Riduci le dimensioni delle cartelle di lavoro di Excel

Come ridurre le dimensioni dei file Excel ed eliminare i contenuti non necessari

In tempi di supporti di memorizzazione sempre più grandi e connessioni più veloci, le dimensioni dei file non svolgono più il ruolo che avevano alcuni anni fa. Tuttavia, dovresti mantenere i tuoi file Excel il più piccoli possibile. Quindi non solo vengono salvati e inviati più velocemente, ma funzionano anche più velocemente.

Se modifichi le tabelle di Excel per un lungo periodo di tempo e le aggiungi più e più volte, crescono rapidamente fino a raggiungere una dimensione che può limitare enormemente il lavoro con esse.

Esistono diversi modi per ridurre la dimensione del file di un calcolo. Qui presentiamo i più importanti. Prima di fare qualsiasi cosa, fai un backup della tua cartella di lavoro in modo da non perdere alcun dato se qualcosa va storto.

Suggerimento 1: rimuovere le cellule in eccesso

Fondamentalmente, solo le celle effettivamente utilizzate sono incluse nella dimensione del file. Se sono stati utilizzati intervalli di celle per calcoli temporanei, ad esempio, sono ancora considerati utilizzati. Questo vale anche se hai cancellato il contenuto.

Per verificare quale area Excel considera da utilizzare, utilizzare la combinazione di tasti CTRL FINE. Excel passa quindi all'angolo inferiore destro dell'area utilizzata.

Se l'angolo inferiore destro è molto al di sotto e/oa destra delle celle effettivamente utilizzate, è necessario eliminare le righe o le colonne superflue. Per fare ciò, contrassegna le linee e rimuovile con la combinazione di tasti CTRL MENO. Quindi ripeti l'operazione per le colonne.

Ripetere i passaggi descritti per tutti i fogli di lavoro nella cartella di lavoro interessata. Dopo l'eliminazione, chiudi la cartella, salva le modifiche e riaprile. Utilizzare CTRL FINE per verificare se l'eliminazione è andata a buon fine.

Suggerimento 2: elimina la formattazione non necessaria

Alcuni elenchi contengono un numero elevato di righe vuote, un'altra ragione per le dimensioni dei file estreme. Questo può accadere soprattutto dopo aver importato elenchi da altri programmi. Questo non è solo fastidioso, ma può anche portare a risultati errati in determinate valutazioni. Esistono diversi metodi per rimuovere tali righe vuote dai tuoi elenchi.

Opzione 1: eliminare le righe vuote con la finestra di dialogo "Contenuto"

In tutte le versioni di Excel, utilizzare CTRL G per aprire la finestra di dialogo VAI A.

Fare clic su CONTENUTI.

Viene quindi visualizzata un'altra finestra di dialogo. Evidenzia l'opzione VUOTO.

Conferma la tua definizione con OK.

Cancella completamente le celle vuote

Tutte le celle vuote sono ora contrassegnate. Ora puoi eliminare completamente queste celle senza problemi per rimuovere formattazioni non necessarie o altre cose. Segui questi passi:

In Excel 2007 o versioni successive, attivare la scheda AVVIO e fare clic nel gruppo MODIFICA su ELIMINA e quindi su ELIMINA TUTTO.

Se si utilizzano versioni fino alla versione Excel 2003 inclusa, richiamare il comando ELIMINA nel menu MODIFICA e il comando TUTTO nel menu di ramificazione.

Dopo l'eliminazione, chiudi la cartella, salva le modifiche e riaprile.

Video di istruzioni: elimina la formattazione non necessaria in Excel

Opzione 2: elimina le celle vuote con il filtro Excel

1. Innanzitutto, seleziona l'intera area dati del tuo elenco, comprese le intestazioni delle colonne.

2. Chiamare il comando DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel fino alla versione 2003) o DATA - FILTER (Excel dalla versione 2007).

3. La prima riga dell'elenco verrà quindi fornita con piccole frecce di elenco per le opzioni di filtro.

   

4. Quindi Excel filtra l'elenco. Fare clic con il mouse sulla freccia dell'elenco della colonna in cui si desidera cercare le celle vuote.

5. È ora possibile selezionare la voce (VUOTA) utilizzando i criteri di filtro. In Excel 2003 lo troverai come punto di filtro separato. Per Excel 2007 e 2010 troverai la voce (VUOTO) sotto SELEZIONA TUTTO.

6. Fare clic su OK.

Se necessario, ripetere questa operazione in altre colonne fino a visualizzare solo i record di dati vuoti (e i numeri corrispondenti nella colonna ausiliaria).

Ora evidenzia questi record e premi il tasto DELETE per eliminarli. Crea tu stesso la marcatura nelle celle e non contrassegnare usando i numeri di riga nella colonna delle coordinate.

È quindi possibile utilizzare l'opzione (TUTTI) nell'elenco Filtro automatico per visualizzare l'elenco completo con le righe vuote rimosse. Dopo l'eliminazione, ripristinare l'ordine originale dei record riordinando l'elenco in base ai numeri nella colonna ausiliaria.

Se si interferisce con i filtri attivati, è possibile disattivarli nuovamente utilizzando DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Suggerimento 3: importa ed esporta le macro

Un terzo motivo per le tabelle di grandi dimensioni può essere le macro che contengono. Dovresti rimuovere quelli che non sono necessari, esportare tutti gli altri e poi importarli di nuovo. Per fare ciò, procedere come segue:

Chiamare l'editor di Visual Basic con la combinazione di tasti ALT F11. Lì troverai il Project Explorer, che puoi vedere nell'immagine.

