Come creare una firma digitale
Le firme sono essenziali in molti contesti diversi. Mentre la vita sta diventando sempre più digitalizzata, sia a livello privato che professionale, le possibilità di firmare su un PC o uno smartphone sembrano limitate. Microsoft Word offre vari modi per risparmiare tempo e carta per inserire le firme. Ma: non tutte le alternative hanno lo stesso status giuridico di una firma manuale.
Perché inserire una firma in Word?
Chi non conosce questo problema? Ricevi documenti e contratti da firmare via e-mail e ora devi laboriosamente stamparli e firmarli, solo per rispedirli sotto forma di scansione. Questo processo può essere semplificato grazie a Word. Se non possiedi una stampante o desideri risparmiare carta per il bene dell'ambiente, esistono alternative alla firma.
Ma cosa significa effettivamente firmare - ed è una firma digitale equivalente a una manuale? Con la tua firma stai facendo una dichiarazione di intenti nel senso più ampio. Che si tratti di un contratto di vendita, di un contratto di locazione o di lavoro o di una garanzia. Solo con la tua firma diventa legalmente vincolante.
Tuttavia, questo non è l'unico motivo per aggiungere una firma. Le firme conferiscono inoltre ai documenti maggiore professionalità e identificano chiaramente la paternità. Inoltre, le firme proteggono dalle frodi: la tua firma manuale è unica e quindi a prova di falsificazione. Serve anche per identificarti in modo affidabile a lungo termine. Ma vale anche per la firma digitale?
La sicurezza prima di tutto: cos'è una firma digitale?
Il regolamento eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) definisce i requisiti per la validità e l'affidabilità delle firme elettroniche in tutta l'UE. Questo "servizio di identificazione elettronica e servizi fiduciari" prevede tre livelli: la firma elettronica semplice, avanzata e qualificata. Poiché l'uso privato è principalmente limitato ai primi due livelli di sicurezza, le seguenti spiegazioni si riferiscono solo a questo.
La firma sul tablet del corriere è tanto una semplice firma elettronica quanto l'inserimento di una scansione con la firma manuale in un documento. Quest'ultimo funziona senza problemi in Word, ma non è accettato per ogni problema. Una terza parte può anche inserire una scansione della tua firma.
La firma elettronica avanzata offre una protezione molto maggiore perché anche qui viene utilizzato un certificato digitale. Conferma chiaramente la tua identità, a differenza della scansione di una firma manuale. Il certificato è emesso da una terza parte fidata e consiste in un ID e un PIN. Dopo la firma, il file viene inoltrato in forma crittografata e da quel momento non può più essere modificato.
Firma manualmente: classica e sicura su carta o tablet
Ci sono varie opzioni a tua disposizione per aggiungere una firma manuale al tuo documento Word.
Scansiona la firma e inseriscila in Word: ecco come funziona
Inserisci la tua firma in un documento Word utilizzando uno scanner o un'app di scansione per smartphone o tablet:
Firma la tua firma su un pezzo di carta.
Usa un'app o una stampante per scansionare la firma.
Richiama la scansione sul tuo computer e usa le funzioni di modifica delle immagini in Word per ritagliare alla dimensione desiderata.
Salva la grafica modificata della tua firma come file immagine.
Dopo aver cliccato su “Inserisci”, seleziona il pulsante “Immagini” e poi “Questo dispositivo”. Si aprirà una nuova finestra in cui potrai vedere la struttura delle cartelle del tuo computer. Trova il file immagine con la tua firma e posizionalo nella posizione desiderata facendo clic su "Ok" alla fine della finestra di dialogo.
Buono a sapersi: Con Mac è possibile scansionare e salvare una firma in PDF, che possono poi essere trasferiti anche su Word.
Crea una linea di firma professionale per la firma
Per rendere la firma più professionale, puoi anche lavorare con una linea di firma. Perché questo può essere contrassegnato con il nome, la data e il titolo o il titolo di lavoro del firmatario. Per fare ciò, procedere come segue:
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Vai alla scheda "Inserisci" nella barra multifunzione di Word.
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Fare clic su Riga della firma sul lato destro della barra multifunzione e selezionare "Riga della firma di Microsoft Office" dal menu a discesa.
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Immettere il nome, cognome e posizione del firmatario nonché il suo indirizzo e-mail, se applicabile, e una nota nei campi forniti nella finestra di dialogo.
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Effettuare una selezione impostando o rimuovendo il segno di spunta per l'aggiunta automatica dell'ora della firma e dell'approvazione dei commenti.
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Fare clic su "Ok" per confermare gli inserimenti.
Questo documento può ora essere stampato e firmato dalla persona designata. Tuttavia, esiste anche un modo per firmare digitalmente sulla riga della firma.
Firma digitale: una soluzione intelligente e sicura
Per aggiungere una firma digitale a un documento Word, utilizzare le funzioni standard di Word o le opzioni di estensione.
Firma la riga della firma con un'immagine o funzioni a mano libera
Se è presente una riga di firma, la firma può essere inserita in due modi diversi. O inserisci un'immagine o una scansione della tua firma o firmi a mano da un telefono cellulare o da un tablet PC. Tieni presente che questo è possibile solo da Word per Microsoft 365. Per aggiungere il file della firma, procedere come segue:
Se il tuo nome non è ancora sotto la riga della firma, inseriscilo nel campo "Nome, cognome".
