Cosa sono le macro e come le creo?

Lavorare con i programmi Microsoft Office è pratico ed efficace. Ma soprattutto in Microsoft Excel, i passaggi di lavoro ripetitivi possono essere stancanti. Puoi registrare e creare le cosiddette "macro" in Microsoft Excel e altri programmi di Office in modo da poter completare queste attività più rapidamente e persino eseguirle automaticamente. Ma cosa sono esattamente le macro? E come riesci a creare macro in diversi programmi di Office?

Cosa sono le macro in Microsoft?

Per dirla semplicemente, le macro sono piccoli programmi software che esistono all'interno dell'universo di Microsoft Office.Con l'aiuto di queste macro è possibile automatizzare le cosiddette "attività di routine" . Ciò significa, tra le altre cose, che le attività ricorrenti e dispendiose in termini di tempo eseguite in Microsoft Excel possono essere semplificate con le macro.

Il termine "macro" deriva dal greco e significa "grande" . Le macro in Microsoft sono chiamate così perché sono considerate comandi di grandi dimensioni. Questi a loro volta combinano diversi piccoli comandi dai programmi software e li eseguono simultaneamente non appena viene data l'istruzione per farlo. Il primo passo è trovare un processo specifico per la tua macro che desideri automatizzare in Excel, Word o un altro programma Microsoft.

Raggruppamento e riproduzione delle fasi di lavoro: ecco come funzionano le macro

Ciò che è fondamentale per i macro è che esiste una certa sequenza di passaggi di lavoro che vengono eseguiti nello stesso modo più e più volte. Con una macro, non devi più eseguire personalmente queste fasi di lavoro, ma puoi invece registrarle come un film.Questa programmazione fissa può quindi essere riprodotta utilizzando una combinazione di tasti specifica, in modo che le fasi di lavoro vengano eseguite automaticamente e raggruppate con un tempo minimo.

Una macro si basa sulle seguenti funzionalità:

1. Identifichi un flusso di lavoro specifico che si verifica frequentemente e dovrebbe essere automatizzato. Una macro è utile, ad esempio, se è necessario continuare a inserire i dati di dipendenti, membri o amici nei fogli di calcolo.
2. Ora crea la macro. In tal modo, registri le fasi di lavoro che normalmente dovresti eseguire manualmente più e più volte. In questo modo il programma Office può successivamente accedere a questa guida e riprodurla automaticamente.
3. Hai quindi la possibilità di eseguire la macro creata direttamente con un solo clic del mouse o con una specifica scorciatoia da tastiera. Questo ti risparmia i numerosi piccoli passaggi di lavoro.

Suggerimento: anche se non lavori con Microsoft Office da molto tempo, le macro possono semplificarti il lavoro. Perché anche le funzioni più comuni possono essere semplificate con i grandi comandi.

Per cosa possono essere utilizzate le macro in Excel?

A prima vista, il tema delle macro sembra piuttosto astratto. Ma a un esame più attento e con alcuni esempi, diventa subito chiaro che i piccoli programmi software possono essere utili in molte aree. Nel programma Microsoft Excel, ad esempio, è possibile creare macro per le seguenti funzioni:

• Richiesta di dati da database
• Trasferisci cartelle di lavoro o fogli di lavoro
• Formatta testo, celle o grafici
• Personalizzazione del contenuto delle celle, collegamenti o formule
• Ordinare e filtrare i dati
• Creazione di tabelle, file PDF o grafica
• Conversione dei dati

La varietà di comandi di grandi dimensioni mostra: quasi tutte le azioni possibili in Microsoft Excel possono anche essere riprodotte automaticamente come macro. Ma anche nel programma Microsoft Word, i tasti macro appositamente assegnati offrono una vasta gamma di opzioni.