Fare clic uno dopo l'altro sui moduli macro con il tasto destro del mouse e selezionare il comando RIMUOVI. Confermare la richiesta di esportazione con OK.

Quando tutte le macro sono state rimosse ed esportate, torna in Excel, chiudi il file, salva le modifiche e riaprilo.

Quindi richiamare nuovamente l'editor di Visual Basic tramite ALT F11. Seleziona il progetto della cartella corrente in Esplora progetti. Nel menu FILE richiamare il comando IMPORTA FILE e importare una dopo l'altra tutte le macro richieste.

Suggerimento 4: ridurre la dimensione del file delle tabelle pivot

Una tabella pivot può aumentare significativamente le dimensioni del file. Questo perché i dati di origine su cui si basa la tabella pivot vengono copiati anche in una memoria nascosta separata, la cosiddetta "cache pivot".

Pertanto devi sempre fare clic sul pulsante "Aggiorna" per aggiornare la tabella pivot se qualcosa è cambiato nei dati di origine. Perché questo è l'unico modo per aggiornare la cache pivot. In pratica, puoi usarlo per ridurre la dimensione del file delle tabelle pivot.

Riduci la dimensione del file delle tabelle pivot

C'è un'impostazione nelle tabelle pivot che cancella la cache pivot quando il file viene salvato. La tabella pivot stessa viene mantenuta.

Fare clic con il pulsante destro del mouse nella tabella pivot e selezionare la voce "Opzioni tabella pivot" dal menu di scelta rapida.

Apri la scheda "Dati" e deseleziona "Salva dati di origine con file". Per fare ciò, seleziona la casella accanto a "Aggiorna all'apertura del file.

Ora la cache pivot viene eliminata quando il file viene salvato: la tabella dei dati effettiva viene ovviamente conservata.

La dimensione del file è significativamente ridotta e raggiunge quasi di nuovo la dimensione del file senza la tabella pivot.

Suggerimento 5: riduci o elimina grafica e immagini

Le immagini di sfondo, i loghi o le immagini inserite spesso non sono necessarie e occupano molto spazio di archiviazione. Pertanto, non includere immagini di sfondo nella tabella. Includi il logo dell'azienda solo su un lato. Non inserire le immagini nella loro dimensione originale, ma piuttosto ridurle. Excel offre tale funzione: fare clic sull'immagine. Nella voce di menu “Formato” nel gruppo “Regola” è presente la funzione “Comprimi immagini” Fondamentalmente, quando riduci ed elimini la grafica, dovresti fare attenzione a non rimuovere alcuna grafica necessaria.

Suggerimento 6: rimuovi le formule non necessarie

Molte formule complicate influiscono anche sulla dimensione di un file Excel. Quindi prova a rimuovere le formule indesiderate da una cartella di lavoro di Excel. Ci sono momenti in cui hai un set di dati e non hai bisogno delle formule che contiene, è meglio sostituire queste formule con valori. Per fare ciò, seguire le istruzioni seguenti:

1. Apri il file Excel e premi Ctrl + A per selezionare l'intero foglio di lavoro/set di dati. Quindi premere il tasto F5.

2. Apri l'opzione Vai a e fai clic su "Speciale".

3. Seleziona le formule e fai clic su OK, ora hai selezionato tutte le celle che hanno una formula.

4. Quindi convertire le formule selezionate in valori: premere la combinazione di tasti Ctrl + C per copiare le celle selezionate.

5. Quindi fare clic sulla scheda Home e nel gruppo Appunti fare clic su Incolla.

6. Quindi fare clic sull'icona Inserisci valore. Tutte le celle con formule vengono ora convertite nei valori.

Suggerimento 7: converti il tipo di file in formato binario (XLSB)

Il salvataggio in formato .xlsb è consigliato per calcoli estesi. Questo salva il file in binario. Sarà enormemente più piccolo e l'accesso sarà più veloce. Di solito questo non ti causerà alcuno svantaggio. Si consiglia un test dettagliato per la programmazione interna e applicazioni speciali.

Domande frequenti: ridurre le dimensioni del file delle cartelle di lavoro di Excel

1. Perché il mio file Excel è così grande?

Fondamentalmente, un foglio di lavoro con più di 100.000 righe e molte colonne richiede molta memoria: più dati e grafici inserisci nel foglio di calcolo Excel, più grande e lento diventerà il file nel tempo. Pertanto, controlla se non puoi ridurre un po' il numero di pixel delle immagini inserite o se ne hai davvero bisogno. Anche le tabelle pivot e la formattazione errata possono aumentare le dimensioni del file.

2. Come posso ridurre la dimensione dei miei grafici in Excel?

Contrassegnare un elemento grafico inserito nella tabella con l'aiuto di un clic del mouse in modo che in Excel 2010 ed Excel 2007 venga visualizzata la scheda "Strumenti immagine" nella banda del menu. Con Excel 2003 viene invece visualizzata la barra degli strumenti "Grafica". Ora fai clic sull'icona "Comprimi immagini".

3. Come posso comprimere il mio file Excel?

Puoi facilmente comprimere il file Excel usando l'opzione "Zip File". Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file Excel che desideri comprimere. Ora fai clic sull'opzione Invia a e quindi seleziona l'opzione "Cartella compressa".