLICA LE IMPOSTAZIONI A TUTTE LE CARTELLE, ma ricorda che questa operazione non può essere annullata.
11. Chiudi le finestre di dialogo.

Impostazioni individuali per i singoli moduli

Supponendo che tu abbia specificato come impostazione standard che gli elementi debbano essere spostati nell'archivio dopo un anno, ma desideri comunque avere gli appuntamenti degli anni precedenti nel tuo calendario degli appuntamenti. Quindi regolare le impostazioni per il calendario:

1. Apri il calendario.
2. In IL MIO CALENDARIO, fai clic con il pulsante destro del mouse su CALENDARIO e richiama il comando PROPRIETÀ. Nell'esempio, il calendario non è archiviato.
   
3. Apri la scheda AUTOARCHIVIO.
4. Se non si desidera archiviare il calendario, attivare l'opzione NON ARCHIVIARE ELEMENTI IN QUESTA CARTELLA e continuare con il passaggio 6. Se si desidera utilizzare impostazioni diverse da quelle predefinite, attivare l'opzione UTILIZZARE LE SEGUENTI IMPOSTAZIONI PER QUESTA CARTELLA.
5. Regolare le impostazioni, ad esempio l'età degli elementi da archiviare, o specificare un file di archivio diverso.
6. Chiudi la finestra di dialogo.

Impostazioni individuali per cartelle individuali, voci di appuntamenti o e-mail

Outlook ti offre la possibilità di escludere questi elementi dall'archiviazione automatica. Per fare ciò, procedere come segue:

1. Aprire l'elemento desiderato, ad esempio un'e-mail importante o la voce di un appuntamento.
2. Nella finestra della posta, dell'appuntamento o dell'attività, richiamare il comando "File, Proprietà".
3. Attiva l'opzione "Nessuna archiviazione automatica di questo elemento" e chiudi la finestra di dialogo.