Pratico nella vita di tutti i giorni: esempi di opzioni macro in Microsoft Word

In Microsoft Word, il popolare programma di elaborazione testi, c'è anche la possibilità di registrare azioni e definirle come macro con un comando specifico. Gli esempi applicativi mostrano che i comandi grandi possono essere utili nella vita di tutti i giorni, ad esempio per:

• regolazione automatica della data o del nome del file
• Nascondi i singoli elementi, ad esempio tutte le immagini all'interno di un documento
• Incolla nomi, indirizzi o numeri di telefono nei campi appropriati
• calcola la lunghezza media delle frasi
• Correggi le lettere spesso distorte

Indipendentemente dal fatto che utilizzi i programmi Office in un contesto professionale o privato: le macro possono toglierti parte del lavoro. Puoi creare comandi personalizzati che soddisfano le tue esigenze personali in qualsiasi momento.

Come si crea una macro in Excel?

La creazione di una macro funziona in diversi modi. Le persone che hanno familiarità con il linguaggio di programmazione possono creare macro in Microsoft nei cosiddetti strumenti di sviluppo con VBA (" Visual Basic for Applications" ).

VBA è un linguaggio di programmazione utilizzato specificamente per Microsoft. Ma anche gli utenti che non hanno familiarità con la programmazione possono facilmente creare macro in Microsoft Excel o Word.Perché la registrazione avviene in pochi passaggi e ti fa risparmiare molto lavoro con i tasti macro ben progettati sulla tastiera.

Creazione di una macro: come procedere

Anche senza VBA, puoi facilmente registrare una macro in programmi Microsoft come Excel. Per fare ciò, troverai la voce "Strumenti per sviluppatori" nella scheda "Visualizza" nella barra multifunzione. In altre versioni, la scheda può anche contenere il proprio elemento "Macro" . Una volta che hai un'idea di quale funzione vuoi che la tua macro esegua, procedi come segue:

1. Nella scheda Visualizza, nell'area Macro, fai clic su Registra macro.
2. Si apre una finestra in cui è possibile specificare il nome della macro. Questo ti darà una panoramica migliore in seguito e può, ad esempio, indicare cosa fa la macro. Se non assegni un nome alla macro, il nome della macro verrà automaticamente numerato.
3. Nella finestra puoi anche specificare quale combinazione di tasti deve avere la macro. Nel campo corrispondente troverai tasti predefiniti con le denominazioni "tasto opzione" e "tasto comando" (ad es. CTRL) nonché un campo di immissione per un altro tasto a tua scelta. Successivamente, premi contemporaneamente tutti i tasti macro visualizzati, dando il comando di utilizzare la macro.
4. Puoi anche scegliere in quale area di Excel deve essere disponibile la tua macro. Se ne hai bisogno solo nella cartella di lavoro in cui lo stai registrando, fai clic su Questa cartella di lavoro. Se vuoi accedervi ogni volta che usi Excel, seleziona "Cartella di lavoro macro personale" .
5. In un campo bianco hai anche la possibilità di inserire una breve descrizione della macro. Questo può essere utile se non usi Excel molto spesso e vuoi vedere quali macro hai già creato e a cosa servono.
6. Ora fai clic su "Ok" . La tua macro inizierà quindi a registrare.
7. Ora esegui esattamente i passaggi di lavoro che la macro dovrebbe successivamente eseguire per te.
8. Una volta completate tutte le fasi di lavoro, è sufficiente fare clic sulla funzione "Interrompi registrazione" nella scheda Macro.

Una volta seguiti tutti questi passaggi, la macro che hai programmato sarà disponibile in Excel. Ora puoi utilizzare il comando in qualsiasi momento premendo i tasti macro e ottimizzare le tue fasi di lavoro. Per fare ciò, hai solo bisogno dei tasti macro che hai definito.

