Hai familiarità con questo: stai scrivendo un documento importante e ti viene in mente qualcosa che vorresti registrare come attività in Outlook. Non appena sei in Outlook, dai una rapida occhiata alle e-mail e sei fuori dal flusso di lavoro. Wi
Una delle regole di base nella gestione del tempo è: "Scrivilo." Dovresti scrivere subito idee e compiti, altrimenti li dimenticherai o dovrai dedicare parte della tua concentrazione a memorizzarli. Scrivere su un pezzo di carta o in un secondo documento di Word è un'opzione, ma in seguito devi trasferire le attività su Outlook, il che richiede un ulteriore sforzo.
L'esperienza ha dimostrato che passare rapidamente a Outlook per accedere all'attività non è una buona idea. E poi c'è un alto rischio che tu possa dare un'occhiata "rapida" alla casella di posta elettronica. Spesso non rimane con il "Darò un'occhiata veloce per vedere se il collega Meier ha risposto". Molti impiegati aprono più e-mail, magari rispondono subito, aprono un sito Web collegato, ecc. Come Microsoft ha scoperto durante un'indagine, un'interruzione di questo tipo può durare fino a 15-20 minuti. E quando tornano al documento su cui stavano lavorando prima, spesso occorrono altri 5-15 minuti prima che possano riprendere il thread. Più complesso è il filo del pensiero che hai appena affrontato, più tempo ci vorrà prima che tu possa continuare a lavorare in modo produttivo.
È più semplice in questo modo: puoi aggiungere un pulsante a Word, Excel e agli altri programmi di Office, che puoi utilizzare per creare rapidamente un'attività in Outlook dal rispettivo programma senza dover passare alla finestra di Outlook. In altre parole: rimani nell'ambiente familiare e riduci il rischio di essere distratto.
In Word ed Excel fino alla versione 2003 aggiungi il pulsante Crea attività di Microsoft Office Outlook in una delle barre degli strumenti (in PowerPoint e Publisher solo da Office 2007). In Office 2007 si integra un pulsante corrispondente nella barra di accesso rapido. In Office 2010 è anche possibile creare la propria scheda o gruppo su una scheda e inserire lì il pulsante. Onenote viene fornito con un pulsante per le attività di Outlook per impostazione predefinita.
Pulsante Inserisci in Word/Excel fino al 2003
Aggiungi un'icona alla barra degli strumenti di Word ed Excel con la quale puoi creare un'attività in Outlook dal rispettivo programma.
Lo fai come segue:
- Chiama il comando in Word o Excel Strumenti → Personalizza Su.
- Apri il registro Comandi.
- Seleziona nella finestra Categorie l'opzione Tutti gli ordini la fine.
- Allora guarda nella finestra Comandi l'entrata CompitoCrea (in Word) o Crea attività di Microsoft Office Outlook (in Excel).
- Trascina questa voce con il mouse in una delle barre degli strumenti di Word o Excel e rilasciala nella posizione in cui dovrebbe apparire l'icona.
- Chiudi la finestra di dialogo.
Pulsante Inserisci in Office 2007
In Word, Excel, Powerpoint e Publisher 2007 è possibile installare solo l'icona nella barra di accesso rapido. Per fare ciò, procedere come segue:
- Fare clic sul pulsante nella barra di accesso rapido di Word (o sul programma desiderato) Personalizza la barra di accesso rapido e chiama Altri comandi Su.
- Sotto Seleziona i comandi scegliere Comandi non sulla barra multifunzione (Office 2007) o Comandi non nella barra multifunzione (Ufficio 2010).
- Scorri verso il basso l'elenco alfabetico dei comandi per trovare la voce Crea attività di Microsoft Office Outlook.
- Seleziona questa voce e fai clic su Aggiungere aper aggiungere l'icona alla barra degli strumenti di accesso rapido.
- Utilizzare i pulsanti freccia per spostare la voce nella posizione desiderata.
- Se non desideri apportare ulteriori modifiche alla barra degli strumenti di accesso rapido, chiudi la finestra di dialogo.
- Ripetere i passaggi da 1 a 6 per gli altri programmi di Office da cui si desidera creare attività di Outlook.
Pulsante Inserisci in Office 2010
Il modo più semplice è aggiungere il pulsante alla barra di accesso rapido come in Office 2007. In alternativa, è anche possibile nell'attuale versione di Office integrare un pulsante nella barra dei menu. Tuttavia, devi prima creare la tua scheda o gruppo all'interno di una scheda esistente.
Crea attività
Non appena fai clic sull'icona in Word o Excel Crea attività di Microsoft Office Outlook si aprirà una nuova finestra di attività in Outlook, anche se Outlook non è attualmente in esecuzione. Outlook specifica il nome del documento attualmente in fase di modifica in Word o Excel come oggetto; il documento è anche collegato all'attività. Se l'attività non ha nulla a che fare con il documento su cui stai lavorando, elimina semplicemente l'icona del documento dalla finestra dell'attività e inserisci un oggetto diverso.
Se il documento attualmente aperto non ha ancora un nome in Word, viene visualizzato un messaggio che informa che è necessario prima salvare il documento prima di poter creare un'attività da esso. Conferma questo messaggio con ok, salvare il documento (o passare a un documento salvato in precedenza) e quindi fare nuovamente clic sull'icona Crea attività di Microsoft Office Outlook.
Excel, d'altra parte, non ti chiede di salvare se fai clic sull'icona da una tabella vuota. Questo vale anche se non hai ancora salvato le modifiche nella tabella corrente. Anche questo non è un problema, perché i dati della tabella non vengono salvati insieme all'attività, ma solo un collegamento alla tabella.
