Invece di scrivere sempre le stesse e-mail, ad esempio in risposta alle richieste dei clienti, è possibile salvare e-mail già formulate come modelli e richiamarle in qualsiasi momento.
Che tu lavori nel dipartimento di supporto, nel servizio clienti, nel dipartimento delle risorse umane, nella contabilità o come libero professionista: dovrai sicuramente inviare e-mail con lo stesso contenuto o simili e forse con gli stessi allegati più e più volte . Queste possono essere risposte alle richieste dei clienti, rifiuto delle domande, rapporti regolari (ciascuno con nuovi allegati) o inviti a riunioni.
In questi casi, Outlook offre la possibilità di salvare le e-mail finite (o semifinite) come modelli e recuperarle in qualsiasi momento. Se necessario, puoi quindi scrivere aggiunte alle e-mail, allegare file o simili. La funzione modello di Outlook è adatta anche se si archiviano informazioni più estese nelle voci di appuntamenti o attività o nelle convocazioni di riunioni, che spesso seguono lo stesso schema. È inoltre possibile creare e recuperare modelli per le note.
Definisci modelli per le email
Definire un modello per le e-mail come segue:
- Scrivi e formatta l'e-mail. Se utile, allegare i file richiesti. Con molti modelli di posta può anche essere pratico inserire subito i destinatari della posta.
- Non appena hai terminato l'e-mail, chiama il comando FILE >> SALVA con nome.
- Nel campo TIPO FILE, seleziona MODELLO DI OUTLOOK (* .oft).
- Immettere un nome file significativo e fare clic su SALVA.
- Ora puoi inviare la posta aperta o chiuderla.
La procedura per definire i modelli è la stessa nei diversi moduli di Outlook. Pertanto li descriviamo solo in questo articolo utilizzando modelli di posta elettronica.
Se utilizzi Word come editor di posta, non puoi salvare messaggi di posta elettronica formattati come modelli in Outlook fino alla versione 2003 inclusa. Se si richiama il comando FILE >> SALVA come nella finestra del messaggio di Outlook, come descritto sopra, è possibile scegliere tra un'ampia varietà di formati di file, ma non il formato OFT (modello di Outlook).
Naturalmente, puoi salvare il testo del messaggio formattato in un file Word e recuperarlo in seguito. Word non registra impostazioni come l'oggetto, il destinatario o i file allegati, quindi dovresti inserire queste informazioni manualmente.
Un piccolo accorgimento aiuta, tuttavia, a salvare le e-mail come modelli anche se utilizzi Word come editor di posta: disattiva temporaneamente Word come editor di posta. Per fare ciò, chiamare il comando EXTRA >> OPZIONI >> FORMATO E-MAIL in Outlook e disattivare l'opzione corrispondente in FORMATO MESSAGGIO.
Se hai già composto e formattato l'e-mail, non potrai comunque salvarla come modello di Outlook: la disattivazione di Word avrà effetto solo per le nuove e-mail.
Il lavoro che hai già svolto, però, non è stato vano:
- Per prima cosa salva la posta come bozza premendo CTRL + S o usando il comando FILE >> SALVA.
- Se non lo hai già fatto, disattiva Word come editor di posta come indicato sopra.
- Ora apri l'e-mail salvata nella cartella "Bozze" e quindi richiama il comando FILE >> SALVA con nome - "Modello Outlook (* .oft)" è ora disponibile come formato di salvataggio.
- Dopo aver definito tutti i modelli, riattiva Word come editor di posta.
Accesso rapido ai modelli
Se utilizzi i modelli di Outlook per rendere più efficiente la tua comunicazione e-mail, probabilmente ti sei già infastidito per il modo ingombrante con cui i modelli vengono richiamati in Outlook.
Puoi accedere ai tuoi modelli molto più comodamente se imposti una cartella separata nella tua casella di posta. Quindi apri semplicemente i modelli facendo doppio clic sulla voce che desideri nella cartella dei modelli.
Puoi anche creare cartelle per i rispettivi modelli negli altri moduli di Outlook. Puoi ottenere la cartella del modello in questo modo:
- Usa File >> Nuovo >> Cartella o CTRL + MAIUSC + E per creare una nuova cartella nella posta in arrivo o nella cartella personale. In modo che la cartella sia in cima all'elenco delle cartelle, inserisci un carattere di sottolineatura come primo carattere, ad esempio "TEMPLATES".
- Apri la cartella appena creata in Outlook.
- In Esplora risorse, apri la cartella in cui sono salvati i modelli di Outlook. Di solito questa è la cartella "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Ora disponi le finestre di Explorer e Outlook in modo che entrambe possano essere viste fianco a fianco sullo schermo.
- Seleziona i tuoi modelli di posta elettronica in Explorer e trascinali con il tasto sinistro del mouse premuto nel nuovo gruppo I MIEI MODELLI.
In Outlook 2007 devi rispondere alla domanda di sicurezza dall'immagine con OPEN quando apri un modello. Affinché questa query non compaia ogni volta che viene richiamato un modello dalla cartella, disattivare l'opzione CONFERMA SEMPRE PRIMA DI APRIRE QUESTO TIPO DI FILE. Tuttavia, fai attenzione a ricevere modelli via e-mail e apri solo modelli da fonti che conosci bene.
