In modo da conoscere sempre lo status quo attuale dopo aver delegato le attività tramite Outlook, è possibile specificare che si desidera ricevere un rapporto sullo stato per le attività trasferite. Può anche avere senso, specialmente con compiti estesi
Come convertire un'attività in una richiesta di attività in un secondo momento
Se si sa già quando si inserisce un'attività che si desidera delegarla, non creare un'attività, ma una richiesta di attività. Tuttavia, accadrà sempre che tu abbia inserito un'attività nel tuo pianificatore di attività e quindi desideri trasferirla a qualcun altro in seguito. In Outlook funziona così:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'attività nell'utilità di pianificazione e chiamare il comando Assegna compito Su. Oppure puoi aprire l'attività. In Outlook fino alla versione 2003 si chiama quindi il comando Azione - assegna compito Su; in Outlook 2007 o successivo fare clic sul pulsante Assegna compito[1].
- Quindi inserisci l'indirizzo email della persona a cui vuoi delegare l'attività, scrivi un breve messaggio e regola la data di scadenza (in modo da avere ancora tempo per rivedere il risultato).
- Assicurati di avere le due opzioni Salva la copia aggiornata di questa attività nella mia lista delle attività e Inviami un rapporto sullo stato non appena l'attività è completata sono accesi. In caso contrario, l'attività non verrà visualizzata nel pianificatore delle attività; inoltre, non sarai avvisato automaticamente quando l'attività sarà completata.
- Invia la richiesta di attività.
Dovresti effettuare queste impostazioni in ogni caso
Affinché le attività delegate appaiano sempre nel tuo pianificatore di attività e ricevi una notifica quando l'attività è completata, ti consiglio di attivare due impostazioni in Outlook. Quindi non devi sempre ricordarti di attivare le opzioni dal passaggio 3 della sezione precedente durante la delega:
- In Outlook fino al 2007 chiami Strumenti - Opzioni - Opzioni attività su, in Outlook 2010 e versioni successive, il comando File - Opzioni - Attività.
- In Outlook fino al 2007, disattiva le due opzioni Mantieni aggiornate le attività assegnate nell'elenco delle attività e Invia un rapporto sullo stato quando le attività assegnate sono completate un.
In Outlook 2010 e versioni successive, abilitare le seguenti opzioni:
Aggiorna la mia lista di cose da fare con le copie delle attività che assegno ad altre persone e Invia un rapporto sullo stato quando ho completato un'attività assegnata. - Chiudi le finestre di dialogo.
Ecco come puoi visualizzare lo stato di completamento nel tuo pianificatore di attività
Nella lista delle attività (vedi Elenco semplice) manca la colonna % completatoche nella vista Elenco dei dettagli appare. Se deleghi spesso attività piuttosto estese e i tuoi dipendenti documentano regolarmente in Outlook quale percentuale dell'attività hanno già completato, ti consiglio di utilizzare il % completato anche in vista Elenco semplice inserire. Questo è un modo migliore per tenerti aggiornato. Per fare ciò, procedere come segue:
- Seleziona la vista nell'utilità di pianificazione Elenco semplice.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle intestazioni di colonna, ad esempio su Oggetto dell'attivitàe invoca il comando Selezione del campo Su.
- Trascina il pulsante % completato dalla finestra di dialogo con il tasto sinistro del mouse premuto alla riga con le intestazioni di colonna. Ad esempio, trascina il pulsante dietro l'intestazione Dovuto per. Le frecce rosse indicano dove verrà inserito il pulsante come nuova intestazione di colonna. Non appena hai il pulsante nella posizione desiderata, rilascia il pulsante del mouse.
- Se non vuoi inserire più colonne, chiudi la finestra di dialogo Selezione del campo.