Fare clic su Seleziona immagine e scegliere l'opzione Seleziona immagine firma.
Trova il file che desideri nella posizione.
Conferma la tua scelta cliccando su "Seleziona" con il tasto sinistro del mouse.
Firma manuale tramite touchpad
D'altra parte, è anche possibile aggiungere una firma manuale alla riga della firma da un touchpad:
Fare clic sulle opzioni dell'inchiostro sul tablet o sullo smartphone.
Metti la tua firma manuale nel punto designato sulla riga della firma.
Poiché normalmente non si desidera modificare un documento firmato, è consigliabile salvare l'intero documento come file PDF dopo che è stato firmato. Questo lo protegge anche da modifiche illecite.
Consiglio: Se invece preferisci una firma digitale comprensiva di timestamp e quindi ancora più sicurezza, non devi far altro che cliccare due volte sulla riga della firma per inoltrarla a vari enti di certificazione come GlobalSign. Questi agiscono come una sorta di autorità che ti rilascia un certificato temporaneo per le firme digitali. Il certificato è assimilabile ad un documento di identificazione digitale e in alcuni casi è a pagamento. Tuttavia, consente anche l'inserimento di una firma elettronica avanzata secondo il regolamento eIDAS.
Utilizzare i componenti aggiuntivi di Word per le firme elettroniche: ecco come funziona
I componenti aggiuntivi di Word semplificano inoltre la firma digitale di un documento. I componenti aggiuntivi sono in genere opzioni di espansione gratuite per Microsoft Word. Il vantaggio rispetto a un'app, ovvero un'applicazione mobile per il tuo dispositivo mobile, è la semplice implementazione nel programma Word esistente. Un componente aggiuntivo è semplicemente uno strumento a tua disposizione per tutte le attività future nel campo della progettazione del testo con Word.
I due componenti aggiuntivi "DocuSign" e "AdobeSign" sono ideali per firmare documenti importanti. Puoi utilizzare Adobe per inviare firme elettroniche a tutti e tre i livelli di sicurezza. Inoltre, questa estensione per Word consente l'aggiunta di commenti e l'assegnazione di alcuni passaggi specifici per il destinatario.
Questo quindi sa dove è richiesta la sua firma e dove dovrebbe lasciare vuota la riga della firma. Il creatore di un documento tiene traccia contemporaneamente di chi dei firmatari ha già firmato e di chi è ancora in attesa di firma. Entrambi i componenti aggiuntivi sono sicuri e consentono di risparmiare tempo e carta.
Firmare in Word: Office rende carta e penna un concorso
Con Word hai numerose opzioni per rendere i testi più accattivanti e professionali. È possibile formattare il testo o visualizzare i modelli di intestazione nel sommario. Puoi anche garantire un aspetto coerente aggiungendo riferimenti. Si possono inserire anche elenchi e caratteri speciali per illustrare ma anche rappresentazioni scientificamente corrette - ad esempio dai campi della matematica o delle lingue straniere. Ultimo ma non meno importante, Word ti aiuta a controllare la sillabazione, i caratteri e i caratteri tipografici.
Un altro modo per progettare documenti in modo professionale è aggiungere firme a Word. Una firma conferisce al tuo documento più serietà, ma anche un carattere giuridicamente vincolante. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un contratto di vendita, affitto o contratto di lavoro, una firma esprime l'accettazione del contenuto di un documento. La firma digitale in Word rappresenta quindi un passo essenziale verso una progettazione più moderna, efficiente ed ecologica dei vari processi di coordinamento nella vita privata così come nella vita professionale.
FAQ
Come posso inserire una firma in Word?
Si inserisce una firma in Word posizionandola su un foglio di carta, scansionandola e inserendola come grafica nella posizione desiderata nel documento Word. Se disponi di un touchpad, puoi firmare utilizzando l'opzione inchiostro di Word. Tuttavia, funziona solo con Microsoft Word 365. Un altro modo è firmare una riga di firma con una firma digitale certificata, se necessario. Word può anche essere aggiornato con utili estensioni - i cosiddetti add-in - come “AdobeSign” di Adobe.
Che cos'è una linea di firma?
La riga della firma è una speciale riga della firma che puoi personalizzare con il nome, il cognome, la posizione professionale e altri dettagli del firmatario. La grafica di una firma può essere inserita sulla riga, firmata a mano tramite il touchpad o con un certificato.
Le firme sono sicure sul computer?
Le firme elettroniche che apporti su un PC, tablet o smartphone sono giuridicamente vincolanti in misura diversa a seconda dei requisiti che soddisfano. Il regolamento eIDAS dell'UE definisce tre livelli di sicurezza. Mentre per l'accettazione dei pacchi da parte del postino è necessaria solo una semplice firma elettronica, per questioni importanti come la conclusione di contratti è necessaria almeno una firma elettronica avanzata, se non qualificata. In Word, puoi inserire una firma avanzata solo dopo aver acquistato un certificato corrispondente.