Per gli esperti: la scheda Sviluppatore

Se registri macro frequentemente, è consigliabile integrare la scheda "Strumenti per sviluppatori" nella barra multifunzione. Non devi più passare dalla scheda "Visualizza" , ma puoi accedere direttamente alla creazione della macro. In Office 365, procedi come segue:

1. In Excel, fai attenzione alla barra verde in alto sopra le tue schede. Oltre ai simboli per il salvataggio o l'invio tramite e-mail del file, vedrai anche tre punti. (In altre versioni di Office, l'icona potrebbe anche avere l'aspetto di un trattino con una freccia rivolta verso il basso). Fai clic su quel piccolo pulsante.
2. Ora si apre una finestra grigia, in cui selezioni il campo di testo "Altri comandi" in basso.
3. Nella finestra "Altri comandi" che ora appare, hai l'opzione sulla sinistra per scegliere tra "Ribbon (personalizza)" e "Barra di accesso rapido" . Qui, fai clic sulla colonna "Ribbon (personalizza)" .
4. Sul lato destro ora vedrai le designazioni delle diverse schede. Alcuni di essi sono contrassegnati da un segno di spunta blu: questi sono quelli che ti vengono visualizzati in Excel. Ora cerca "Strumenti per sviluppatori" in fondo all'elenco e posiziona un altro segno di spunta blu lì.
5. Ora fai clic sul pulsante "OK" in basso a destra per salvare le modifiche.

Dopo aver seguito questi passaggi, ora puoi trovare Strumenti per sviluppatori per Excel nelle schede principali. Il processo in Word o altri programmi di Office funziona allo stesso modo. Con un clic sulla scheda ora vedrai le opzioni necessarie per la creazione di macro: "Registra macro" .

Come si crea una macro in Word?

Se vuoi programmare una macro in altri programmi di Office, come Microsoft Word, LibreOffice o OpenOffice, puoi farlo in modo simile a Microsoft Excel. Questo diventa chiaro usando l'esempio di Word:

1. Orientati all'interno della barra multifunzione e seleziona la scheda "Visualizza" .
2. Lì troverai "Macro" all'estrema destra. Con un clic ora puoi scegliere tra "Mostra macro" o "Registra macro" .
3. Cliccando su "Registra macro" si apre una finestra. Inserisci qui il nome della macro, la combinazione di tasti e una breve descrizione.
4. Avvia la registrazione della macro cliccando su "Ok" .
5. Selezionando "Interrompi registrazione" interromperai la programmazione della macro e ora potrai utilizzarla in Microsoft Word.

Nelle altre applicazioni di Microsoft Office, le singole visualizzazioni possono differire leggermente, ma il processo è sostanzialmente lo stesso. Ciò consente di creare facilmente macro senza utilizzare VBA o qualsiasi altro linguaggio di programmazione.

Come modificare le macro con Visual Basics?

Se hai registrato una macro e l'hai utilizzata più volte, potresti non essere completamente soddisfatto. Forse vuoi aggiungere un passaggio o modificare alcuni comandi.In tal caso, è possibile modificare nuovamente la macro in seguito. Tuttavia, questo è un po' più complesso della creazione di una macro, perché per questo è necessario il linguaggio di programmazione Visual Basics (VB).

In Excel, puoi avere un assaggio di VB facendo clic su Macro nella scheda Sviluppatore (mostrata sopra), selezionando il nome della macro appropriato e quindi facendo clic su Modifica. Ora si apre "Visual Basics Editor" . In questo vedi i comandi e le fasi di lavoro che hai registrato come macro nel linguaggio di programmazione, cioè come codice. Se si capisce un po' di inglese, è possibile capire abbastanza rapidamente i testi VB ed eventualmente cancellarli o scambiarli. Tuttavia, se non hai alcuna conoscenza qui, puoi semplicemente registrare nuovamente la tua macro nel modo familiare.

Conclusione: creazione di macro: nessun problema con Microsoft Office

Se lavori molto con i programmi Microsoft Office, puoi semplificare molto con i comandi grandi. Una volta raccolte tutte le fasi di lavoro, possono essere eseguite in breve tempo premendo una determinata combinazione di tasti.

Particolarmente pratico: ogni utente di Microsoft Office può registrare autonomamente le macro. In questo modo è possibile determinare individualmente quali fasi di lavoro devono essere eseguite automaticamente per quale utente. Questo non solo ti fa risparmiare un sacco di tempo, ma anche un carico di lavoro inutile.